2014_CBS_06997 - Sportevenementen 2014 - Antwerp Street Kicks (stedelijk omnisport festival). Organisatie en logistieke ondersteuning - Goedkeuring

De vzw Antwerpen Sportstad voorziet de gevraagde toelage.

Organisatiebureau Squadra Media wenst voor de vierde maal het spectaculair jongerenevenement Antwerp Street Kicks te organiseren. Dit gratis evenement met ruime ondersteuning van vzw Antwerpen Sportstad (50.000,00 EUR) zal plaatsvinden op vrijdag 22 augustus en zaterdag 23 augustus 2014. Het Antwerp Street Kicks evenement is een stedelijk omnisport festival.

De nadruk van het evenement ligt op spektakel (spectaculaire demonstraties – kijksport) en participatie (workshops, initiaties – doesport) waarbij het organisatiebureau zal samenwerken met lokale partners om een maximaal draagvlak en optimale publieksopkomst te garanderen (inschatting 20.000 toeschouwers verdeeld over twee dagen). Naast de verschillende sportactiviteiten zal er een muziekpodium ingevuld worden met een line-up van lokale en nationale acts. Alle activiteiten zullen georganiseerd worden rond het MAS met uitzondering van het wakeboarden dat zal plaatsvinden in het Bonapartedok. Deze laatste activiteit zal georganiseerd worden in nauwe samenspraak met de haven, de brandweer en andere veiligheidsdiensten.
De organisatiezone zal dus uitgestrekt zijn over de:

• Hanzestedenplaats;
• Oostendekaai;
• Veurnekaai;
• Nieuwpoortkaai;
• Nassaubrug;
• Sint-Laureiskaai;
• Bataviastraat;
• Godefriduskaai.

De invulling van deze zone gebeurde in samenspraak met politie, brandweer, coördinator evenementen van het MAS en de haven. De toegang tot het MAS zal ten allen tijden gegarandeerd worden.

De organisatie respecteert de adviezen en voorwaarden van de stedelijke diensten, de veiligheidsvoorwaarden van politie en brandweer en de voorwaarden van manifestaties op de openbare weg. De op- en afbouwtijd wordt beperkt en catering wordt voorzien (afstemming met omliggende zaken). Er zijn geen afgesloten vip-zones en het open karakter van de omgeving blijft behouden. Op vrijdag 22 augustus 2014 stopt het evenement uiterlijk om 22.00 uur. Op zaterdag 23 augustus 2014 uiterlijk om 23.00 uur. Voor deze afwijking op zaterdag is advies gevraagd aan de dienst mileuvergunningen. Een degelijke opkuis wordt ingepland door de organisatie in samenwerking met de stad Antwerpen. Eventuele beschadigingen aan het openbaar domein zullen worden verhaald op de organisatie.

Met de lokale politie Antwerpen werden afspraken gemaakt om te vermijden dat ambulante handel zich kan ontplooien in de organisatiezone met uitzondering van de plaatselijke horecazaken. Op deze manier kan de organisatie een professionele catering organiseren en vermijden we een wildgroei van ambulante handel (aangekondigd en onaangekondigd).

Aan de stad Antwerpen wordt het volgende gevraagd:

• gratis gebruik van de omgeving van het MAS (zie bovenstaande straten) van maandag 18 augustus tot en met maandag 25 augustus 2014 (inclusief op- en afbouw);
• gratis logistieke ondersteuning op basis van werkorder B402641;
• gratis leveren en ledigen van vuilbakken;
• afsluiten van de gevraagde straten en locaties noodzakelijk voor de organisatie van het evenement;
• inzet van de beschikbare stedelijke communicatiekanalen;
• toelage van 50.000,00 EUR van de vzw Antwerpen Sportstad.

Een veiligheidsdossier wordt opgemaakt volgens de richtlijnen van politie en brandweer, zoals besproken tijdens het veiligheidsoverleg van dinsdag 1 juli 2014.

Advies brandweer, milieuvergunningen, de haven en politie kan nog niet opgenomen worden wegens onvolledig dossier. Van zodra het advies er is wordt het overgemaakt aan de organisator.

Antwerp Street Kicks is een bovenlokaal sportevenement met een belangrijke sportieve, maatschappelijke en marketingwaarde. Het evenement garandeert een uitgebreide deelnemers- en publieksopkomst en een interessante communicatie– en mediawaarde.

De stad Antwerpen verkrijgt, naar aanleiding van deze ondersteuning, van de organisatoren een uitgebreid pakket voordelen (logovermelding, visibiliteit tijdens het evenement).

Het project kadert in het bestuursakkoord 2013-2018 en het sportbeleidsplan van de bedrijfseenheid cultuur, sport, jeugd en onderwijs.

