Terug

2014_CBS_06998 - Sportevenementen 2014 - 3X3 Masters (basketbal). Organisatie en logistieke ondersteuning - Goedkeuring

college van burgemeester en schepenen
vr 04/07/2014 - 09:00 Collegezaal, stadhuis
Goedgekeurd

Samenstelling

Aanwezig

Bart De Wever, burgemeester; Koen Kennis, schepen; Philip Heylen, schepen; Ludo Van Campenhout, schepen; Claude Marinower, schepen; Marc Van Peel, schepen; Rob Van de Velde, schepen; Nabilla Ait Daoud, schepen; Roel Verhaert, stadssecretaris

Afwezig

Liesbeth Homans, schepen; Serge Muyters, korpschef

Secretaris

Roel Verhaert, stadssecretaris

Voorzitter

Bart De Wever, burgemeester
2014_CBS_06998 - Sportevenementen 2014 - 3X3 Masters (basketbal). Organisatie en logistieke ondersteuning - Goedkeuring 2014_CBS_06998 - Sportevenementen 2014 - 3X3 Masters (basketbal). Organisatie en logistieke ondersteuning - Goedkeuring

Motivering

Gekoppelde besluiten

Algemene financiƫle opmerkingen

Er is een toelage van 10.000,00 EUR voorzien die door de vzw Antwerpen Sportstad wordt uitbetaald aan de organisatie.

Aanleiding en context

Evenementenbureau Sportizon wil op 25 en 26 juli 2014 op de Groenplaats de 3X3 Masters organiseren. Op vrijdag vindt het laatste kwalificatietornooi van de 3X3 Masters plaats tussen 10.30 uur en 20.00 uur, op zaterdag wordt tussen 10.30 uur en 19.00 uur de finale van de 3X3 Masters-tour gespeeld, dit alles op (verplaatsbare) terreinen van FIBA Europe, de Europese basketballiga.

Beide dagen kaderen ook in de 3X3 EuroTour 2014 van FIBA Europe. Naast het tornooi is er ook plaats voor heel wat side-events, zoals een freestyle show, dj-sets, een dunk en 3-point contest, beatboxing, enzovoort.

Basketters van alle leeftijden kunnen zich op voorhand online inschrijven voor het tornooi op vrijdag. Op zaterdag is er de finale en die is uitsluitend voor deelnemende ploegen die zich wisten te kwalificeren.   

De opbouw van dit evenement start op donderdag 24 juli 2014 maar de nadruk ligt op vrijdag. Afbraak volgt op zaterdag aansluitend na de laatste wedstrijd.

De organisatie vraagt concreet aan de stad Antwerpen om logistiek en promotioneel te ondersteunen. Onderstaande zaken worden gevraagd:

  • gratis gebruik van de Groenplaats, 2000 Antwerpen voor het houden van evenement 3X3 Masters van donderdag 24 juli 2014, 9.00 uur tot maandag 28 juli 2014, 1.00 uur ;
  • gratis ter beschikking stellen en leveren van feestmateriaal;
  • gratis leveren van vuilbakken;
  • inzet van de beschikbare stedelijke communicatiekanalen;
  • toelage van 10.000,00 EUR van de vzw Antwerpen Sportstad.

Argumentatie

3X3 Masters is een bovenlokaal sportevenement met een belangrijke sportieve, maatschappelijke en marketingwaarde. Het evenement garandeert een uitgebreide deelnemers- en publieksopkomst en een interessante communicatie – en mediawaarde.

De stad Antwerpen verkrijgt, naar aanleiding van deze ondersteuning, van de organisatoren een uitgebreid pakket voordelen (logovermelding, visibiliteit tijdens het evenement en hospitality).

Het project kadert in het bestuursakkoord 2013-2018 en het sportbeleidsplan van de bedrijfseenheid cultuur, sport en jeugd.

De volgende afspraken/voorwaarden zijn van toepassing:

  • afspraken en voorwaarden opgenomen in dit collegebesluit en in het afsprakenoverzicht gericht aan de organisator;
  • tijdens de opbouw, plaatsing en afbouw van alle constructies (podia, tenten,…) tijdens gans de periode van het evenement, staat de organisator in voor de veiligheid van de reguliere gebruikers en bezoekers van de gebruikte openbare infrastructuren en locaties. De constructies moeten duidelijk afgeschermd worden zodat mensen zich niet kunnen kwetsen. De bewaking van deze constructies en materialen wordt gedragen door de organisatie. De organisatie maakt eveneens de nodige afspraken met de brandweer en laat de constructies allemaal keuren inzake veiligheid en verzekeren tegen gebruiksongevallen en beschadigingen;
  • er wordt geen schade toegebracht aan het terrein. Bij eventuele beschadigingen dienen de kosten vergoed te worden.

