Op 28 januari 2018 keurde de gemeenteraad het bestuursakkoord 2019-2024 goed (jaarnummer 0059). Dit bestuursakkoord bevat 8 resoluties die de ambities aangaande het ondersteuningsbeleid van de stad kenbaar maken.
Op 18 oktober 2019 (jaarnummer 8507) nam het college van burgemeester en schepenen kennis van de procesaudit financiële ondersteuning cultuur en sport.
Op 22 november 2019 (jaarnummer 9543) keurde het college van burgemeester en schepenen een plan van aanpak aangaande een nieuw uit te werken ondersteuningsbeleid goed.
Voorvloeiend uit bovenstaande beslissingen keurde het college op 10 juli 2020 (jaarnummer 5908) een aantal nieuwe principes goed die het ondersteuningsbeleid richting geven. Deze principes zijn de volgende:
Het algemeen reglement op de toelagen werd goedgekeurd op de gemeenteraad van 10 november 2006 (Jaarnummer 2730) en is ondertussen verouderd. Het strookt niet meer met de nieuwe principes en de richting die het bestuursakkoord bepaalt voor het ondersteuningsbeleid. Het algemeen reglement wordt opgeheven. Bestuurszaken kreeg de opdracht om een nieuw kaderbesluit met de basisprincipes voor het ondersteuningsbeleid uit te werken en te laten goedkeuren dat:
Dit kaderbesluit bepaalt welke algemene voorwaarden er gelden voor ondersteuning. Om de proportionele controle mogelijk te maken is een clausule opgenomen die de wettelijke mogelijkheid benut tot ontheffing van bepaalde administratieve lasten voor kleinere bedragen. De ontvanger zal echter steeds het gebruik van de ondersteuning moeten rechtvaardigen, zoals bepaald in de wet van 14 november 1983 betreffende de controle op de toekenning en aanwending van sommige toelagen (hierna: Wet op de toelagen.) De wijze waarop de rechtvaardiging dient te gebeuren wordt ook vastgelegd in dit kaderbesluit. Onder een bepaald bedrag gebeurt de verantwoording standaard door het aantonen van het bereiken van het vooraf bepaalde, SMART geformuleerde doel. Boven dat bedrag is er ook steeds een financiële verantwoording vereist voor elke euro subsidie die werd toegekend. Het grensbedrag voor ontheffing kan volgens de Wet op de toelagen maximaal 1.000.000 BEF of (omgerekend) 24.789 EUR bedragen.
Op 20 september 2010 nam de gemeenteraad (jaarnummer 1141) een besluit over het respecteren van de fundamentele vrijheden door ontvangers van toelagen en gebruikers van stedelijke infrastructuur. Sindsdien is het vereist een standaard vrijwaringsclausule en exoneratiebeding in te schrijven in alle subsidie- en retributiereglementen, evenals deze clausules op te nemen in (addenda bij) alle subsidieconvenanten, huurovereenkomsten (voor gebruik stedelijke infrastructuur) en participatieovereenkomsten. De beslissing van 20 september 2010 wordt opgeheven. De inhoud van deze standaardclausules werd overgenomen en geactualiseerd in de negende clausule van onderstaand kaderbesluit. Aangezien het kaderbesluit van toepassing is op elke vorm van ondersteuning, is het in de toekomst niet vereist deze clausule telkens opnieuw op te nemen in elk nieuw toelagereglement, -overeenkomst of -afsprakennota.
Verder wordt de tekst onder de geactualiseerde negende clausule van onderstaand kaderbesluit, ook toepasbaar gemaakt op elke vorm van gebruik van stedelijke infrastructuur (roerend of onroerend), ongeacht of deze van commerciële aard is of niet. Tevens komt het gepast voor deze clausule ook toe te passen voor uitbaters van private infrastructuur, waarvan het gebruik gefaciliteerd wordt door de stad (o.a. via ‘Zaalzoeker’).
Resolutie 542 uit het stedelijke bestuursakkoord goedgekeurd door de gemeenteraad op 28 januari 2019 (jaarnummer 0059) bepaalt dat subsidiëring telkens gekoppeld dient te worden aan duidelijke en meetbare doelstellingen en een transparante samenwerkingsovereenkomst. Een audit op subsidies binnen cultuur en sport toonde aan dat in de praktijk vaak een samenwerkingsovereenkomst of afsprakennota ontbreekt. In onderstaand kaderbesluit wordt dan ook bepaald dat voor elke ondersteuningsopdracht (nominatieve ondersteuning) minstens een afsprakennota vereist is. Indien de samenwerking verder reikt dan loutere ondersteuning is een overeenkomst vereist.
Een beknopte uitleg over de artikelen in dit kaderbesluit staat in de toelichting in bijlage.
Het kaderbesluit moet voldoen aan de wet van 14 november 1983 betreffende de controle op de toekenning en aanwending van sommige toelagen.
Regelgeving: bevoegdheid
Artikel 40 van het Decreet lokaal bestuur bepaalt dat de gemeenteraad bevoegd is voor het vaststellen van de reglementen.
