2017_CBS_10754 - Stedelijk bedrijfsvastgoed Stadsbeheer - Realisatie van een BREEAM gecertificeerd logistiek centrum in het noorden van Antwerpen. Wijziging opdracht. Aanvullende diensten. Lichten voorwaardelijk deel - Goedkeuring

De opdracht bestaat uit een vast deel en voorwaardelijke delen. De aanbestedende overheid beslist tijdens de uitvoering of zij de voorwaardelijke delen van de opdracht bestelt.

De uitgave voor wijziging opdracht, aanvullende werken en lichten voorwaardelijke post bedraagt  68.244,00 EUR inclusief 21% btw en zal verrekend worden op het investeringsbudget 2018. Er is voldoende krediet beschikbaar. 

Artikel 57 §3,5° van het Gemeentedecreet van 15 juli 2005 stelt dat het college van burgemeester en schepenen bevoegd is voor het vaststellen van de wijze van gunning en de voorwaarden van overheidsopdrachten als het gaat om een opdracht dagelijks bestuur.

Artikel 57 § 3, 4° van het Gemeentedecreet van 15 juli 2005 stelt dat het college bevoegd is voor het voeren van de gunningsprocedure, de gunning en de uitvoering van overheidsopdrachten.

Met het gemeenteraadsbesluit van 25 juni 2007, jaarnummer 1521, besliste de gemeenteraad in toepassing van artikel 43 §2,10° van dit Gemeentedecreet welke opdrachten voor werken, leveringen en diensten kunnen beschouwd worden als opdrachten van dagelijks bestuur.

Er werd een vereenvoudigde onderhandelingsprocedure met bekendmaking (GAC/2015/3610) uitgeschreven voor het afsluiten van een overeenkomst met een studiebureau om de realisatie te begeleiden van een logistieke cluster in het noorden van Antwerpen. Het bestek bevat een vast deel alsook een aantal voorwaardelijke delen.

Op de zitting van 16 september 2016 (jaarnummer 8019) heeft het college de gunning goedgekeurd aan Sweco Belgium nv, Arenbergstraat 13 bus 1, 1000 Brussel, met ondernemingsnummer 0405.647.664, voor een bedrag van 84.200,00 EUR exclusief btw voor het vast gedeelte van de opdracht.

Voor de opdracht “Design and build – Technische Cluster Noord” werd een onderhandelingsprocedure met bekendmaking GAC/2015/3063 uitgeschreven.

Op de zitting van 30 juni 2017 (jaarnummer 5982) heeft het college de selectie van de kandidaten voor de opdracht “Design and build – Technische Cluster Noord” goedgekeurd en werden de geselecteerde kandidaten uitgenodigd om een offerte in te dienen op basis van het goedgekeurde bestek.

Het project cluster noord heeft meerdere doelstellingen. Naast een ambitieus bouwproject bevat het ook een programma dat door een betere samenwerking tussen verschillende diensten een beter resultaat op straat wil realiseren. Daarom werd niet alleen een bouwprogramma opgemaakt dat vertrekt vanuit de huidige werking en inzet op een aantal quick wins, maar wordt ook een grote optimalisatie van de logistieke en facilitaire processen vooropgesteld. Hiervoor werd een werkgroepstructuur opgezet met vertegenwoordiging van de betrokken bedrijfseenheden en afdelingen. Onder de noemer ‘het nieuwe werken’ werkten de verschillende werkgroepen aan de opdracht om enerzijds nieuwe logistieke en facilitaire processen en anderzijds nieuwe manieren van werken op het terrein vorm te geven.

Naarmate het bouwprogramma verder vorm kreeg, leverden de werkgroepen ook al snel resultaten op. Er werd daarom gekozen om voor een geïntegreerd bouwprogramma te gaan waar reeds zo veel mogelijk rekening wordt gehouden met de nieuwe werking.

Bijgevolg was er enerzijds een wijziging van de originele opdracht die uitging van de verdere uitwerking van een bouwprogramma dat reeds afgewerkt was bij opstart van de opdracht bij Sweco Belgium nv, en anderzijds waren er ook aanvullende werken om de input vanuit de werkgroepen te verwerken in het prestatiebestek.

Wijziging opdracht

Gezien het initiële programma van eisen van het bouwprogramma evolueerde, diende ook de vertaling hiervan naar de objectenboom aangepast te worden. De objectenboom is een overzicht van alle ruimtes en vormt de basis om de prestatie-eisen aan op te hangen. Sweco Belgium nv werd gevraagd mee te begeleiden in het omzetten van de globale oppervlaktes per onderwerp naar een specifieke ruimtelijke verdeling van lokalen.

