2018_CBS_02402 - Uitbetaling toelage 2018 aan vzw Kunststeden Vlaanderen - Deel 1 - Goedkeuring

De toelagen zullen gebruikt worden om gezamenlijke projecten te organiseren met de andere kunststeden.
Voor 2018 werd hiervoor in de meerjarenplanning 50.000,00 EUR voorzien. Daarvan komt effectief 25.000,00 EUR uit het jaarlijkse lidgeld, en 24.583,07 EUR uit de specifieke financiering van projectwerking.

- 4.000,00 EUR voor het onthaalproject: vzw Kunststeden Vlaanderen 

• schakelt een digitale monitoring voor de tevredenheid bij klanten over de eigen dienstverlening in;
• voorziet een opleiding 'pro-actieve klantvriendelijkheid' voor onze frontoffice-medewerkers;
• voorziet een opleiding 'toeristische dienstverlening in Spaans en Duits' voor frontoffice-medewerkers;
• voorziet een opleiding 'gebruik van nieuwe media voor toeristische front offices' voor de frontoffice-medewerkers;
• organiseert spcialistentrajecten voor nieuwe frontoffice-medewerkers;
• rolt "Info on the go +" uit, een traject rond ambassadeurschap voor hotelreceptionisten;
• neemt actief deel aan TIC-meetings van het European Cities Marketing-netwerk;
• voorziet budget voor de opstart van de nieuwe aanbesteding CRM-systeem voor professionele contacten.

- 2.500,00 EUR voor de samenwerking met Arrival Guides:

• samenwerking met contentmarketing bureau dat de verspreiding van informatie (beelden, teksten, film) voorziet aan meer dan 340 websites en online media zoals Thomas Cook, Expedia, Brussels Airlines, enzovoort.

- 4.366,07 EUR voor CRM 1:

• de laatste bijdrage aan het lopende CRM-pakket Efficy vanuit de steden. Dit budget dient voor ontwikkelingen en changes (SLA en support).

- 12.717,00 EUR voor CRM 2:

• in de loop van 2017 werd een marktbevraging voor een nieuw CRM-pakket opgestart. De gunning gebeurde op 29 januari 2018. Vanuit de steden wordt er bijgedragen via de vzw aan het implementatiebudget. Daarnaast voorziet elke stad op eigen budget de kosten voor licenties en support. 

- 1.000,00 EUR voor het hotelrapport:

• de steden nemen sinds 2017 het ontwerp en de druk van het hotelrapport op zich. Het hotelrapport is een samenwerking tussen AP Hogeschool, de hotelassociaties uit de Vlaamse kunststeden en de toeristische diensten van de Vlaamse kunststeden. 

Wet van 14 november 1983 betreffende de controle op de toekenning en op de aanwending van sommige toelagen en gemeenteraadsbesluit van 18 december 2006 (jaarnummer 2730) dat het reglement op de toelagen vastlegt.

Deze toelage is opgenomen in de nominatieve lijst van de toegestane werkingssubsidies in de budgetopmaak 2018.

Het budget werd reeds goedgekeurd door de gemeenteraad op 28 november 2017 (jaarnummer 695) waardoor een beslissing van het college volstaat.

In zitting van 19 december 2011 (jaarnummer 1496) verleende de gemeenteraad zijn goedkeuring aan de oprichting van het toeristisch samenwerkingsverband "vzw Kunststeden Vlaanderen" waaraan de steden Antwerpen, Brugge, Gent, Mechelen en Leuven deelnemen.

Vzw Kunststeden Vlaanderen is een samenwerkingsverband tussen de vijf kunststeden. Er is geen betoelagingsovereenkomst, maar de stad Antwerpen maakt deel uit van de raad van bestuur als stichtend lid. 

De procedure voor het uitbetalen van toelagekredieten op het exploitatiebudget zoals goedgekeurd door het college is van toepassing (2015_CBS_09823).

De vzw Kunststeden Vlaanderen zal uiterlijk op 1 juli 2018 de toelage verantwoorden. Zij dient hiervoor de jaarrekening, resultatenrekening, een financieel en een werkingsverslag over 2018 in te sturen. 

Een toelage zal enkel uitbetaald worden wanneer er geen openstaande, niet-betwiste, vervallen schulden zijn ten aanzien van de stad.