De gemeenteraad beslist het algemeen reglement op de toelagen van 18 december 2006 (jaarnummer 2730) op te heffen vanaf 1 november 2020.
De gemeenteraad beslist om de gemeenteraadsbeslissing van 20 september 2010 (jaarnummer 1141) op te heffen vanaf 1 november 2020.
De gemeenteraad keurt volgende basisprincipes met betrekking tot het ondersteuningsbeleid goed met ingangsdatum op 1 november 2020:
1. Toepassingsgebied
Dit kaderbesluit is aanvullend op de wet van 14 november 1983 betreffende de controle op de toekenning en op de aanwending van sommige toelagen (hierna: Wet op de toelagen).
Het is van toepassing op alle ondersteuning, onder welke vorm ook, die door de stad Antwerpen en districten wordt verstrekt en op alle ontvangers die rechtstreeks of onrechtstreeks deze ondersteuning ontvangen, ongeacht het een natuurlijke persoon, een rechtspersoon of een feitelijke vereniging betreft.
Dit kaderbesluit is ook van toepassing op ondersteuning waarvoor de stad of het district als intermediair fungeert, voor zover de regelgeving die de stad of het district als intermediair aanduidt, geen specifieke voorwaarden voor de ondersteuning oplegt.
De variabele clausules die van toepassing zijn op de verschillende ondersteuningsproducten/ -opdrachten worden in aanvullende reglementen of in afsprakennota’s en ondersteuningsovereenkomsten goedgekeurd. :
2. Definities
3. Proportionele controle
De verantwoording zoals vermeld in artikel 3 van de Wet op de toelagen gebeurt door het aantonen van de afgesproken bijdrage aan de beleidsdoelstellingen en het respecteren van bijkomende criteria en voorwaarden uit ondersteuningsproducten en ondersteuningsopdrachten.
Voor ondersteuning hoger dan het grensbedrag hieronder vermeld, kan de waarde van een ondersteuningsmaatregel nooit meer bedragen dan het totaal aan kosten gemaakt voor het bereiken van het afgesproken doel. Voor zulke ondersteuning is ook financiële verantwoording vereist.
In toepassing van artikel 9 van de Wet op de toelagen, en onverminderd de bindende bepalingen, zijn de overige bepalingen van deze wet niet van toepassing op ondersteuningen onder of gelijk aan het hieronder vermelde grensbedrag.
Voor ondersteuning door de stad is het grensbedrag gelijk aan de delegatie administratief goedkeurder voor bedrijfsdirecteurs zoals bepaald door het college van burgemeester en schepenen.
Voor ondersteuning door de districten is het grensbedrag gelijk aan het budgethouderschap voor de bestuurscoördinator van het district zoals bepaald door het districtscollege.
Artikel 6 van de Wet op de toelagen is van toepassing op alle toegekende ondersteuningen, ongeacht het grensbedrag.
4. Aanvraagprocedure
Aanvragen worden maximaal digitaal ingediend en afgehandeld. Digitaal ingediende dossiers ontvangen een digitale bevestiging van ontvangst. Deze betekent alleen dat de aanvraag goed werd ontvangen, zonder de volledigheid van het dossier al te controleren.
5. Financiële verantwoording
De ontvanger neemt kennis van de financiële richtlijnen die gelden voor de opmaak van het afrekeningsdossier voor ondersteuning met een waarde hoger dan het grensbedrag vermeld in basisprincipe 3 rond proportionele controle. Hij ontvangt deze richtlijnen ten laatste bij het versturen van de afsprakennota of bij ondertekening van de ondersteuningsovereenkomst, aangezien dit onderdeel uitmaakt van de voorwaarden voor ondersteuning.
De BTW komt voor ondersteuning in aanmerking in de mate dat deze voor de ontvanger niet aftrekbaar is.
6. Ingebrekestelling
Bij de aanvraag van een ondersteuning dient de ontvanger een fysiek of digitaal adres of kanaal op te geven waarop deze de communicatie wenst te ontvangen. De ontvanger verklaart zich ermee akkoord om alle officiële verzendingen van de stad/district via dit adres of kanaal te ontvangen.
Voor de aanwending van ondersteuning geldt dat -indien de ontvanger de opgelegde doelstellingen, voorwaarden en verplichtingen niet nakomt- de ondersteuning moet terugbetaald worden. De ontvanger wordt via het gekozen adres of kanaal op de hoogte gebracht van de tekortkomingen.
De ontvanger heeft het recht de inbreuk recht te zetten. De termijn die hij/zij hiervoor heeft bedraagt 30 kalenderdagen tenzij anders bepaald bij het ondersteuningsproduct of de overeenkomst of afsprakennota van een ondersteuningsopdracht.
7. Toepassingsgebied sancties
De sancties voorzien in de Wet op de toelagen zijn ook van toepassing in de volgende gevallen:
De stad zal bij fraude of valse verklaringen steeds gerechtelijke stappen ondernemen. Naast de sancties voorzien in de Wet op de toelagen is ook de strafwet van toepassing.
