Artikel 57 § 3, 4° van het Gemeentedecreet van 15 juli 2005 stelt dat het college bevoegd is voor het voeren van de gunningsprocedure, de gunning en de uitvoering van overheidsopdrachten.
Voor het afsluiten van een raamcontract voor het opmeten van openbaar groen in straten, op pleinen en in parken in ArcGIS werd vereenvoudigde onderhandelingsprocedure met bekendmaking GAC/2014/2301 uitgeschreven. Op 26 maart 2014 dienden de volgende firma’s een offerte in:
Inzake de kwalitatieve selectie werden alle inschrijvers geschikt bevonden.
De offertes werden door de gemeenschappelijke aankoopcentrale administratief nagezien. De offertes van alle inschrijvers werden regelmatig bevonden.
Historiek van de onderhandelingen
Het bestuur heeft beslist om enkel met de firma die de hoogste eindscore behaalde te onderhandelen. Met name de firma Ibens Landmeters bvba. De firma Teccon scoorde welleswaar op methodiek en tijdsinvestering even hoog, maar er is een groot prijsverschil.
Score vóór de onderhandeling:
|
Nr. |
Naam |
Score |
Prijs excl. btw |
Prijs incl. btw |
|
4 |
Ibens Landmeters bvba |
90,35 |
182.250,00 euro |
220.522,50 euro |
|
7 |
Teccon bvba |
85,48 |
217.137,50 euro |
262.736,38 euro |
Op 29 april 2014 onderhandelde het bestuur met de firma Ibens Landmeters bvba en dit voornamelijk over de eenheidsprijs van de voorrijkost. Op 30 april 2014 diende de firma Ibens Landmeters bvba haar best and final offer in. De eenheidsprijs van de voorrijkost werd verlaagd met 14%. wat een besparing oplevert van 7.500 euro exclusief btw of 9075 euro inclusief btw op de totale offerteprijs.
Op 20 juni 2014 werd door het bestuur aan de firma Ibens Landmeters bvba, wiens offerte na de onderhandelingsronde de voordeligste regelmatige was, een BAFO gevraagd. Hierop diende deze firma nog een laatste prijsvoorstel in waarmee de prijs verder daalde. De totale korting bedraagt nu 11.815,65 EUR, inclusief btw, ofwel 5,36% ten op zichte van het oorspronkelijke offertebedrag.
Vergelijking van de offertes volgens de in het bestek vermelde gunningscriteria
Score ná de onderhandeling:
|
Nr. |
Naam |
Motivering |
Score |
|
Gunningscriterium nr. 1: Prijs |
|||
|
5 |
Krinkels nv |
(167.343,00 euro / 167.343,00 euro) * 40 = 40 |
40 |
|
1 |
Meet Het fv |
(167.343,00 euro / 183.557,00 euro) * 40 = 36,47 |
36,47 |
|
3 |
Grontmij Belgium nv |
(167.343,00 euro / 199.992,43 euro) * 40 = 33,47 |
33,47 |
|
2 |
Globe Zenit nv |
(167.343,00 euro / 206.728,50 euro) * 40 = 32,38 |
32,38 |
|
4 |
Ibens Landmeters bvba |
(167.343,00 euro / 208.706,85 euro) * 40 = 32,07 |
32,07 |
|
6 |
PLAN² bvba |
(167.343,00 euro / 242.496,10 euro) * 40 = 27,6 |
27,6 |
|
7 |
Teccon bvba |
(167.343,00 euro / 262.736,38 euro) * 40 = 25,48 |
25,48 |
|
Gunningscriterium nr. 2: Methodiek |
|||
|
4 |
Ibens Landmeters bvba |
De mogelijk in te geven codes worden vooraf gedefinieerd. Bij de planning wordt rekening gehouden met verschillende types te meten gebied. Er wordt 1 aanspreekpunt voorzien en degene die de metingen doet op het terrein verwerkt ook de meting tot plan. De manier van meten en van controleren is uitvoerig en accuraat gedocumenteerd. De gegevensconversie en -aanlevering gebeurt correct (d.m.v. FME). |
40 |
|
7 |
Teccon bvba |
De mogelijk in te geven codes worden vooraf gedefinieerd. Bij de planning wordt rekening gehouden met verschillende types te meten gebied. Zowel opmeters als kantoormedewerkers worden uitgebreid gebriefd. Degene die de metingen doet op het terrein verwerkt ook de meting tot verwerkbaar plan. De manier van meten en van controleren is uitvoerig en accuraat gedocumenteerd. De gegevensconversie en -aanlevering gebeurt correct (d.m.v. eigen software). |
40 |
|
2 |
Globe Zenit nv |
De mogelijk in te geven codes worden vooraf gedefinieerd. Er wordt uitgegaan dat verschillende types te meten gebied mogelijk zijn. Er wordt directe controle en feedback tussen kantoor en terreinmedewerker voorzien. De manier van meten en van controleren is goed gedocumenteerd. De gegevensconversie en -aanlevering gebeurt correct (d.m.v. FME en nacontrole in ArcGIS). |
