Hoewel eerdere oriënterende gesprekken en adviezen de periode einde mei als valabel definieerden blijkt uit recente gesprekken en correspondentie met het agentschap Flanders Investment and Trade (FIT), het Havenbedrijf, maar ook diplomatiek (met name de Russische ambassadeur), dat deze periode minder geschikt is, omwille van het internationaal economisch forum, de evolutie in de nabijheid van de wereldbeker voetbal enzovoort.
Rekening houdend met diverse agenda's is de periode 22 tot 29 april 2018 de enige mogelijke.
Het is bovendien noodzakelijk een minimaal functioneel tijdsbestek van een week te voorzien voor de missie. Daarom is vertrek later in de week van 22 april 2018 niet wenselijk.
In de zitting van 3 november 2017 (jaarnummer 9517) keurde het college de jaarplanning voor externe relaties en internationaal beleid goed. Voor wat de missies betreft besliste het college op 10 november 2017 (jaarnummer 9664) met de voorbereiding van de missie van start te gaan en gaf opdracht aan bestuurszaken/externe relaties zowel inhoudelijk als praktisch voor te bereiden. Het college besliste tegelijk de missie te organiseren van 23 tot 30 mei 2018.
Het college beslist de stadsbrede missie naar Rusland (Moskou/Sint Petersburg) te organiseren van 22 tot 29 april 2018.