Gezien de groeiende complexiteit van het bouwprogramma werd Sweco Belgium nv gevraagd af te stappen van hun projectmethodologie en zich te schikken naar de werking van de administratie, zodat beide partijen op een duidelijke manier konden communiceren.

De wijzigingen van opdracht resulteren in een meerkost van 12.480,00 EUR (exclusief btw).

Aanvullende opdracht

Gezien het aangewezen was om het voortschrijdend inzicht vanuit de werkgroepen van het ‘nieuwe werken’, meteen mee te integreren in het prestatiebestek, waren bijkomende prestaties onvermijdelijk om de objectenboom en de daaraan gekoppelde rubrieken telkens aan te passen en verder te verfijnen. Deze aanvullende opdracht kon technisch en economisch niet gescheiden worden van de hoofdopdracht en is strikt noodzakelijk voor het vervolmaken van de opdracht.

De aanvullende opdracht resulteert in een meerkost van 18.960,00 EUR (exclusief btw).

De aanvullende opdracht resulteert in een termijnsverlenging van 4 maanden.

Lichten voorwaardelijke post

Gezien de geselecteerde kandidaten binnenkort hun eerste offerte zullen indienen en het noodzakelijk is om voor het nazicht van bepaalde gunningscriteria te kunnen beroepen op de expertise van Sweco Belgium nv, dient de voorwaardelijke post 3 ‘technisch nazicht van offertes’ gelicht te worden. Deze post bestaat uit een vermoedelijke hoeveelheid aan uren. Gezien het initiële programma van eisen geëvolueerd is naar een geïntegreerd bouwprogramma, is er een nieuwe inschatting gemaakt van de vermoedelijke hoeveelheden voor het technisch nazicht.

De voorwaardelijke post 4 ‘opmaak verslag van nazicht van offertes’ zal niet gelicht moeten worden, gezien er voldoende expertise binnen de administratie aanwezig is. Ook deze post bestaat uit een vermoedelijke hoeveelheid aan uren.

Het lichten van de voorwaardelijke post 3 en het niet lichten van de voorwaardelijke post 4 resulteert in een overschrijding van vermoedelijke hoeveelheden ten bedrage van 14.400,00 EUR (exclusief btw). Het nog vast te leggen budget voor post 3 bedraagt 24.960,00 EUR (exclusief btw).

De doelstellingen van het project en de hieraan gekoppelde budgetten gaan uit van een geïntegreerd project waarbij het nieuwe werken en het bouwproject op mekaar ingrijpen en als communicerende vaten kunnen werken. In die zin kan deze aanvullende opdracht, wijziging van opdracht en lichten voorwaardelijke deel dan ook opgevangen worden binnen de huidige doelstellingen en budget van het project.

Bij de oorspronkelijke opdracht werd 101.882,00 EUR (inclusief btw) vastgelegd met bestelbon BB4005165346.

In toepassing van artikel 37 van het Koninklijk Besluit van 14 januari 2013 is de aanbestedende overheid gerechtigd de oorspronkelijke opdracht eenzijdig te wijzigen voor zover het voorwerp van de opdracht onveranderd blijft en de wijziging in waarde beperkt blijft tot 15% van het oorspronkelijke opdrachtbedrag.

Naar analogie van artikel 26,§1, 2°, a van de wet van 15 juni 2006 worden de aanvullende opdrachten waarvan het bedrag niet hoger ligt dan 50% van het bedrag van de hoofdopdracht gegund volgens de onderhandelingsprocedure zonder bekendmaking aan de oorspronkelijke opdrachtnemer omdat deze werken ingevolge onvoorziene omstandigheden noodzakelijk zijn geworden en de werken technisch niet van de hoofdopdracht kunnen worden gescheiden zonder ernstig bezwaar.

In toepassing van artikel 37 § 1 van de wet overheidsopdrachten en bepaalde opdrachten voor werken, leveringen en diensten van 15 juni 2006 is de aanbestedende overheid gerechtigd een opdracht te plaatsen die een of meer vaste gedeelten en een of meer voorwaardelijke gedeelten omvat. Hoewel de sluiting van de opdracht betrekking heeft op de volledige opdracht, is de aanbestedende overheid enkel gebonden door de vaste gedeelten. De  uitvoering van elk voorwaardelijk gedeelte is afhankelijk van een beslissing van de aanbestedende overheid die aan de opdrachtnemer wordt meegedeeld overeenkomst de in de opdrachtdocumenten bepaalde modaliteiten.