2017_CBS_10409 - Tall Ships - Organisatie congres Sail Training International 2019 - Goedkeuring

Jaarlijks organiseert Sail Training International, de organisator van onder andere The Tall Ships Races, een internationaal congres. Jaarlijks ontvangt Sail Training International begin december 400 deelnemers uit 30 Europese landen om gedurende drie dagen deel te nemen aan dit congres. De deelnemers zijn kapiteins en eigenaars van Tall Ships, gaststeden die een Tall Ships event hosten of zullen hosten en associaties die instaan voor de promotie van Sail Training. De voorbije jaren vond het congres plaats in Aalborg (Denemarken), Quebec (Canada), Halmstad (Zweden) en Bordeaux (Frankrijk).

De stad Antwerpen zorgt voor een jaarlijkse afvaardiging om het netwerk te onderhouden met zowel Sail Training International als andere gaststeden, maar voornamelijk de contacten met de eigenaars en kapiteins van de schepen warm te houden. Het onderhouden van dit netwerk zal een toekomstige organisatie, van bijvoorbeeld de editie in 2022, vereenvoudigen bij de opstart. 

Tijdens gesprekken met Sail Training International bleek dat zij voor de organisatie van het congres in 2019 op zoek waren naar een gaststad. Het hosten van dergelijk evenement past in de merkstrategie van 'Stad aan de Stroom' en de profilering van Antwerpen als congresstad. Door de datum af te stemmen op de opening van Winter in Antwerpen 2019, kan de stad Antwerpen de deelnemers de perfecte combinatie van business and leisure aanbieden. De hosting van dergelijk congres toont dat de stad Antwerpen investeert in Sail Training, naast de organisatie van grote evenementen. Deze investering kan opgenomen worden in de kandidatuur voor The Tall Ships Races 2022 als extra motivatie en engagement. 

Concreet vraagt Sail Training International het volgende aan de stad Antwerpen:

• algemeen:
• technische ondersteuning gedurende het hele congres;
• een zaal van 300m² voor de promotie van de deelnemende delegaties;
• 50 overnachtingen voor de organisatie.
• donderdag 5 december 2019:
• twee vergaderruimtes voor 15 personen;
• één vergaderruimte voor 75 personen;
• één vergaderruimte voor 35 personen;
• één vergaderruimte voor 20 personen;
• aanbod van drank (water en koffie) en lunch voor ongeveer 145 personen;
• locatie voor de organisatie van de welkomstreceptie voor 400 personen (kost catering wordt gedragen door organisatie).
• vrijdag 6 december 2019:
• aula voor plenaire sessie voor 400 personen;
• zes workshopruimtes voor telkens 80 personen;
• aanbod van drank (water en koffie) en lunch voor ongeveer 400 personen.
• zaterdag 7 december 2019:
• aula voor plenaire sessie voor 400 personen;
• zes workshopruimtes voor telkens 80 personen;
• aanbod van drank (water en koffie) en lunch voor ongeveer 400 personen;
• galadiner (receptie, 3-gangen diner, wijn, bier, frisdrank en muziek).

De geschatte kosten voor de organisatie van dit congres komen op 120.000,00 EUR. De financiële afhandeling van deze kosten is voorzien in 2019. De stad Antwerpen zal een aanvraag indienen bij Toerisme Vlaanderen voor een financiële tegemoetkoming voor de organisatie van het diner. Aangezien The Tall Ships Races telkens een gezamenlijk project zijn van de stad Antwerpen en het Havenbedrijf Antwerpen zal ook aan het Havenbedrijf Antwerpen gevraagd worden om een inhoudelijke en financiële bijdrage te leveren. 

Als return voor deze ondersteuning zal de stad Antwerpen het volgende onderhandelen met Sail Training International:

• gratis deelname toekomstige congressen (en eventueel overnachting) voor delegatie stad Antwerpen en Havenbedrijf Antwerpen;
• mogelijkheid tot het plaatsen van een promostand van de stad Antwerpen en Havenbedrijf Antwerpen op toekomstige congressen tot 2022;
• voorzien van Antwerpse gastsprekers op congres 2019 en eventueel andere congressen;
• nodige visibiliteit tijdens het congres 2019;
• opening van het congres 2019 door een afgevaardigde van het schepencollege. 

In de zitting van 24 februari 2017 (jaarnummer 1800) nam het college kennis van de evaluatie van The Tall Ships Races 2016 en gaf de opdracht aan de dienst Ondernemen en Stadsmarketing/Visit Antwerpen/Evenementen om een mogelijke kandidaatstelling voor de editie van 2022 te onderzoeken. 

De middelen voor de organisatie van dergelijk congres werden in de huidige meerjarenplanning niet opgenomen en zullen gecompenseerd voorzien worden bij budgetwijziging 2018.

Hierbij een eerste raming voor de organisatie van het congres:

De volledige budgettering zal in de loop van 2018 verder scherp worden gesteld zodat een correct bedrag zal gecompenseerd ingeschreven worden bij budgetwijziging 2018.