Terug

2014_CBS_07092 - Bestek GAC/2014/2518 - Partner voor de planning en aankoop van mediaruimte voor de stad Antwerpen 2015 - 2019. Selectieleidraad en procedure - Goedkeuring

college van burgemeester en schepenen
vr 04/07/2014 - 09:00 Collegezaal, stadhuis
Goedgekeurd

Samenstelling

Aanwezig

Bart De Wever, burgemeester; Koen Kennis, schepen; Philip Heylen, schepen; Ludo Van Campenhout, schepen; Claude Marinower, schepen; Marc Van Peel, schepen; Rob Van de Velde, schepen; Nabilla Ait Daoud, schepen; Roel Verhaert, stadssecretaris

Afwezig

Liesbeth Homans, schepen; Serge Muyters, korpschef

Secretaris

Roel Verhaert, stadssecretaris

Voorzitter

Bart De Wever, burgemeester
2014_CBS_07092 - Bestek GAC/2014/2518 - Partner voor de planning en aankoop van mediaruimte voor de stad Antwerpen 2015 - 2019. Selectieleidraad en procedure - Goedkeuring 2014_CBS_07092 - Bestek GAC/2014/2518 - Partner voor de planning en aankoop van mediaruimte voor de stad Antwerpen 2015 - 2019. Selectieleidraad en procedure - Goedkeuring

Motivering

Regelgeving: bevoegdheid

Artikel 57 § 3, 5° van het Gemeentedecreet van 15 juli 2005 stelt dat het college bevoegd is voor het vaststellen van de wijze van gunning en de voorwaarden van overheidsopdrachten als het gaat om een opdracht van dagelijks bestuur.

Aanleiding en context

Om in de periode 2015-2019 de planning en aankoop van mediaruimte voor de stad Antwerpen verder te zetten, wil de stad Antwerpen opnieuw een beroep doen op een externe partner.

De stad Antwerpen heeft op 6 december 2013 Duval Guillaume Modem aangesteld om in de periode 2014-2019 het marketing- en communicatiebeleid verder uit te bouwen op het vlak van merkstrategie, campagnestrategie en –creatie overeenkomstig het bestuursakkoord 2013 -2018, “Respect voor A”. De nieuwe strategische marketing en communicatie onderstreept het belang van communicatie met de Antwerpenaar, maar formuleert ten eerste de bijkomende ambitie om via doelgerichte city marketing de troeven van de stad maximaal te promoten bij bedrijven, bezoekers en brains in binnen –en buitenland. Ten tweede legt het de nadruk op de optimale toepassing van de digitale communicatiestrategie met de ontwikkeling en uitrol van het nieuwe digitale platform.

Dit betekent dat ook op het vlak van planning en aankoop van mediaruimte deze beide aspecten, nl. de nadruk op city marketing t.a.v. bedrijven, bezoekers en brains in binnen –en buitenland én de digitale communicatiestrategie een belangrijke doelstelling vormen.

Rekening houdend met deze beide aspecten dient de mediapartner

  • de marketing- en communicatiebriefings van de stad te ondersteunen met een onderbouwd strategisch en tactisch mediaplanning advies en
  • de media-aankopen voor de stad Antwerpen zo efficiënt en voordelig mogelijk te regelen.

De stad Antwerpen zal voor prestaties die het voorwerp van deze opdracht uitmaken tevens kunnen optreden als aankoopcentrale voor:

  1. het OCMW van Antwerpen;
  2. instellingen die vallen onder de rechtspersoonlijkheid van de stad Antwerpen en/of het OCMW (bijvoorbeeld lokale politie, brandweer, districten, gewone gemeentebedrijven, intern verzelfstandigde agentschappen, gemeenschappelijke interne preventiedienst enzovoort);
  3. instellingen met een aparte rechtspersoonlijkheid die:
    • door de stad Antwerpen belast zijn met een bepaalde taak van gemeentelijk belang (stedelijke vzw’s, autonome gemeentebedrijven, andere extern verzelfstandigde agentschappen in privaatrechtelijke vorm, enzovoort) en/of
    • door het OCMW belast zijn met een bepaalde taak die behoort tot de opdrachten van het OCMW (Zorgbedrijf, Beschut Wonen);
  4. andere instellingen die zeer nauw verbonden zijn met de stad Antwerpen en/of OCMW (Gemeentelijk Havenbedrijf Antwerpen, Digipolis, enzovoort).

Hierna de groep Antwerpen genoemd.

De stad Antwerpen is de aanbestedende overheid.

Argumentatie

Motivering van de procedure

Er wordt gekozen voor een onderhandelingsprocedure met bekendmaking omdat de opdracht niet exact te omschrijven is. De opdrachtnemer kan de volgende drie jaar voor verschillende projecten worden ingezet, gaande van de ontwikkeling van profilerende en sensibiliserende campagnes tot het formuleren van strategische marketing- en communicatieadviezen die kunnen kaderen in alle beleidsdomeinen waar de groep Antwerpen aan werkt.

Juridische situatie van de inschrijver

Door een kandidatuur in te dienen, verklaart de kandidaat-inschrijver dat hij zich - conform artikel 61§4 van het koninklijk besluit plaatsing overheidsopdrachten - niet in een toestand van uitsluiting bevindt, zoals bedoeld in artikel 61§1 en §2 van hetzelfde koninklijk besluit.

