2014_CBS_03065 - Patrimonium bestuurszaken. Oudeleeuwenrui 29, Sint-Felixpakhuis - stadsarchief. Onderhouds- en depannagecontract technische installaties. Bestek PO/2009/5052/5 - Verlenging contract - Goedkeuring

De totale prijs van een bijkomende verlenging met acht maanden van het opgezegde contract wordt geraamd op 62.678,00 EUR, btw en prijsaanpassingen inbegrepen.

Artikel 57 § 3,4° van het Gemeentedecreet van 15 juli 2005 stelt dat het college bevoegd is voor het voeren van de gunningsprocedure, de gunning en de uitvoering van overheidsopdrachten.

Het Onderhouds- en depannagecontract voor de technische installaties van de Oudeleeuwenrui 29, Sint-Felixpakhuis, stadsarchief werd na 4 jaar uitvoering beëindigd op 30 september 2013, maar met collegebesluit van 25 oktober 2013 verlengd met zes maanden tot en met 30 april 2014.

De technische uitrusting van het Felixpakhuis is dermate complex, dat het niet opportuun is om het onderhoud te laten uitvoeren met de regiecontracten in de verschillende technische specialiteiten. In het gebouw bevinden zich bovendien zeer waardevolle documenten, die op een geconditioneerde wijze moeten geconserveerd worden. Een nieuw onderhoudscontract dringt zich op.

In overleg met kabinet van de schepen voor financiën, mobiliteit, toerisme, binnengemeentelijke decentralisatie en middenstandwerd overeengekomen de manier van aanbesteden, samenwerken met de spelers op de markt, en de inhoud van de bestekken, te herbekijken. In functie hiervan werd een “Request For Information” georganiseerd, en voorlopig alle nieuwe verticale onderhoudscontracten on hold gezet. De consultatieronde werd ondertussen beëindigd. Een advies en richtlijnen voor nieuwe bestekken zullen worden voorgelegd. Na groen licht zal het bestek opnieuw aanbesteed worden, rekening houdend met de nieuwe richtlijnen.

Na overleg met GAC bleek dat 10 maanden moeten gerekend worden tussen start opmaak bestek en gunning, omwille van volgende aspecten: (1) de aard van de procedure: na overleg met GAC werd gekozen voor onderhandelingsprocedure met bekendmaking, bovendien een Europese aanbesteding; (2) tijdens de consultatieronde hadden meerdere leveranciers aangegeven dat best een lange termijn wordt voorzien waarin de kandidaten het gebouw grondig kunnen bekijken om een scherpe inschatting van de kosten  te kunnen maken; (3) de gemeenschappelijke aankoopcentrale adviseerde een lange termijn om te kunnen onderhandelen alvorens aan de beste te kunnen gunnen.

De eerder goedgekeurde verlenging van het afgelopen contract loopt af op 30 april 2014 en het is dus aangewezen om dit contract nog verder te verlengen voor een periode van 8 maanden met ingang van 1 mei 2014 tot en met 31 december 2014.

Om de goede werking van de technische installaties verder te waarborgen en het risico op pannes te verminderen werd aan de firma Dalkia gevraagd om het onderhoudscontract nogmaals te verlengen met een periode van acht maanden aan dezelfde voorwaarden als de eerste verlenging.

De firma Dalkia heeft zich hiermee schriftelijk akkoord verklaard.

De Europese richtlijn bepaalt een maximum duurtijd van vier jaar voor de onderhoudscontracten, behoudens duidelijke andere motivatie.

Een bijkomende verlenging van het contract met acht maanden is aangewezen om volgende redenen:

• de gemeenschappelijke aankoopcentrale krijgt hiermee voldoende tijd om de Europese aanbestedingsprocedure af te handelen;
• de technische uitrusting van het Pakhuis is zodanig complex dat het niet opportuun is om het onderhoud te laten uitvoeren met de regiecontracten in de verschillende technische specialiteiten;
• de bedrijfseenheid stadsbeheer beschikt in de sector midden niet over medewerkers, die de nodige kennis en ervaring hebben om het technische onderhoud te verzorgen;
• de firma Dalkia heeft gedurende de periode dat zij het onderhoud deden wezenlijk bijgedragen tot de bedrijfszekerheid van de installaties en heeft ook het grootste gedeelte van de discrepanties tussen de technische documentatie en de installatie-uitvoeringsfouten van het verleden weggewerkt;
• de firma Dalkia is actief betrokken geweest bij het lopende project voor de gedeeltelijke vernieuwing van de luchtbehandeling, waarvan de eerste fase reeds is uitgevoerd.