De toelage wordt voorzien door de vzw Antwerpen Sportstad.
In het college van 5 oktober 2012 (jaarnummer 10397) nam het college kennis van de aanvraag voor de organisatie van de European Company Games in 2013, van organisatiebureau Golazo Sports.
Het driedaags multisportfestival wordt het grootste Europese bedrijfssportevenement en zou een jaarlijks wederkerend evenement worden dat toegankelijk is voor bedrijven van alle grootordes. Het concept wordt opgebouwd rond de Olympische Spelen. De deelnemers krijgen een Olympische ervaring mee in tal van sportdisciplines inclusief openings- en slotceremonie. De deelnamedrempel wordt bewust zeer laag gehouden, kwalificatie is niet nodig en er is ook geen leeftijdsbeperking. In totaal worden meer dan 10.000 deelnemers verwacht.
De periode die vooropgesteld wordt is vrijdag 20 tot en met zondag 22 september 2013. Tijdens deze drie dagen krijgen de bedrijven kans om deel te nemen in negen verschillende sportdisciplines waaronder atletiek, mountainbike, voetbal, basketbal, tennis, wielrennen, beachvolleybal, zwemmen en golf. Voor de geschatte deelnameprijs van 85,00 EUR krijgen deelnemers een driedaagse belevenis met een volwaardige openings- en slotceremonie (Sportpaleis), een prijsuitreiking en een officiële plaats op de Europese rangschikking voor bedrijven.
De impact op de openbare weg blijft beperkt. Louter voor de looptocht van tien kilometer en het wielrennen (15 ronden van 6 km) wordt een parcours uitgewerkt in de binnenstad en op Linkeroever. Uitwerking hiervan op zeer korte termijn in nauwe samenspraak met de politie, de mobiliteitsdienst en De Lijn. Hiernaast wordt het gebruik gevraagd van sportpark Ruggeveld, Park Spoor Noord en zwembad Wezenberg. De andere sporten worden georganiseerd buiten de stad Antwerpen of in privé-infrastructuur.
Dit initiatief is opgenomen als speerevenement in het programma van Europese Sporthoofdstad 2013. Om een maximale medewerking te verkrijgen van het Antwerpse bedrijfsleven zal worden samengewerkt met de dienst actieve stad/werk en economie en werkgeversorganisaties als Voka, UNIZO, VDAB, Alfaport, VKW, Antwerp Headquarters en Agentschap ondernemen.
Organisator Golazo Sports heeft een ruime ervaring in sportmarketing- en eventmanagement. Het bedrijf organiseert jaarlijks tal van mega happenings waaronder de Antwerp 10 Miles en de Antwerp Ironman. Golazo zal instaan voor de algemene coördinatie, organisatie, sponsorrekrutering en een uitgebreide communicatie- en mediacampagne.
De totale organisatiekost bedraagt ongeveer 2.800.000,00 EUR. De inkomsten worden behaald door overheidstoelagen, sponsoring, vip, catering, deelnames en merchandising. Om de financiële haalbaarheid van het evenement te verzekeren voorziet de vzw Antwerpen Sportstad een jaarlijkse toelage van 150.000,00 EUR (2013 tot en met 2015) waarbij de toelage gekoppeld wordt aan het deelnemersaantal. Het budget is voorzien in de begroting Europese Sporthoofdstad 2013 van de vzw Antwerpen Sportstad en in de meerjarenbegroting van 2014 en 2015.
Voorwaarde voor deze uitgebreide ondersteuning is uiteraard dat het project met de grootste professionele zorg georganiseerd wordt, met uitgebreide visibiliteit voor de stad Antwerpen. De organisator draagt de financiële verantwoordelijkheid en bezorgde de nodige documenten die de organisatorische en financiële haalbaarheid garanderen. De stad Antwerpen en de vzw Antwerpen Sportstad hebben een ondersteunende/faciliterende rol en stellen zich financieel niet garant indien het project verlieslatend zou zijn (of geannuleerd zou worden).
Bijgevoegd en op vraag van Golazo een lange termijn overeenkomst van 3 jaar. Op korte termijn wordt de detail van de logistieke ondersteuning van de eerste editie in 2013 ter goedkeuring voorgelegd aan het college.
De European Company Games is een zeer interessant doelgroepevenement met internationaal karakter en uitgebreide uitstraling. Het is een absolute primeur voor België en een buitenkans om Antwerpen op deze manier in de kijker te zetten. Dit sportevenement past in de campagne van Europese Sporthoofdstad 2013 en is een ideale mogelijkheid om het Antwerpse bedrijfsleven aan te zetten tot sport.
Voor 2013 stelt organisator Golazo de deelname van 800 bedrijven voorop met een gemiddelde van 25 deelnemers per bedrijf. Dit resulteert in de deelname van meer dan 15.000 deelnemers. Een evenement van deze grootorde krijgt een uitgebreide (inter)nationale media-aandacht en creëert een interessante economische spin-off.
Naast de toelage van (maximaal) 150.000 EUR wordt voor dit evenement een uitgebreide logistieke en promotionele ondersteuning voorzien. Deze wordt verder uitgewerkt met de betrokken diensten en politie en zal op korte termijn aan het college worden voorgelegd ter goedkeuring.
De stad Antwerpen krijgt, in ruil voor de ondersteuning, een uitgebreide return (logovermelding, visibiliteit tijdens het evenement en hospitality). De detail is opgenomen in bijgevoegde overeenkomst (artikel 4).
Het project kadert in het bestuursakkoord en het sportbeleidsplan van de bedrijfseenheid cultuur, sport & jeugd.
De wet betreffende de controle op de toekenning en aanwending van sommige toelagen van 14 november 1983.
Het gemeenteraadsbesluit van 18 december 2006 (jaarnummer 2730) over het algemeen reglement op de toelagen.
Noch gunstig, noch ongunstig advies voor de andere evenementen omdat de concrete vraag (aantallen en soorten materiaal) nog niet finaal werd gesteld. PO/BOF raadt aan om de vraag zo snel mogelijk correct in beeld te krijgen. Het gebruiksreglement betreffende het ter beschikking stellen van logistiek materiaal voor evenementen stelt dat aanvragen voor materiaal uiterlijk 6 weken voor het evenement moeten worden ingediend.
De gemeenteraad keurt eenparig het volgende besluit goed.
De gemeenteraad keurt de overeenkomst met Golazo Sports voor de organisatie van de European Company Games 2013-2015 in Antwerpen goed.