36 |
|
1 |
Meet Het fv |
De mogelijk in te geven codes worden vooraf gedefinieerd. Er wordt geen aandacht geschonken aan een verschillende aanpak voor de verschillende types te meten gebied. Er wordt 1 aanspreekpunt voorzien. Verwerking van de terreinresultaten gebeurt door een andere medewerker op kantoor. Foto's moeten helpen bij interpretatievragen. De manier van meten en van controleren is onvoldoende gedocumenteerd. De gegevensconversie en -aanlevering gebeurt min of meer volgens de gevraagde vorm. Een garantie daarvoor kan uit de beschrijving niet worden afgeleid. |
30 |
|
3 |
Grontmij Belgium nv |
De mogelijk in te geven codes worden vooraf gedefinieerd. Bij de planning wordt rekening gehouden met verschillende types te meten gebied. Er wordt 1 aanspreekpunt voorzien en degene die de metingen doet op het terrein verwerkt ook de meting tot plan. De manier van meten en van controleren is goed gedocumenteerd. De gegevensconversie en -aanlevering gebeurt niet volgens de gevraagde vorm. |
30 |
|
6 |
PLAN² bvba |
Er is geen informatie beschikbaar i.v.m. het vooraf beperken van de meetresultaten tot de te gebruiken codes. Er wordt in de inplanning van mensen en middelen geen rekening gehouden met verschillende types gebied. Er wordt 1 aanspreekpunt voorzien en er worden meteen naverkenningen gedaan om de data op volledigheid te controleren. De manier van meten en van controleren is goed gedocumenteerd. De gegevensconversie en -aanlevering gebeurt correct (d.m.v. AutoCad Civil 3D). |
30 |
|
5 |
Krinkels nv |
Bij meting worden de codes onmiddellijk toegekend. Er wordt in de inplanning van mensen en middelen geen rekening gehouden met verschillende types gebied. Het proces is matig gedocumenteerd en er wordt bij de metingen uitgegaan van bestaande plannen. Er worden geen gediplomeerde landmeters voor de taken ingezet. De gegevensconversie en -aanlevering gebeurt niet volgens de gevraagde vorm |
11 |
|
Gunningscriterium nr. 3: Tijdsinvestering - case |
|||
|
4 |
Ibens Landmeters bvba |
Er wordt methodisch en planmatig gewerkt. De planning is concreet uitgewerkt en realistisch. Uit de beschrijving blijkt ervaring met vergelijkbare projecten en opmeten van vegetatie. De ontwikkeling van eigen software is een pluspunt. Ook kwaliteitsborging is goed verankerd. De tijdsinvestering is goed uitgewerkt en realistisch. |
20 |
|
7 |
Teccon bvba |
Er wordt methodisch en planmatig gewerkt. De planning is concreet uitgewerkt en realistisch. Uit de beschrijving blijkt ervaring met vergelijkbare projecten en opmeten van vegetatie. Ook kwaliteitsborging is goed verankerd. De tijdsinvestering is goed uitgewerkt en realistisch zij het iets langer dan de anderen. |
20 |
|
3 |
Grontmij Belgium nv |
De planning is concreet uitgewerkt en realistisch. Tijdsinvestering is goed uitgewerkt en realistisch. Er worden extra controles uitgevoerd op de eigen resultaten. |
18 |
|
1 |
Meet Het fv |
De planning is uitgewerkt en realistisch. Er wordt gestreefd naar een accurate werking (first time right) om bijmetingen en extra kosten te vermijden. Een naverkenning met zelfcontrole is niet standaard voorzien. De tijdsinvestering is uitgedrukt in dagen en uren, maar niet in aantal medewerkers waardoor een correcte tijdsinvestering niet kan berekend worden. Er is wel rekening gehouden met het feit dat vegetatie wordt opgemeten. Methodiek voor het opmeten van bomen (locatie en omtrek) is een geïntegreerde meting. |
17 |
|
2 |
Globe Zenit nv |
Planning en timing zijn schematisch uitgewerkt, maar zonder concrete tijden en dagen. De tijdsinvestering is uitgedrukt in dagen maar zonder vermelding van het aantal medewerkers waardoor een correcte tijdsinvestering niet kan berekend worden. Kwaliteitsborging is schematisch weergegeven maar niet omschreven. Heel het plan is beperkt tot een schema zonder details of nadere omschrijving. |
10 |
|
5 |
Krinkels nv |
