De begeleiding door Glassroots voor de organisatie van de workshops in 2016 en voor het opstellen van een draaiboek voor Antwerp Ambassadors wordt geraamd op 20.000,00 EUR. De organisatie van het evenement waarop een terugkoppeling wordt voorzien aan alle stakeholders wordt geraamd op 25.000,00 EUR.
Het totale beschikbare budget is 45.000,00 EUR, beschikbaar op het boekingsadres van de dienst externe marketing met als functiegebied 1SSB060302A00000 en kostenplaats 5317500000.
De concrete bestelbons worden later ter goedkeuring voorgelegd aan het college.
Op 26 juli 2013 (jaarnummer 7581) keurde het college de principes en de aanpak goed voor de uitwerking van een marketing-, merk- en communicatiestrategie om de stad Antwerpen meer nationaal en internationaal op de kaart te zetten.
De externe marketing en de internationale stadspromotie van Antwerpen moeten door heel wat partners en stakeholders mee onderschreven en uitgedragen worden. Een aanpak om met externe stakeholders te werken werd door het college goedgekeurd op 13 oktober 2013 (jaarnummer 11498). Dit traject werd opgestart op 23 oktober 2013 onder de noemer "Connect2Antwerp". In dit traject krijgt de stad ondersteuning van Glassroots via het raamcontract 'internationale stadsmarketing: stakeholdermanagement', op basis van bestek GAC/2013/2197 dat werd gegund op 31 januari 2014 (jaarnummer 00950).
Met dit traject van stakeholder engagement werden strategische thema's voor de externe marketing van de stad Antwerpen gedefinieerd. Op de lancering van de externe marketingstrategie en de Atypisch Antwerpen-campagne op 4 maart 2015 werden tevens vier thema's gepresenteerd waarop zal samengewerkt worden met stakeholders. Dit resulteerde in vier workshops:
In 2016 wil de bedrijfseenheid ondernemen en stadsmarketing het stakeholder project verder zetten en stelt volgende aanpak voor:
Antwerp Ambassadors
Het ambassadeurschap zal in de loop van 2016 meer vorm krijgen. Bepalen wat de verwachtingen en de returns zijn, alsmede een gedegen netwerk van ambassadeurs opzetten is hierin prioriteit. In november 2015 is er een kandidatuur verstuurd om stakeholders op te roepen zich aan te melden als ambassadeur. Algemene verwachtingen en returns blijken moeilijk te bepalen. Daarom is het idee ontstaan een-op-een met de ambassadeurs te spreken die zich hebben aangemeld. Doel is alle gesprekken af te ronden voor de grote bijeenkomst in mei 2016. Daarnaast worden de pijlers van visit Antwerpen en Gate15 bevraagd tijdens het sectoroverleg. Ook wordt er via VOKA een workshop georganiseerd om zo meer inzicht te krijgen in de pijler economie en de dienstverlenende sector. Doelstelling van de gesprekken en de workshops is om toch naar een dieper inzicht te komen waarvoor de ambassadeurs kunnen ingeschakeld worden en wat de stad naar hen toe kan doen.
In het kader van Atypisch Antwerpen wordt er een nieuw digitaal platform ontwikkeld. Op dit platform komt een onderdeel voor de fans en ambassadeurs van de stad Antwerpen. Hier hebben zij toegang tot een toolkit, welke bestaat uit beeldmateriaal, handtekeningen, copy etcetera. Daarnaast kunnen ambassadeurs succesverhalen delen, elkaar contacteren en (digitaal) ontmoeten. Tot de ontwikkeling van het platform is voltooid, worden er op het Yammer platform geregeld updates geplaatst. Een presentatie betreffende de stand van zaken staat in de planning voor mei 2016, maar het lijkt goed om tussendoor de stakeholders op de hoogte te houden van de ontwikkelingen binnen Connect2Antwerp.
Concreet wordt er in 2016 een draaiboek samengesteld en starten de gesprekken en workshops.
Partnership 2.0
Er is een duidelijke wens vanuit de stakeholders voor een tweejaarlijkse partnershippresentatie. Zo zijn de stakeholders eerder op de hoogte van de plannen die binnen de stad ontwikkeld worden en zijn er meer mogelijkheden betreffende eventuele samenwerkingen. De ambtelijke stuurgroep kan zich vinden in een presentatie twee keer per jaar, maar zou hier graag een vast format bij ontwikkeld zien. Doelstellingen, doelgroepen en het gewenste resultaat moeten hierbij leidend zijn. Een aandachtspunt voor de presentaties van partnerships is dat er veelal een specifieke groep geïnteresseerden op af komt, terwijl het vooral interessant is wanneer er een gemengde groep aanwezig is en er vanuit zoveel mogelijk richtingen ideeën komen.
Voor 2016 zal deze aanpak intern binnen de stad worden bekend gemaakt en worden er twee workshops gepland.
Landmarks
De bijeenkomst met de stakeholders van 8 september 2015 gaf een goed inzicht in de mogelijkheden. Uit de workshop kwam een lange lijst met potentiële landmarks. De vraag is hoe uit die lijst de meest markante te kiezen. Tijdens de bijeenkomst van de ambtelijke stuurgroep werd gepleit voor het maken van een duidelijke keuze wat betreft het gebruik van een visueel beeldmerk en zelf een lijst op te stellen van de landmarks die consequent zullen gebruikt worden in alle externe communicatie over Antwerpen. Het is wellicht niet nodig hier nog verder met stakeholders over te spreken. De realisaties waarin landmarks gebruikt werden, worden regelmatig teruggekoppeld naar de stakeholders via het Yammer-platform en later het digitale platform.
Een onderling netwerk van verschillende landmarks opzetten en onderhouden wordt niet gezien als taak van de externe marketing.
De ambtelijke stuurgroep externe marketing stelt de lijst van landmarks op, die door de politieke stuurgroep en het college worden gevalideerd. De gekozen landmarks kunnen gepresenteerd worden aan de stakeholders.
Antwerpen Congresstad
Met de komst van de Elisabethzaal in december van dit jaar kan Antwerpen meer en grotere congressen aantrekken. Een eerste workshop in december 2015 gaf een goed inzicht in de mogelijkheden en wensen. In een volgende workshop zullen de organisaties die congressen organiseren bevraagd worden. Belangrijkste vraag hier is: wat heeft deze groep stakeholders van de stad nodig om (meer) congressen te kunnen organiseren. In overleg met de dienst visit Antwerpen werd beslist om eerst een verfijning te doen in doelsectoren. Op welke sectoren wil Antwerpen Congresstad zich richten? De doelsectoren die bepaald zijn in het marketingplan van externe marketing zijn immers zeer breed. Hiervoor is het wenselijk om eerst gesprekken aan te gaan met de haven, hoger onderwijs en de industrie via VOKA.
Terugkoppeling van de resultaten Connect2Antwerp
Sinds de start van Connect2Antwerp waren er veel ontwikkelingen. Om alle stakeholders blijvend te betrekken bij de vorderingen, organiseert de stad een terugkoppelmoment om de stand van zaken voor te stellen. Hier presenteert Connect2Antwerp wat er reeds gerealiseerd is en wat er nog in de pijpleiding zit. Ook worden de realisaties gepresenteerd van externe marketing en andere projecten die Antwerpen naar buiten promoten en worden de gekozen landmarks en de Antwerp Ambassadors aangekondigd. Het evenement zal plaatsvinden op 11 mei 2016.
Het college keurt de jaarplanning van Stakeholderaanpak Connect2Antwerp voor 2016 goed.