In het kader van het interne controlesysteem werden procedures voor de inning van geringe dagontvangsten uitgewerkt. Deze procedures beschrijven de aanstelling van geldinners, het beheer van geïnde gelden en de te volgen stappen in geval van kasverschil, diefstal of fraude.
In 2015 werd er één voorval gemeld van ontvangsten die ontbraken, ten bedrage van 27.356,56 EUR. Dit verschil was nog in onderzoek op het moment dat over de kasverschillen van 2015 gerapporteerd werd aan de gemeenteraad . Dit onderzoek werd in 2016 afgerond en het verschil werd opgenomen in de boekhouding als kastekort.
In de periode van 1 januari 2016 tot en met 31 december 2016 zijn 516 kasverschillen gemeld (inclusief diefstallen), waarvan 221 kastekorten voor een bedrag van - 1.297,23 EUR en 295 kasoverschotten voor een bedrag van + 1.881,69 EUR.
Er is één kasverschil gemeld in kwartaal één van 2016 dat het gevolg was van diefstal. Voor deze diefstal werd een proces verbaal opgemaakt en werd er aangifte gedaan bij de verzekering. Deze diefstal werd voor het volledige bedrag vergoed.
| de bedrijfseenheid Cultuur, Sport, Jeugd en Onderwijs | ||||
| 9 maart 2016 | Bibliotheek Sint-Andries | -350,58 EUR | diefstal met braak | tussenkomst verzekering volledige bedrag |
Het Gemeentedecreet van 15 juli 2005 bepaalt de bevoegdheden van de stadssecretaris en de financieel beheerder.
Op grond van artikel 100 §3 is de stadssecretaris verantwoordelijk voor de chartale gelden en de kasverrichtingen.
Het Gemeentedecreet, artikel 162 §2, bepaalt dat de secretaris onder zijn verantwoordelijkheid, na advies van de financieel beheerder, personeelsleden van de gemeente die onder zijn gezag staan, kan belasten met de inning van geringe dagontvangsten.
De omzendbrief ABB 2006/19 van 1 december 2006 definieert geringe dagontvangsten als ontvangsten die onmiddellijk geïnd worden. Men spreekt van een onmiddellijke inning als de inning samenvalt met de vaststelling van het invorderingsrecht (bijvoorbeeld toegangsgeld voor een museum).
Deze omzendbrief stelt bovendien dat de inning van geringe dagontvangsten door personeelsleden het voorwerp moet zijn van een procedure binnen het interne controlesysteem.
Op 26 mei 2008 (jaarnummer 1066) keurde de gemeenteraad de voorwaarden goed waaronder personeelsleden kunnen worden belast met de inning van geringe dagontvangsten en gaf de gemeenteraad opdracht aan de stadssecretaris tot het uitwerken van procedures met de modaliteiten voor de inning van geringe dagontvangsten.
Op 4 maart 2009 (jaarnummer 176) nam het managementteam kennis van de procedures voor de inning van geringe dagontvangsten.
Op 17 juli 2009 verscheen de dienstnota "Financiën: procedures voor de inning van geringe dagontvangsten" (D2009.147), die weergeeft welke procedures bij de inning van geringe dagontvangsten nageleefd moeten worden.
Op 28 oktober 2009 (jaarnummer 710) besliste het managementteam om een doelgerichte en doelmatige risicobeheersing na te streven bij de inning van geringe dagontvangsten, en om de nodige stappen te ondernemen opdat deze aangepaste procedures binnen de bedrijfseenheden en districten nageleefd worden.
Op 16 september 2010 besliste de stadssecretaris dat de "kasverschillen" om de drie maanden worden geagendeerd.
Op 6 maart 2017 (jaarnummer 129) nam het managementteam kennis van de kasverschillen gemeld in 2016.
Na kennisneming door de gemeenteraad zullen de kastekorten worden geboekt op budgetpositie 657 en de kasoverschotten op budgetpositie 759.
Het Gemeentedecreet van 15 juli 2005 bepaalt de bevoegdheden van de stadssecretaris en de financieel beheerder.
Op grond van artikel 100 §3 van het Gemeentedecreet is de stadssecretaris verantwoordelijk voor de chartale gelden en de kasverrichtingen.
Artikel 162 §4 van het Gemeentedecreet bepaalt dat de gemeenteraad de voorwaarden bepaalt waaronder personeelsleden van de gemeente kunnen worden belast met de inning van geringe dagontvangsten.
De bevoegdheid voor de chartale gelden en de kasverrichtingen ligt in het kader van de functiescheiding bij de stadssecretaris. De stadssecretaris delegeerde zijn decretale bevoegdheden inzake financiën aan de bedrijfsdirecteur financiën.
De gemeenteraad neemt kennis van het overzicht van de kasverschillen gemeld in 2016.
De gemeenteraad neemt kennis van de kasverschillen gemeld in 2016. Er werd één geval van diefstal gemeld in 2016.
| de bedrijfseenheid Cultuur, Sport, Jeugd en Onderwijs | ||||
| 9 maart 2016 | Bibliotheek Sint-Andries | -350,58 EUR | diefstal met braak | tussenkomst verzekering volledige bedrag |
De gemeenteraad beslist de stadssecretaris te ontheffen van zijn verantwoordelijkheid inzake de kasverschillen gemeld in 2016.
De financieel beheerder regelt de financiële aspecten als volgt:
| Omschrijving | Bedrag | Boekingsadres | Bestelbon |
|
boeken kasoverschot |
1.881,69 EUR |
budgetplaats: 5171500000 |
Niet van toepassing |
De financieel beheerder verleent zijn visum en regelt de financiële aspecten als volgt:
| Omschrijving | Bedrag | Boekingsadres | Bestelbon |
| boeken kastekort | 1.297,23 EUR | budgetplaats: 5171500000 budgetpositie: 657 functiegebied: 1HSB010103A00000 subsidie: SUB_NR fonds: INTERN begrotingsprogramma: 1SA070111 budgetperiode: 1700 |
Niet van toepassing |