Voorziene tijdsinvestering is niet realistisch. Er wordt geen rekening gehouden met werken in het park en de aanwezigheid van bomen en onderbegroeiing. Het uitzetten van de referentiepunten is onderschat. Er is geen tijdspad opgegeven. Er wordt uitgegaan van een bestaand plan dat gebruikt wordt als basis. In de meeste gevallen is dergelijk plan niet voor handen. Dat is meegegeven in de opdracht. |
4 |
|
6 |
PLAN² bvba |
De planning en tijdsinvestering zijn zeer summier en te beperkt voor een grondige evaluatie. De tijdsinvestering is uitgedrukt in dagen en uren, maar niet in aantal medewerkers waardoor een correcte tijdsinvestering niet kan berekend worden. |
4 |
Finale rangschikking regelmatige offertes (gerangschikt volgens totale score en prijs)
|
Nr. |
Naam |
Score |
Prijs excl. btw |
Prijs incl. btw |
|
4 |
Ibens Landmeters bvba |
92,07 |
172.485,00 euro |
208.706,85 euro |
|
7 |
Teccon bvba |
85,48 |
217.137,50 euro |
262.736,38 euro |
|
1 |
Meet Het fv |
83,47 |
151.700,00 euro |
183.557,00 euro |
|
3 |
Grontmij Belgium nv |
81,47 |
165.283,00 euro |
199.992,43 euro |
|
2 |
Globe Zenit nv |
78,38 |
170.850,00 euro |
206.728,50 euro |
|
6 |
PLAN² bvba |
61,6 |
200.410,00 euro |
242.496,10 euro |
|
5 |
Krinkels nv |
55 |
138.300,00 euro |
167.343,00 euro |
In toepassing van artikel 26, §2 van de wet van 15 juni 2006 betreffende de overheidsopdrachten, geschiedt de overheidsopdracht bij vereenvoudigde onderhandelingsprocedure met bekendmaking wanneer de aanbestedende overheid meerdere dienstverleners raadpleegt en over de voorwaarden van de opdracht onderhandelt met één of meer van hen.
In toepassing van artikel 58 van het Koninklijk Besluit van 15 juli 2011, gaat de aanbestedende overheid over tot selectie van de kandidaten of inschrijvers in de mate dat de noodzakelijke inlichtingen en documenten aantonen dat ze cumulatief voldoen aan:
Het college keurt de gunning goed voor het afsluiten van een raamcontract voor het opmeten van openbaar groen in straten, op pleinen en in parken in ArcGIS, op basis van bestek GAC/2014/2301, aan Ibens Landmeters bvba, Mechelse Steenweg 315f te 2550 Kontich, met ondernemingsnummer 0890.314.203 tegen de onderhandelde eenheidsprijzen.
De financieel beheerder verleent zijn visum en regelt de financiële aspecten als volgt:
| Omschrijving | Bedrag | Boekingsadres | Bestelbon |
| Groeninventaris: raamcontract voor het opmeten van openbaar groen in straten, op pleinen en in parken in ArcGIS | 15.125,00 euro inclusief btw en 10% herziening | budgetplaats: 5327000000 budgetpositie: 220 functiegebied: 1SWN030401A00000 subsidie: SUB_NR fonds: INTERN begrotingsprogramma: 1SA010680 budgetperiode: 1400 |
met orderbons |
| 13.572,20 euro inclusief btw en 10% herziening | budgetplaats: 5327000000 budgetpositie: 61414 functiegebied: 1SWN030401A00000 subsidie: SUB_NR fonds: INTERN begrotingsprogramma: 1SA010680 budgetperiode: 1400 |
met orderbons | |
| 30.250,00 euro inclusief btw per jaar en 10% herziening | budgetplaats: 5327000000 budgetpositie: 220 functiegebied: 1SWN030401A00000 subsidie: SUB_NR fonds: INTERN begrotingsprogramma: 1SA010680 budgetperiode: 1500, 1600, 1700 mits goedkeuring van de budgetten door college, gemeenteraad en hogere overheid |
met orderbons | |
| 27.144,38 euro inclusief btw per jaar en 10% herziening | budgetplaats: 5327000000 budgetpositie: 61414 functiegebied: 1SWN030401A00000 subsidie: SUB_NR fonds: INTERN begrotingsprogramma: 1SA010680 budgetperiode: 1500, 1600, 1700, mits goedkeuring van de budgetten door college, gemeenteraad en hogere overheid |
met orderbons | |
| 15.125,00 euro inclusief btw en 10% herziening | budgetplaats: 5327000000 budgetpositie: 220 functiegebied: 1SWN030401A00000 subsidie: SUB_NR fonds: INTERN begrotingsprogramma: 1SA010680 budgetperiode: 1800 mits goedkeuring van de budgetten door college, gemeenteraad en hogere overheid |
met orderbons | |
| 13.572,20 euro inclusief btw en 10% herziening | budgetplaats: 5327000000 budgetpositie: 61414 functiegebied: 1SWN030401A00000 subsidie: SUB_NR fonds: INTERN begrotingsprogramma: 1SA010680 budgetperiode: 1800 mits goedkeuring van de budgetten door college, gemeenteraad en hogere overheid |
met orderbons |