De volgende afspraken/voorwaarden zijn van toepassing:

• afspraken en voorwaarden opgenomen in dit collegebesluit en in het afsprakenoverzicht gericht aan de organisator;
• tijdens de opbouw, plaatsing en afbouw van alle constructies (podia, tenten,…) tijdens gans de periode van het evenement, staat de organisator in voor de veiligheid van de reguliere gebruikers en bezoekers van de gebruikte openbare infrastructuren en locaties. De constructies moeten duidelijk afgeschermd worden zodat mensen zich niet kunnen kwetsen. De bewaking van deze constructies en materialen wordt gedragen door de organisatie. De organisatie maakt eveneens de nodige afspraken met de brandweer en laat de constructies allemaal keuren inzake veiligheid en verzekeren tegen gebruiksongevallen en beschadigingen;
• er wordt geen schade toegebracht aan het terrein. Bij eventuele beschadigingen dienen de kosten vergoed te worden.

De volgende aanvraagstukken worden ingediend, voor uiterlijk 15 augustus 2014, bij de vzw Antwerpen Sportstad, Atletenstraat 80, 2020 Antwerpen:

• kopie van de geldende statuten, met een verwijzing naar het Belgisch Staatsblad;
• actuele ledenlijst, met aanduiding van de bestuursleden;
• identiteit en telefoonnummer van de aanvrager, met andere woorden het bestuurslid dat verantwoordelijk is voor de aanvraag;
• het door het bestuursorgaan laatst goedgekeurde jaarverslag, inclusief balansen, rekening en activiteitenverslag;
• opgave van de huidige financiële toestand en btw-statuut;
• een duidelijke omschrijving van het doel waarvoor de toelage zal aangewend worden;
• financiële planning van de inkomsten/uitgaven van het evenement waarvoor de toelage wordt toegekend;
• schriftelijke bevestiging van de financiële rekening waarop de stad dient over te schrijven;
• andere aangevraagde toelagen voor hetzelfde doel;
• maximum één maand na het evenement, de financiële afrekening met een omschrijving waarvoor de toelage werd aangewend en verantwoordingsstukken onder de vorm van betaalde facturen ter waarde van het toelagebedrag.

De wet betreffende de controle op de toekenning en aanwending van sommige toelagen van 14 november 1983 en het reglement op de toelagen (gemeenteraadsbesluit van 18 december 2006, jaarnummer 2730) zijn van toepassing.

Overeenkomstig artikel 57 §3, 1° van het Gemeentedecreet is het college bevoegd voor de daden van beheer over gemeentelijke inrichtingen en eigendommen.

Vermits er een samenwerking is met de stad Antwerpen dient er:

• volgens artikel 5 van het retributiereglement voor opdrachten inzake brandpreventie (gemeenteraadszitting van 19 november 2013, jaarnummer 00677) geen retributie inzake brandpreventie betaald te worden;
• volgens artikel 3 van het “Retributiereglement op inname van het openbaar domein voor evenementen en manifestaties” (gemeenteraadsbeslissing van 19 november 2013, jaarnummer 00673) geen retributierecht aangerekend te worden.

Beheersovereenkomst 2011-2014 tussen de stad Antwerpen en vzw Antwerpen Sportstad, werd verlengd bij beslissing van de gemeenteraad van 24 februari 2014 (jaarnummer 80) vermeldt in artikel 33: Ondersteuning bij manifestaties: In afwachting van stadsbrede afspraken zal de stad, in de mate van het mogelijke, bij sportevenementen ingericht of ondersteund door de vzw Antwerpen Sportstad, gratis medewerking verlenen voor onder andere ter beschikking stellen van sportinfrastructuur, veiligheid op de weg, ter beschikking stellen van feestmateriaal, aanvragen van de nodige vergunningen, het gebruik van canvassen,… De gemeenteraad heeft zich aldus principieel akkoord verklaard met deze ondersteuning. De concrete uitwerking van deze ondersteuning in een samenwerkingsovereenkomst behoort tot de bevoegdheid van het college van burgemeester en schepenen.

Gebruiksreglement voor het ter beschikking stellen van logistiek materiaal voor evenementen van 16 december 2013 (jaarnummer 00760).

Collegebesluit over de reiniging en het verwijderen van afvalstoffen bij manifestaties of feestelijkheden van 18 december 2009 (jaarnummer 18606).

Bij beslissing van 22 mei 2006 (jaarnummer 1149) keurde de gemeenteraad de tekst goed van het charter sportevenementen, dat bij de organisatie van elk evenement zowel door de stad Antwerpen als door de organisatie moet ondertekend worden. De goedkeuring en ondertekening van het charter sportevenementen wordt dan opgenomen in het collegebesluit van het evenement.