2018_GR_00443 - Beheer geïnde gelden - Kasverschillen gemeld in september-december 2017. Ontheffing verantwoordelijkheid stadssecretaris - Goedkeuring

Het Gemeentedecreet van 15 juli 2005 bepaalt de bevoegdheden van de stadssecretaris en de financieel directeur.

Op grond van artikel 100 §3 van het Gemeentedecreet is de stadssecretaris verantwoordelijk voor de chartale gelden en de kasverrichtingen.

Artikel 162 §4 van het Gemeentedecreet bepaalt dat de gemeenteraad de voorwaarden bepaalt waaronder personeelsleden van de gemeente kunnen worden belast met de inning van geringe dagontvangsten.

De bevoegdheid voor de chartale gelden en de kasverrichtingen ligt in het kader van de functiescheiding bij de stadssecretaris. De stadssecretaris delegeerde zijn decretale bevoegdheden inzake financiën aan de bedrijfsdirecteur financiën.

Op 26 mei 2008 (jaarnummer 1066) keurde de gemeenteraad de voorwaarden goed waaronder personeelsleden kunnen worden belast met de inning van geringe dagontvangsten en gaf de gemeenteraad opdracht aan de stadssecretaris tot het uitwerken van procedures met de modaliteiten voor de inning van geringe dagontvangsten.

Op 4 maart 2009 (jaarnummer 176) nam het managementteam kennis van de procedures voor de inning van geringe dagontvangsten.

Op 17 juli 2009 verscheen de dienstnota "Financiën: procedures voor de inning van geringe dagontvangsten" (D2009.147), die weergeeft welke procedures bij de inning van geringe dagontvangsten nageleefd moeten worden.

Op 28 oktober 2009 (jaarnummer 710) besliste het managementteam om een doelgerichte en doelmatige risicobeheersing na te streven bij de inning van geringe dagontvangsten, en om de nodige stappen te ondernemen opdat deze aangepaste procedures binnen de bedrijfseenheden en districten nageleefd worden.

Op 16 augustus 2017 (jaarnummer 428) heeft het managementteam kennis genomen van de geactualiseerde procedure voor dagelijks geldbeheer ontvangsten.

Aangezien de vorige stadssecretaris, Roel Verhaert, sinds 1 september 2017 met pensioen ging, werden voor de periode januari - augustus van 2017, in het kader van het beheer van geïnde gelden, de kasverschillen nog gerapporteerd aan de gemeenteraad. Op 25 september 2017 (jaarnummer 522) nam de gemeenteraad kennis van de kasverschillen gemeld in januari-augustus van 2017 en besliste om de vorige stadssecretaris, Roel Verhaert, te ontheffen van zijn verantwoordelijkheid inzake de kasverschillen gemeld gedurende zijn periode als stadssecretaris.

Op 29 mei 2018 (jaarnummer 0665) nam de stadssecretaris kennis van de kasverschillen gemeld in de periode september-december van 2017 en besliste om alle gemelde kasverschillen van september-december 2017 voor te leggen aan college en gemeenteraad.

Op 30 mei 2018 (jaarnummer 242) nam het managementteam kennis van de kasverschillen gemeld in de periode september-december  2017.

In het kader van het interne controlesysteem werden procedures voor de inning van geringe dagontvangsten uitgewerkt. Deze procedures beschrijven de aanstelling van geldinners, het beheer van geïnde gelden en de te volgen stappen in geval van kasverschil, diefstal of fraude.

In de periode van september 2017 tot en met december 2017 zijn 108 kasverschillen gemeld, waarvan 49 kastekorten voor een bedrag van -144,29 EUR en 59 kasoverschotten voor een bedrag van + 363,20 EUR.

Er werden in deze periode geen onregelmatigheden gemeld in verband met de ontvangsten. 

• Het Gemeentedecreet van 15 juli 2005 bepaalt de bevoegdheden van de stadssecretaris en de financieel directeur.
• Op grond van het Gemeentedecreet artikel 100 §3 is de stadssecretaris verantwoordelijk voor de chartale gelden en de kasverrichtingen.
• Het Gemeentedecreet artikel 162 §4 bepaalt dat de gemeenteraad de voorwaarden bepaalt waaronder personeelsleden van de gemeente kunnen worden belast met de inning van geringe dagontvangsten.
• De bevoegdheid voor de chartale gelden en de kasverrichtingen ligt in het kader van de functiescheiding bij de stadssecretaris. De stadssecretaris delegeerde zijn decretale bevoegdheden inzake financiën aan de bedrijfsdirecteur financiën.