2017_CBS_05030 - Kimberley Process - Engagement stad Antwerpen - Congreslocatie - Goedkeuring

De engagementen die de stad opnam in het collegebesluit van 29 april 2016 (jaarnummer 3767) zijn een belangrijke reden voor de Europese Commissie om de inter-sessional in Antwerpen te organiseren. Hier ligt het engagement voor om de zalen van de congresolocatie te financieren. Van de vier locaties die werden bezocht, koos de Europese Commissie voor het Radisson Blu Astrid Hotel Antwerpen.

Bij de opstelling van het contract voor de zalen met het Radisson Blu Astrid Hotel Antwerpen is erop gelet dat er binnen het maximumbudget van 20.000,00 EUR de behoefte aan zalen zo goed mogelijk werd ingevuld. 

De Europese Commissie bevestigde in twee brieven haar engagement aan Radisson Blu Astrid Hotel Antwerpen en aan de dienst Ondernemen en Stadsmarketing/Business en Innovatie/Diamant om de overige kosten voor de organisatie van de inter-sessional in Antwerpen voor eigen rekening te nemen. 

De stad wenst haar aangegane engagement na te leven door de ondertekening van het contract bij het Radisson Blu Astrid Hotel Antwerpen in 2017 en door de betaling van de factuur in 2018. 

De stad Antwerpen stelde in haar bestuursakkoord de ambitie om diamanten als iconisch facet van de reputatie en het imago van Antwerpen te versterken. De stad streeft hierbij naar internationale erkenning van Antwerpen als hoofdstad voor de handel van diamant. Hiertoe stelt de stad onder andere compliance en maatschappelijk verantwoord ondernemen centraal. Bovendien stelt de stad zich tot doel om ter ondersteuning van de sector bijkomende internationale sectorcongressen voor diamant aan te trekken.

In zitting van 11 september 2015 (jaarnummer 7550) keurde het college de organisatie van een themajaar rond diamant tussen september 2017 en juni 2018 goed. Het project beoogt Antwerpen zichtbaarder te maken als diamantstad en zet haar communicatiemiddelen hiertoe maximaal in.

In zitting van 25 maart 2016 (jaarnummer 2571) keurde het college de scherper gestelde scope van het diamantjaar goed. Het diamantjaar werd als een krachtige periode – van oktober 2017 tot en met februari 2018 – geherformuleerd.

Het diamantjaar 2017-2018 is een sterk argument om de EU-kandidatuur voor het voorzitterschap van Kimberley Process (KP) te ondersteunen. 

KP is een internationaal samenwerkingsverband tussen overheden, ngo’s en andere waarbinnen wordt gewerkt aan compliance en maatschappelijk verantwoord ondernemen in de diamantsector. Antwerp World Diamond Centre (AWDC) neemt als vertegenwoordiger van de Antwerpse diamantsector een voortrekkersrol binnen KP op. De Europese Unie (EU) stelde zich kandidaat voor het voorzitterschap van dit samenwerkingsverband in 2018. Gezien de EU voorzitter wordt van KP in 2018, zal de Europese Commissie instaan voor de organisatie van een inter-sessional (conferentie mei/juni 2018) en van een plenaire conferentie (najaar 2018). De plenaire conferentie zou in ieder geval in Brussel plaatsvinden. De inter-sessional kan in Antwerpen plaatsvinden. Op deze inter-sessional zijn ongeveer 300 personen uitgenodigd uit ongeveer 81 landen, die in delegaties zullen deelnemen aan deze conferentie. De congresperiode loopt van 18 tot 22 juni 2018 en verblijfsduur van 17 tot 22 juni 2018. Het congres biedt een uitgebreid sociaal programma in de stad. Verder heeft dit congres impact omdat het bijdraagt aan de bestendiging van de wereldwijde leiderschapspositie inzake compliance van de Antwerpse diamantsector. 

De organisatie van de inter-sessional ligt in handen van de Europese Commissie. Het ministerie van Buitenlandse Zaken en AWDC ondersteunen de Europese Commissie in de voorbereidingen van de EU kandidatuur voor het KP-voorzitterschap 2018 en in de organisatie van beide conferenties. De stad Antwerpen ondersteunt de organisatoren voor de inter-sessional. Samen vormen deze partijen de KP taskforce. 

Op 18 februari 2016 vroeg het ministerie van Buitenlandse Zaken aan de stad Antwerpen om ondersteuning van de EU-kandidatuur voor het voorzitterschap van KP en om ondersteuning van de organisatie van de intersessional door middel van de aanbieding van infrastructuur en de aanbieding van een avondactiviteit. 

Op 30 maart 2016 vroeg de taskforce aan de stad Antwerpen om schriftelijke bevestiging van de engagementen die de stad opneemt. 

In februari en maart 2016 onderzocht de stad Antwerpen mogelijke congreslocaties. Er werd prijsgevraagd bij Flanders Meeting & Convention Center Antwerp (FMCCA), Elzenveld Hotel & Seminarie, Radisson Blu Astrid Hotel Antwerpen en Hilton Antwerp Old Town.

In zitting van 29 april 2016 (jaarnummer 3767) keurde het college een aantal engagementen van de stad goed, waaronder 'de ondersteuning voor het vinden van geschikte congreslocaties voor de inter-sessional die in Antwerpen wordt georganiseerd'. Dit engagement dient te worden nageleefd in het geval de EU ook effectief voorzitter wordt van KP. 

In november 2016 liet de Europese Commissie in een persbericht weten dat de EU Kimberley Process zal voorzitten in 2018. 

Op 17 januari 2017 bezochten een aantal leden van de taksforce, waaronder de Europese Commissie en SCIC (de in-house congresorganisator van de Europese Commissie), het Radisson Blu Astrid Hotel Antwerpen. De organisatoren bevestigden dat deze locatie aan hun verwachtingen voldoet en startten een onderhandelingsprocedure met het hotel voor de contracten voor de catering en het technische luik, die voor hun eigen rekening is.  

De boekingen gebeuren op het budget van 2018 op budgetplaats 5318500000, budgetpositie 6141 en functiegebied 1SLW070101A00000.