2011_CBS_13583 - Bestek GAC/2011/096 - Studieopdracht beheerplan Stadspark - Gunning - Goedkeuring

De uitgave van 71.370,04 EUR, btw inbegrepen, kan als volgt verrekend worden:
Budgetplaats: 5141500000
Budgetpositie: 214
Functiegebied: SDSB060306A00000
Subsidie: SUB_NR
Fonds: intern
Begrotingsprogramma: 510150680
Budgetperiode: 1100

De stadsontvanger verleent zijn visum voor het huidige dienstjaar, conform artikels 94 en 160 §2 van het Gemeentedecreet.

Artikel 57 § 3,4° van het Gemeentedecreet van 15 juli 2005 stelt dat het college van burgemeester en schepenen bevoegd is voor het voeren van de gunningsprocedure, de gunning en de uitvoering van overheidsopdrachten.

Het Stadspark is een historische landschapstuin die dringend aan renovatie toe is en waar een duidelijke visie moet ontwikkeld worden die de toekomst voor het park moet garanderen voor lange termijn.

Stads- en Buurtonderhoud wenste daarom een onderhandelingsprocedure zonder bekendmaking uit te schrijven.

Van de aangeschreven firma's diende 1 firma een offerte in.

De inschrijver kan uitgesloten worden van de verdere procedure, indien hij zich in één of meerdere van de volgende situaties bevindt:

• in staat van faillissement of van vereffening te verkeren, zijn werkzaamheden te hebben gestaakt of een gerechtelijk akkoord te hebben bekomen, of in een overeenstemmende toestand te verkeren als gevolg van een gelijkaardige procedure die bestaat in andere nationale wetgevingen en reglementeringen;
• aangifte te hebben gedaan van zijn faillissement, een procedure van vereffening of een gerechtelijk akkoord aanhangig te hebben of een gelijkaardige procedure lopende te hebben bestaande in andere nationale wetgevingen en reglementeringen;
• niet in orde te zijn met de sociale (sociale zekerheid) en fiscale verplichtingen (directe belastingen en BTW);
• bij een vonnis in kracht van gewijsde veroordeeld te zijn voor een misdrijf dat de beroepsmoraal aantast;
• een veroordeling bij vonnis wegens niet-naleving van de milieu- en sociale wetgeving wordt  beschouwd worden als een overtreding die de professionele integriteit aantast welke het mogelijk maakt de betrokken partij uit te sluiten;
• bij de beroepsuitoefening een ernstige fout te hebben begaan;
• in ernstige mate schuldig te zijn aan het afleggen van valse verklaringen bij het verstrekken van inlichtingen.

Gunningscriteria

1. Prijs
Aangezien er slechts 1 offerte is binnengekomen kunnen wij de prijzen niet vergelijken. De prijs die Tritel opgeeft is zeker aan de hoge kant en overschrijdt de raming met goed 60% (60,4%). In vergelijking met de andere landschapsbeheerplannen die voor de stad werden gemaakt door externe studiebureaus voor grotere domeinen, is de prijs stevig.
Een van de redenen voor deze hoge prijs kan zijn dat het bureau de verwachte problemen (erg gevoelig dossier voor de buurt) goed inschat en zich dus wil indekken voor een langer proces dan op papier voorzien. Bovendien voorzien zij in een VTA-analyse voor alle grote en belangrijke bomen in het park. Iets wat in de anders landschapsbeheerplannen niet is gebeurd (weinig relevant) maar hier wél een bijzondere meerwaarde zal betekenen. Het uitgebreide communicatietraject voorziet een aantal zaken zoals het opstellen/aanmaken van communicatiemateriaal. Dit is voor andere landschapsbeheerplannen ook niet gebeurd maar hier specifiek voor het stadspark zeker verantwoord.

Score: 30 op 30

2. Visie aangaande de inhoud en aanpak van de opdracht

De toelichting in de offerte toont zeker aan dat de visie op de aanpak een juiste manier van werken is. Uit de omschrijving en de terminologie blijkt wel enigszins dat de schrijver niet 100% vertrouwd is met vormelijke aspecten van en de naamgeving (terminologie) voor landschapsbeheerplannen volgens het landschapsdecreet, maar anderzijds is de visie goed en logisch opgebouwd. Dit heeft allicht te maken met het feit dat de ervaring met historisch parken vooral in Nederland en Duitsland is opgedaan.
Over het belangrijke communicatietraject blijft het bureau wat vaag, maar ze bieden de aanmaak van een volledig traject aan in overleg met het bestuur. In hun offerte wordt echter een minimale verrekening gemaakt zodat er bij het opstellen van de communicatie een beperking is ingebouwd in de offerte. Dit houdt gevaar voor meerkosten in.

Score : 21 op 30

3. Mate van competentie en ervaring van het projectteam

Over de nodige aanwezigheid van competente medewerkers kan moeilijk getwist worden. Die is zeker aanwezig. Het voorgestelde projectteam omvat zowat alle disciplines die gewenst zijn. De ervaring van het team met echt historische parken beperkt zich wel tot een persoon maar die is dan ook projectleider (samenwerkende partner Buiting Advies). Wij hebben al ervaring met het betreffende studiebureau en weten dus tamelijk goed wat zij aankunnen.

Score: 17 op 25

4. Timing

De vooropgestelde timing is eerder onrealistisch, dat leert ons de ervaring bij de andere uitgebreide beheerplannen. De realiteit zal leren dat zal worden afgetikt op een jaar. De looptijd houdt ook geen rekening met het vegetatieseizoen, toch niet verwaarloosbaar indien het bedrijf VTA’s wil opmaken en goede vegetatiekaarten opstellen. De timing is echter aan te passen in overleg en afhankelijk van het moment van gunning en bevel van aanvang.

Score: 4 op 10

Conclusie

Aangezien het bedrag van de offerte het geraamde budget overstijgt , zijn er op de begrotingscode voor studieopdrachten voldoende middelen voorzien om de meerprijs te verrekenen.
De offerte van het studiebureau TRITEL scoort op vlak van inhoud hoog genoeg om de opdracht aan te kunnen en dus is gunnen aan TRITEL verantwoord.
Wij stellen derhalve voor om de opmaak van het landschapsbeheerplan voor het stadspark te gunnen aan TRITEL

In toepassing van het artikel 17, § 2, 1°, a, van de wet van 24 december 1993 op de overheidsopdrachten zal deze opdracht gegund worden volgens de onderhandelingsprocedure, omdat het goed te keuren bedrag (zonder de belasting op de toegevoegde waarde), het bij Koninklijk Besluit van 20 juli 2000 vastgesteld bedrag van 67.000,00 EUR, niet overschrijdt.