Financiële en economische draagkracht van de inschrijver (selectiecriteria)

De inschrijver geeft een overzicht van de jaarlijkse omzet over de periode 2010-2013. De jaarlijkse netto omzet dient minimaal 2.000.000 EUR te bedragen.

Technische bekwaamheid van de inschrijver (selectiecriteria)

De geschiktheid wordt beoordeeld aan de hand van de volgende criteria:

  • De firma moet aantonen dat ze de laatste 3 jaar, minimum 5 contracten in portefeuille heeft, met een omzet van minimum 100.000 euro per contract. De firma vermeld per opgegeven referentie de verschillende types van opdracht die in deze referenties vervat zitten.
    Uit bovenvermelde contracten maakt de kandidaat een selectie van drie zelf te kiezen cases (niet meer of niet minder) die de inschrijver relevant of "transponeerbaar" acht ten opzichte van deze opdracht. Het moet gaan om opdrachten die afgerond zijn. Er moeten duidelijke resultaten kunnen worden beschreven en het mag niet gaan om bewerkingen van campagnes van buitenlandse filialen of zusterfirma's.
    Om een beter oordeel te kunnen vormen wordt naast een nationale ook minimaal één internationale case en één case met online en social media gewaardeerd: 30 punten;
  • De firma kiest zelf 2 cases die ze de afgelopen 5 jaar heeft gerealiseerd en toont aan dat ze ervaring heeft op vlak van Media planning voor alle mediatypes (print, affichage, tv, radio, online, social media, out of home,..) en dit voor lokale, nationale en internationale doelgroepen: 30 punten;
  • De firma kiest zelf 2 cases die ze de afgelopen 5 jaar heeft gerealiseerd en toont aan dat ze ervaring heeft op vlak van Media buying voor alle mediatypes (print, affichage, tv, radio, online, social media, out of home,..) en dit voor lokale, nationale en internationale doelgroepen: 30 punten;
  • De firma kiest zelf 2 cases die ze de afgelopen 5 jaar heeft gerealiseerd en toont aan dat ze ervaring heeft op vlak van analyse en rapportage (o.a. voor tv, internet, social media,..): 10 punten.

De 4 hoogst gerangschikte kandidaten worden uitgenodigd voor het indienen van een offerte. De geselecteerde kandidaten die tijdig een regelmatige offerte indienen, en die niet als winnaar worden weerhouden, ontvangen een forfaitaire vergoeding van 2.500 EUR inclusief btw.

Juridische grond

In toepassing van artikel 26§2, 3° van de wet van 15 juni 2006 betreffende de overheidsopdrachten, zal deze opdracht gegund worden bij onderhandelingsprocedure met bekendmaking omdat voor zover door de aard van de te verlenen diensten de specificaties van de opdracht niet voldoende nauwkeurig kunnen worden vastgesteld om de opdracht bij aanbesteding of offerteaanvraag te plaatsen.

In toepassing van artikel 58 van het Koninklijk Besluit van 15 juli 2011 betreffende de overheidsopdrachten, dient de dienstverlener van een opdracht voor diensten overeenkomstig de bepalingen van artikelen 67 en 72, zijn financiële en economische draagkracht en zijn technische bekwaamheid aan te tonen.

In toepassing van artikel 2, 4° van de wet van 15 juni 2006 betreffende de overheidsopdrachten, zal de stad Antwerpen optreden als aankoopcentrale in die zin dat ze overheidsopdrachten of raamovereenkomsten met betrekking tot diensten plaatst die bestemd zijn voor aanbestedende overheden, overheidsbedrijven of aanbestedende entiteiten.

Beleidsdoelstellingen

7 - Sterk bestuurde stad
Bewoners, bezoekers, bedrijven en studenten zijn goed geïnformeerd en voelen zich betrokken zodat zij naar eigen vermogen actief kunnen deelnemen aan de stadsgemeenschap
7 - Sterk bestuurde stad
Antwerpen staat nationaal en internationaal op de kaart en is aantrekkelijk voor alle potentiële bewoners, bezoekers, bedrijven en brains

Besluit

Het college van burgemeester en schepenen beslist:

Artikel 1

Het college keurt bestek GAC/2014/2518 voor het aanstellen van een partner voor de planning en aankoop van mediaruimte voor de stad Antwerpen in de periode 2015 - 2019 goed en keurt eveneens goed dat:

  • hiervoor een onderhandelingsprocedure met Europese bekendmaking wordt uitgeschreven;
  • de stad voor deze opdracht optreedt als aankoopcentrale voor de groep Antwerpen.

Artikel 2

De financieel beheerder verleent zijn visum en regelt de financiële aspecten als volgt:

Omschrijving Bedrag Boekingsadres Bestelbon
planning en aankoop van mediaruimte 2015 - 2019   budgetplaats:5311000000
budgetpositie:6141
functiegebied:1SSB050102A00000
subsidie:SUB_NR
fonds:intern
begrotingsprogramma:1SA070119
budgetperiode: 1500, 1600, 1700, 1800, 1900 mits goedkeuring van de budgetten door college, gemeenteraad en hogere overheid.
Met orderbons
Forfaitaire vergoedingen van de geselecteerden. 2.500 EUR, inclusief btw per geselecteerde kandidaat budgetplaats:5311000000
budgetpositie:613
functiegebied:1SSB050102A00000
subsidie:SUB_NR
fonds:intern
begrotingsprogramma:1SA070119
budgetperiode: 1400
Bij gunning

Bijlagen

  • Selectieleidraad_2518.doc