8. Aansprakelijkheid
De ondersteuningsverstrekker kan in geen geval aansprakelijk worden gesteld voor schade aan personen of goederen die rechtstreeks of onrechtstreeks het gevolg is van activiteiten met betrekking tot de aanwending van de ondersteuning.
9. Engagement ontvanger
Ieder die op enigerlei wijze ondersteuning van de stad/ het district ontvangt, neemt het engagement op zich om:
De stad/ het district kan niet aansprakelijk worden gesteld voor de schade die geleden wordt naar aanleiding van de opgelegde sancties.
10. Externe communicatie
In publicaties van de ontvanger over het ondersteunde project dient duidelijk vermeld te worden dat de stad Antwerpen/het district (mede)financierder is. Hiervoor wordt een logo ter beschikking gesteld.
11. Beschikbaarheid kredieten in het meerjarenplan
De geldelijke ondersteuning kan enkel worden toegekend en uitbetaald onder de voorwaarde dat het bedrag voor de ondersteuning wordt opgenomen in de jaarlijkse kredieten van de aanpassing van het meerjarenplan.
De ondersteuning kan worden gewijzigd in geval van budgettaire noodwendigheden van de stad/het district; indien nodig worden de afsprakennota’s of de ondersteuningsovereenkomsten dan aangepast. De grootte van de ondersteuning kan eenzijdig door de ondersteuningverstrekker worden gewijzigd waarna de voorwaarden in de overeenkomst in onderling overleg kunnen worden aangepast.
12. Schulden
Een geldelijke ondersteuning op de kredieten in het jaarlijks aangepast meerjarenplan van de stad zal enkel uitbetaald worden wanneer er geen openstaande, niet-betwiste, vervallen schulden zijn ten aanzien van de stad of het OCMW Antwerpen.
Indien er bij een geldelijke ondersteuning op de kredieten in het jaarlijks aangepast meerjarenplan van een district openstaande, niet-betwiste, vervallen schulden zijn ten aanzien van de stad of het OCMW dan is dit district in de mogelijkheid om de ondersteuning niet of slechts gedeeltelijk uit te betalen.
13. Overmacht
Indien de ontvanger het gevraagde doel niet kan realiseren door overmacht, kan het bevoegde orgaan beslissen dat hij toch recht heeft op het geheel of een gedeelte van de ondersteuning om gemaakte kosten te kunnen betalen. Dit geldt ongeacht het grensbedrag van de ondersteuning.
Bij het indienen van de verantwoordingsstukken moet de ontvanger:
1. informatie meedelen over de feiten die als overmacht kunnen beschouwd worden en over de impact daarvan op het niet realiseren van de beoogde doelstelling;
2. aantonen dat de feiten als overmacht kunnen gekwalificeerd worden;
3. bewijs leveren van de gemaakte kosten door het indienen van o.a. facturen of kassatickets.
14. Bevoegd orgaan
Op basis van artikel 56 §1 van het Decreet lokaal bestuur is het college bevoegd om te beslissen over het vaststellen van de aanwendingsvoorwaarden voor ondersteuningsopdrachten. In voorkomend geval en binnen de aan hem gedelegeerde bevoegdheden over toelagen is de administratief goedkeurder bevoegd om deze beslissingen te nemen. Dit geldt ook voor de districtscolleges en voor de delegatie aan de districtssecretarissen over budgethouderschap.
De gemeenteraad beslist onderstaande vrijwaringsclausule in te schrijven in elk toepasselijk reglement en elke overeenkomst of contract waarbij stedelijke infrastructuur (roerend of onroerend) in gebruik gegeven wordt, ongeacht of dit gebruik van commerciële aard is of niet. Deze clausule is ook van toepassing op uitbaters van private infrastructuur, waarvan het gebruik gefaciliteerd wordt door de stad (o.a. via ‘Zaalzoeker’).
Ieder die op enigerlei wijze gebruik maakt van infrastructuur van de stad/ het district (roerend of onroerend), en ongeacht of dit gebruik van commerciële aard is of niet, neemt het engagement op zich om:
De infrastructuur gebruiken op een wijze die in strijd is met bovenstaand engagement leidt steeds tot sancties zoals:
De stad/het district kan niet aansprakelijk worden gesteld voor de schade die geleden wordt naar aanleiding van de opgelegde sancties.
De gemeenteraad beslist -bij wijze van overgangsmaatregel- dat het algemeen reglement op de toelagen van 18 december 2006 (jaarnummer 2730) van toepassing blijft op de lopende toelagereglementen, afsprakennota’s en betoelagingsovereenkomsten, waarbij de looptijd ten laatste op 31 december 2022 afloopt.
Het college geeft de opdracht aan:
| Alle bedrijfseenheden | Nieuwe of hernieuwde ondersteuningsproducten en -opdrachten af te stemmen op het nieuwe kaderbesluit basisprincipes ondersteuningsbeleid. Bestaande ondersteuningsproducten en -opdrachten die niet hernieuwd worden vóór 31 december 2022 tijdig vormelijk aan te passen opdat ze vóór die datum op het kaderbesluit basisprincipes ondersteuningsbeleid zouden zijn afgestemd. |