De volgende aanvraagstukken worden ingediend, voor uiterlijk 16 augustus 2014, bij de vzw Antwerpen Sportstad, Atletenstraat 80, 2020 Antwerpen:

  • kopie van de geldende statuten, met een verwijzing naar het Belgisch Staatsblad;
  • actuele ledenlijst, met aanduiding van de bestuursleden;
  • identiteit en telefoonnummer van de aanvrager, met andere woorden het bestuurslid dat verantwoordelijk is voor de aanvraag;
  • het door het bestuursorgaan laatst goedgekeurde jaarverslag, inclusief balansen, rekening en activiteitenverslag;
  • opgave van de huidige financiële toestand en btw-statuut;
  • een duidelijke omschrijving van het doel waarvoor de toelage zal aangewend worden;
  • financiële planning van de inkomsten/uitgaven van het evenement waarvoor de toelage wordt toegekend;
  • schriftelijke bevestiging van de financiële rekening waarop de stad dient over te schrijven;
  • andere aangevraagde toelagen voor hetzelfde doel;
  • maximum één maand na het evenement, de financiële afrekening met een omschrijving waarvoor de toelage werd aangewend en verantwoordingsstukken onder de vorm van betaalde facturen ter waarde van het toelagebedrag.

Juridische grond

De wet betreffende de controle op de toekenning en aanwending van sommige toelagen van 14 november 1983 en het reglement op de toelagen (gemeenteraadsbesluit van 18 december 2006, jaarnummer 2730) zijn van toepassing.

Overeenkomstig artikel 57 §3, 1° van het Gemeentedecreet is het college bevoegd voor de daden van beheer over gemeentelijke inrichtingen en eigendommen.

Vermits er een samenwerking is met de stad Antwerpen dient er:

  • volgens artikel 5 van het retributiereglement voor opdrachten inzake brandpreventie (gemeenteraadszitting van 19 november 2013, jaarnummer 00677) geen retributie inzake brandpreventie betaald te worden;
  • volgens artikel 3 van het “Retributiereglement op inname van het openbaar domein voor evenementen en manifestaties” (gemeenteraadsbeslissing van 19 november 2013, jaarnummer 00673) geen retributierecht aangerekend te worden.

Beheersovereenkomst 2011-2014 tussen de stad Antwerpen en vzw Antwerpen Sportstad, werd verlengd bij beslissing van de gemeenteraad van 24 februari 2014 (jaarnummer 80) vermeldt in artikel 33: Ondersteuning bij manifestaties: In afwachting van stadsbrede afspraken zal de stad, in de mate van het mogelijke, bij sportevenementen ingericht of ondersteund door de vzw Antwerpen Sportstad, gratis medewerking verlenen voor onder andere ter beschikking stellen van sportinfrastructuur, veiligheid op de weg, ter beschikking stellen van feestmateriaal, aanvragen van de nodige vergunningen, het gebruik van canvassen,… De gemeenteraad heeft zich aldus principieel akkoord verklaard met deze ondersteuning. De concrete uitwerking van deze ondersteuning in een samenwerkingsovereenkomst behoort tot de bevoegdheid van het college van burgemeester en schepenen.

Gebruiksreglement voor het ter beschikking stellen van logistiek materiaal voor evenementen van 16 december 2013 (jaarnummer 00760).

Collegebesluit over de reiniging en het verwijderen van afvalstoffen bij manifestaties of feestelijkheden van 18 december 2009 (jaarnummer 18606).

Bij beslissing van 22 mei 2006 (jaarnummer 1149) keurde de gemeenteraad de tekst goed van het charter sportevenementen, dat bij de organisatie van elk evenement zowel door de stad Antwerpen als door de organisatie moet ondertekend worden. De goedkeuring en ondertekening van het charter sportevenementen wordt dan opgenomen in het collegebesluit van het evenement.

