2019_GR_00425 - Digipolis - Aanpassing projectdotatie exploitatie - Goedkeuring

De projecttoelage zal enkel uitbetaald worden wanneer er geen openstaande, niet-betwiste, vervallen schulden zijn ten aanzien van de stad Antwerpen.

De projecttoelage zal worden uitbetaald op basis van de voorwaarden omtrent het uitbetalen van toelagen op exploitatiebudget zoals die werden vastgelegd in het college van  27 november 2015 (jaarnummer 9823).

Artikel 41°23 van het decreet lokaal bestuur bepaalt dat de gemeenteraad bevoegd is voor het vaststellen van subsidiereglementen en het toekennen van nominatieve subsidies.

Op 31 januari 2003 werd de oprichtingsakte voor de intergemeentelijke samenwerking Digipolis verleden, in uitvoering van de oprichtingsbeslissing goedgekeurd in de gemeenteraad van 18 november 2002 (jaarnummer 2543).

De gemeenteraad keurde op 29 april 2019 (jaarnummer 299) de beleids- en het beheerscyclus stad - aanpassing meerjarenplan 2014-2019 en budgetwijziging 2019 goed.

Met de beslissing van 22 februari 2019 (jaarnummer 1619) keurde het college principieel goed om de taken van gemeentelijk belang die op heden worden uitgevoerd door de EVA-vzw’s Antwerpen Kunstenstad, Antwerpen Sportstad, Antwerpen Studentenstad en Stadsmarketing en Toerisme maximaal in te kantelen in de stedelijke administratie tegen uiterlijk 1 januari 2020 en indien mogelijk vroeger.

Het college besliste eveneens principieel om de musea en erfgoedinstellingen waarvoor de stad of het OCMW Antwerpen bevoegd is in één groep samen te brengen en het beheer ervan te organiseren via interne verzelfstandiging vanaf 1 januari 2020.

Het college besliste ook om de best mogelijke publieke bedding voor de stedelijke kinderopvang te zoeken.

Daarnaast keurde het college principieel goed om Digipolis te ontvlechten uit het intergemeentelijk samenwerkingsverband tegen uiterlijk 1 januari 2020 en te organiseren binnen de best mogelijke bedding.

Het college besliste ook principieel om de activiteiten die de vzw’s Prospekta, Vredescentrum en Antwerp Headquarters uitvoeren en die van stedelijk belang zijn, in te kantelen binnen de stedelijke administratie tegen uiterlijk 1 januari 2020.

Het college gaf de opdracht aan de Strategisch Coördinator om, in samenwerking met de verantwoordelijke bedrijfsdirecteur, per betrokken entiteit een gedetailleerd plan van aanpak uit te werken teneinde de inkanteling te realiseren binnen de vooropgestelde termijn.

In de zitting van 10 mei 2019 (jaarnummer 4022) besliste het college om een projecttoelage aan digipolis te voorzien voor een tijdelijke uitbreiding van de capaciteit om de vooropgestelde timing mogelijk te maken.

Het college gaf op 22 februari 2019 (jaarnummer 1619) aan de strategisch coördinator de opdracht om in samenwerking met de verantwoordelijke bedrijfsdirecteur(s) een stappenplan uit te werken, met onder meer een voorstel van aanpak op het vlak van integratie van de financiële processen.

Hieruit is gebleken dat er aanpassingen nodig zullen zijn aan het gemeenschappelijk financieel platform zoals dat binnen de stad Antwerpen is opgezet, en waarbinnen ook de in te kantelen verzelfstandigde entiteiten hun financiële processen zullen beheren.

Concreet betekent dit dat voor alle in te kantelen verzelfstandigde entiteiten minimaal volgende aanpassingen moeten gebeuren:

• opzetten budgettaire structuur;
• opzetten goedkeuringsstrategieën.

In een aantal gevallen is er ook een opzet nodig in of koppeling met een randsysteem. Bij elke opzet wordt ernaar gestreefd om de in te kantelen werking zoveel mogelijk in te passen in de bestaande processen van de stad.

Om de nodige aanpassingen binnen de vooropgestelde timing mogelijk te maken, is het aangewezen extra projectcapaciteit te voorzien bij Digipolis. Uit een inschatting op basis van eerste gesprekken wordt voorgesteld om 3 VTE gedurende 6 maanden te voorzien. Een voorzichtige inschatting betreft aldus 360 dagen mandagen voor alle inkantelingen. Dit geeft ons de volgende indicatieve kostprijs: 3 personen * 120 mandagen * 1.130,00 EUR kostprijs per dag = 406.800,00 EUR. De dagprijs in euro is deze van het raamcontract van Delaware met relevante tarieven voor consulenten gespecialiseerd in SAP-materie. Deze kunnen gespreid ingezet worden over de duurtijd van de verschillende inkantelingen en afhankelijk van meer duidelijkheid over de exacte noden.

Deze tijdelijke uitbreiding van capaciteit is verantwoordbaar vanuit de verwachte procesoptimalisaties en efficiëntiewinsten die uiteindelijk gerealiseerd kunnen worden door de inkanteling van de verschillende entiteiten, die vandaag onder andere elk een eigen boekhoudpakket en personeelscapaciteit hebben om de financiële processen uit te voeren.

Wet van 14 november 1983 betreffende de controle op de toekenning en op de aanwending van sommige toelagen en het algemeen reglement op de toelagen (gemeenteraadsbesluit van 18 december 2006, jaarnummer 2730).