2014_CBS_06985 - Fondsen. Stedenfonds - Overeenkomst externe auditopdracht stedenfonds 2011-2013. Overdracht contract. Vastlegging - Goedkeuring

De auditopdracht werd toegekend aan KPMG Advisory voor een totaalbedrag van 78.045,00 euro voor drie jaren (controle van de uitvoeringsjaren 2011, 2012 en 2013). De prestaties voor de controle van de jaren 2011 en 2012 werden reeds via AG VESPA gefactureerd (2 keer 26.015,00 euro). Voor het laatste jaar van de controle, die in 2014 wordt uitgevoerd, dient er 26.015,00 euro uitbetaald te worden. In het budget 2014 werden de middelen voorzien op functiegebied 1HSB010104A00000 zodat de noodzakelijke vastleggingen kunnen gebeuren. 

De auditopdracht bestaat uit twee onderdelen: telkens een steekproef van 10% van zowel het stedelijk aandeel als het OCMW-aandeel van het stedenfonds. De opdracht werd door AG VESPA voor de twee onderdelen aanbesteed en wordt nu ook in zijn geheel overgenomen door de stad. Het gedeelte van de factuur voor de prestaties binnen het OCMW-aandeel (50% van het factuurbedrag of 13.007,50 euro) zal door de stad worden doorgefactureerd aan het OCMW. Deze ontvangsten voor de stad worden eveneens voorzien.

Artikel 57 § 3, 4° van het Gemeentedecreet van 15 juli 2005 stelt dat het college bevoegd is voor het voeren van de gunningsprocedure, de gunning en de uitvoering van overheidsopdrachten.

Op 12 november 2007 (jaarnummer 2294) keurde de gemeenteraad de beleidsovereenkomst Stedenfonds tussen de Vlaamse gemeenschap en de stad Antwerpen voor de periode 2008-2013 goed.

AG VESPA startte een algemene offerteaanvraag voor het uitvoeren van een jaarlijkse financiële audit van de projecten die worden uitgevoerd in de stad Antwerpen in het kader van het stedenfonds van 2011 tot 2013. De oproep werd bekendgemaakt in het Bulletin der Aanbestedingen:

• verzonden op 21 februari 2012 om 16.12 uur naar het Bulletin der Aanbestedingen;
• verschenen op 22 februari 2012 (publicatie nummer 503696 Bulletin der Aanbestedingen (Belg.) Nr 47).

Aanvullende informatie en rechtzettingen werden bekendgemaakt:

• verzonden op 2 maart 2012 om 12.12 uur naar het Bulletin der Aanbestedingen;
• verschenen op 3 maart 2012 (publicatie nummer 504475 Bulletin der Aanbestedingen (Belg.) Nr 56).

Op 23 maart 2012 keurde het directiecomité van AG VESPA de toekenning van de opdracht tot het uitvoeren van een jaarlijkse financiële audit van de projecten die in de stad Antwerpen in het kader van het Stedenfonds worden uitgevoerd in de periode 2011 tot 2013 aan KPMG Advisory, Bourgetlaan 40, 1130 Brussel goed.

Op 1 juli 2013 is de afdeling fondsen van AG VESPA overgegaan naar de stad, als gevolg van punt 448 van het bestuursakkoord 2013-2018 dat bepaalt dat het fondsenbeheer en de Eurodesk van AG VESPA met mensen en middelen worden ondergebracht bij de dienst bestuurszaken.

De dienst strategische coördinatie/fondsen is verantwoordelijk voor de financiële opvolging en controleverslaggeving van het stedenfonds. Hiervoor worden jaarlijks de afrekeningsdossiers van de projectuitvoerders gecontroleerd. De controle van een steekproef van 10% van de afgerekende kosten wordt uitbesteed aan een extern auditkantoor.

AG VESPA startte een algemene offerteaanvraag voor het uitvoeren van een jaarlijkse financiële audit van de projecten die worden uitgevoerd in de stad Antwerpen in het kader van het stedenfonds van 2011 tot 2013. De oproep werd bekendgemaakt op 22 februari 2012, publicatie nummer 503696 Bulletin der Aanbestedingen (Belg.) Nr 47. Op 23 maart 2012 heeft het directiecomité van AG VESPA de opdracht toegekend aan KPMG Advisory.

De auditopdracht bestaat uit twee gelijke delen: een controle van 10% van de afrekeningsdossiers binnen het stedelijk luik van het stedenfonds en een controle van 10% van de afrekeningsdossiers binnen het OCMW-aandeel. AG VESPA trad op als opdrachtgever voor beide onderdelen en factureerde 50% door aan het OCMW. 

KPMG Advisory heeft de opdracht uitgevoerd voor de uitvoeringsjaren 2011 en 2012. In 2014 moeten de afrekeningsdossiers van het uitvoeringsjaar 2013 gecontroleerd worden. Aangezien de afdeling fondsen op 1 juli 2013 is overgegaan naar de stad Antwerpen, dient de overeenkomst overgenomen te worden door de stad Antwerpen voor het laatste jaar van de lopende overeenkomst. 

Bij een overdracht is de instemming van de gecedeerde partij vereist. De firma KPMG Advisory werd in kennis gesteld van de organisatorische wijzigingen. Aan KPMG Advisory werd meegedeeld dat de stad de bovenvermelde overeenkomst zal overnemen. KPMG Advisory heeft op 2 april 2014 per brief aan de stad laten weten akkoord te gaan met deze overname van de overeenkomst. 

Het college neemt kennis van de modaliteiten van bovenvermelde overeenkomst en keurt de overdracht goed aan de hand van een bijakte aan de overeenkomst. Deze bijakte zal, na goedkeuring door het college, ter ondertekening aan AG VESPA en aan KPMG Advisory overgemaakt worden.

Artikel 38 van het Koninklijk Besluit van 14 januari 2013 tot bepaling van de algemene uitvoeringsregels van de overheidsopdrachten en van de concessies voor openbare werken inzake de overdracht van opdracht.