Adviezen

Stadsontwikkeling/beheer en onderhoud/midden wegen 1 Gunstig advies
Samen leven/stadstoezicht/buurttoezicht-markten en foren Gunstig advies
District Antwerpen Gunstig advies
Stads- en buurtonderhoud/stadsreiniging/bijzonder interventieteam Gunstig onder voorwaarden

Dit evenement kan plaatsvinden, indien aan de voorwaarden beslist in het collegebesluit van 18 december 2009 (jaarnummer 18.606) wordt voldaan. Daarin wordt onder meer bepaald dat organisatoren zelf moeten in staan voor de (dagelijkse) reiniging van de
locatie en de verwijdering van afvalstoffen, tijdens en/of na de manifestatie of het evenement.
Bij het niet naleven van deze voorwaarden worden de kosten voor de opkuis aan de organisator aangerekend.

Daarnaast moeten organisatoren er ook voor zorgen dat:
• Er geen schade wordt aangericht aan het openbaar groen;
• Alle zwerfvuil afkomstig van deze manifestatie (ook hetgene dat zich heeft verspreid naar omliggende straten en pleinen), onmiddellijk na afloop wordt opgeruimd;
• Alle eventuele schade wordt vergoed.

Brandweer preventie Gunstig onder voorwaarden

De brandweer zal advies geven van zodra zij over de nodige info beschikken. De organisator verbindt zich ertoe deze tijdig aan te leveren en zich te houden aan de voorschriften die door de brandweer worden opgelegd.

Lokale politie/openbare orde/evenementen Gunstig advies
Stadsonderhoud/logistiek/bijzondere opdrachten en feestmateriaal Gunstig onder voorwaarden

Noch gunstig, noch ongunstig advies voor 3X3 Masters, omdat de concrete vraag (aantallen en soorten materiaal) nog niet finaal werd gesteld. SB/BOF raadt aan om de vraag zo snel mogelijk correct in beeld te krijgen. Het gebruiksreglement betreffende het ter beschikking stellen van logistiek materiaal voor evenementen stelt dat aanvragen voor materiaal uiterlijk 6 weken voor het evenement moeten worden ingediend.

Marketing & communicatie/evenementen, film en protocol Gunstig advies

Beleidsdoelstellingen

5 - Bruisende stad
Meer Antwerpenaren sporten of bewegen waardoor de mentale en fysieke gezondheid, de individuele ontplooiing en de samenhorigheid van de Antwerpenaren wordt bevorderd
Iedereen is geprikkeld om te sporten en te bewegen door middel van doeltreffende en laagdrempelige campagnes en activiteiten, diverse sportevenementen en topsport
Er zijn jaarlijks voldoende, kwalitatieve en diverse sportevenementen die de uitstraling van de stad verhogen en aanzetten tot sportparticipatie

Besluit

Het college van burgemeester en schepenen beslist:

Artikel 1

Het college keurt de organisatie van en de logistieke ondersteuning voor de 3X3 Masters op vrijdag 25 en zaterdag 26 juli 2014 op de Groenplaats goed.

Artikel 2

Het college verleent de organisator, Sportizon, Harensesteenweg 230 Loft K2.10, 1800 Vilvoorde, de gevraagde toelating, indien men rekening houdt met:

  • de veiligheidsvoorwaarden van de politie;
  • de adviezen en voorwaarden van de stedelijke diensten, opgenomen in dit besluit.

Artikel 3

Het college keurt goed om, voorafgaand aan de 3X3 Masters met de organisatie Sportizon, Harensesteenweg 230, Loft K2.10, 1800 Vilvoorde, het 'charter sportevenementen' af te sluiten.

Artikel 4

Het college geeft opdracht aan:

dienst taak
SB/L/BOF
  • gratis ter beschikking stellen van het aangevraagde materiaal;
  • gratis transport van het aangevraagde materiaal;
  • gratis opbouw en afbouw van het gevraagde materiaal;
SB/SR/BIT gratis ter beschikking stellen van vuilniscontainers en de lediging er van;
OS/EF  bekendmaking van het evenement via de beschikbare stedelijke communicatiekanalen;
AS vzw  voorzien van de gevraagde toelage 10.000,00 EUR.

 

Artikel 5

Dit besluit heeft in principe geen financiƫle gevolgen voor de stad of het OCMW.