In opdracht van het managementteam van 20 mei 2015 (jaarnummer 220) hebben de bedrijfseenheden Personeelsmanagement en Bestuurszaken in Den Bell de scanstraat ingericht. De verspreide scanlocaties werden gecentraliseerd tot een centrale scanstraat, waardoor de efficiëntie van de werking verhoogde. Gezien veel van de in te scannen documenten zich in de kelder van Den Bell bevinden, werd de werking ondergebracht in een lichte ruimte in de voormalige drukkerij.
In 2016 werden voorstellen gedaan voor nieuwe gebruikers van Den Bell. Na een screening door de Gemeenschappelijke Preventiedienst werd beslist dat er voor de scanstraat een andere locatie moest gezocht worden, waardoor de medewerkers in een kwalitatieve en door natuurlijk licht verlichte ruimte konden werken.
De werking van de scanstraat werd verhuisd naar de projectroom op de vijfde verdieping van Den Bell in de zone van de bedrijfseenheid Bestuurszaken.
De ruimte is echter te compact om een correcte werkomgeving te bieden voor de werking van de scanstraat. In de voorbije periode is gebleken dat de voorziene ruimte te weinig plaats biedt om een vlotte werking te garanderen.
Programma van Eisen
De werkplekken
De scanstraat bestaat uit verschillende types werkplekken:
Aantal werkplekken
Ruimte buiten de werkplekken
Pomphuis Felixarchief
Er wordt voorgesteld om dit proces te verhuizen naar het Felixarchief. In juni 2017 werd een eerste screening gedaan van potentieel interessante en beschikbare ruimtes in het Felixarchief. Een plaatsbezoek wees uit dat de meest geschikte ruimte voor de huisvesting van de scanstraat de gelijkvloerse ruimte in het pomphuis is.
De dienst Stadhavenmeester is momenteel gehuisvest in het pomphuis van het Felixarchief (aangeduid in groen op plan in bijlage). Deze ruimte is zowel langs de binnenstraat als autonoom via het pomphuis bereikbaar. Bij overdracht van de Droogdokkensite van het Havenbedrijf naar de stad Antwerpen zal onder andere de dienst van de Stadshavenmeester zijn intrek nemen op de nieuwe site om dichter op hun werkdomein te zijn. De overdracht en de bijhorende verhuisbeweging staan gepland ten vroegste januari à maart 2018. De onderhandelingen zijn volop aan de gang tussen de stad Antwerpen en het Havenbedrijf om mogelijks de site reeds vroeger in gebruik te kunnen nemen voor de officiële overdrachtsdatum om onder andere het botenatelier, momenteel ondergebracht in het Steen, tijdig te kunnen herhuisvesten in functie van de geplande bouwwerken aan het Steen.
Van zodra de dienst van de Stadshavenmeester uit het pomphuis van het Felixarchief is verhuisd, kan de scanstraat zijn intrek nemen in deze ruimte. Verder onderzoek zal uitwijzen welke minimale aanpassingswerken zullen moeten gebeuren om de dienst in een correcte werkomgeving te kunnen huisvesten.
Er werd recent een relatief grote investering van 35.000,00 EUR gedaan om de ruimte gebruiksklaar te maken voor de dienst van de Stadshavenmeester (tochtdichte deur, verwarming, akoestische aanpassingen, verlichting, elektrische voorzieningen, ...). De dienst onderzoekt of zij hun recent aangekocht meubilair mee zal verhuizen naar de nieuwe locatie of deze laat staan.
Tot de verhuis van de scanstraat naar het Felixarchief zal de bezetting van de dienst tijdelijk beperkt gehouden blijven zodat de werking in de projectruimte in de zone van de dienst Bestuurszaken op een werkbare manier kan verdergezet worden.
Bij het gebruiksklaar maken van de ruimte zal aandacht moeten gaan naar:
Op 20 mei 2015 (jaarnummer 220) keurde het managementteam de principes goed voor de organisatie en de werking van de scanstraat goed.
Op 29 januari 2016 (jaarnummer 796) keurde het college de nieuwe operationele werking goed met betrekking tot de beleidsvoorbereiding en –advisering voor huisvesting en huisvestingsbehoeften van alle stadsdiensten en stedelijke processen in of op stedelijk bedrijfsvastgoed.
Op 25 mei 2016 (jaarnummer 307) adviseerde het managementteam gunstig om het voorstel voor nieuwe gebruikers in Den Bell ter goedkeuring voor te leggen aan het college.
Op 21 december 2016 (jaarnummer 752) nam het managementteam kennis van de geactualiseerde uitgangspunten voor goed beheer van de stedelijke vastgoedportefeuille.
Op 21 juni 2017 (jaarnummer 364) adviseerde het managementteam gunstig om de principiële verhuis van de scanstraat uit Den Bell naar het FelixArchief ter goedkeuring voor te leggen aan het college.
Gemeentedecreet artikel 57: "Het Gemeentedecreet van 15 juli 2005, inzonderheid artikel 57 §3,1° bepaalt dat het college van burgemeester en schepenen de daden van beheer over gemeentelijke inrichtingen en eigendommen binnen de door de gemeenteraad vastgestelde algemene regels dient uit te voeren."
Het college keurt goed om de scanstraat uit Den Bell te verhuizen naar de gelijkvloerse verdieping van het Pomphuis in het FelixArchief van zodra de dienst Stadshavenmeester verhuisd is naar de Droogdokkensite (planning januari 2018).
Het college geef opdracht aan:
| Dienst | Taak |
| Bestuurszaken | synergie tussen postverwerking en scansstraat onderzoeken |
| Bestuurszaken | de bezetting van de scansstraat minimaal houden om de werking in de huidige locatie op een werkbare manier te organiseren tot aan de verhuis naar het Felixarchief |
| Stadshavenmeester | onderzoeken of verhuis van dienst Stadshavenmeester naar droogdokkensite reeds voor officiële overdracht site kan gebeuren |
| Stadsbeheer en Bestuurszaken | onderzoeken welke noodzakelijke aanpassingen hier moeten gebeuren om de ruimte gebruiksklaar te maken |