2018_DCDE_00456 - Organisatiebeheersing - Aanpassing principes budgethouderschap, bestellen en goedkeuren voor het district - Goedkeuring

Artikel 290 van het Gemeentedecreet: de bepalingen betreffende de planning en het financieel beheer van de gemeenten zijn van toepassing op de planning en het financieel beheer van de districten met dien verstande dat:

• ‘de gemeenteraad’ moet gelezen worden als ‘de districtsraad’;
• ‘het college van burgemeester en schepenen’ moet gelezen worden als ‘het districtscollege’;
• ‘de gemeentesecretaris’ moet gelezen worden als ‘de districtssecretaris’, behalve voor wat betreft de taken bedoeld in artikelen 86, derde lid en 163.

Het is de exclusieve bevoegdheid van de districtsraad om toelagen nominatief te maken.

Dat kan op 2 manieren:

• Ofwel door een toelage op te nemen op de lijst van de nominatieve toelagen bij opmaak of wijziging van het budget;
• Ofwel door een individueel raadsbesluit buiten de budgetprocessen.

Voor de toelagen die via een lijst bij het budget nominatief gemaakt worden, moet nadien nog bepaald waarvoor de toelage moet aangewend worden (de aanwendingsvoorwaarden).  Deze dienen te worden goedgekeurd door het districtscollege. In dezelfde beslissing kan dan mee opgenomen worden hoe er zal uitbetaald worden als aan alle voorwaarden is voldaan.

Uit de praktische uitwerking van de decentralisatiebesluiten van de gemeenteraad van 29 mei 2017, bleek een nood aan budgethouderschap om een vlotte uitbetaling van subsidies aan lokale burgers en verenigingen te waarborgen. Daarom werd een ontwerp gemaakt met een aantal aanpassingen aan de bestaande regeling van het budgethouderschap met ingang van 29 december 2018. Alle bedragen in dit besluit zijn exclusief btw (waar van toepassing).

Het bestaande systeem voorziet een delegatie aan de districtssecretaris om bestellingen op exploitatie ≤ € 5.500 goed te keuren. Deze delegatie geldt niet voor toelagen. Alle bestellingen die niet onder de delegatie vallen, moeten aan het districtscollege worden voorgelegd ter goedkeuring.

Van de gelegenheid wordt gebruik gemaakt om – met ingang van 29 december 2018 – de goedkeuring van bestellingen op exploitatie- en investeringsbudget gelijk te maken. Op dit moment geldt de delegatie tot goedkeuring enkel voor bestellingen op exploitatie. Er wordt voorgesteld de delegatie te verlenen aan de districtssecretaris voor bestellingen op investeringen tot hetzelfde grensbedrag van ≤ € 5.500.

Op basis van het Gemeentedecreet kan het districtscollege budgethouderschap toekennen aan de districtssecretaris. In het voorjaar van 2018 werden nieuwe districtsreglementen voor sport, jeugd en stadsmakers opgemaakt, die gelden als overgangsreglement voor het kalenderjaar 2019. Om de verwerking en uitbetaling van de subsidies te kunnen verzekeren volgens de huidige doorlooptijden is een budgethouderschap van € 1.000 aangewezen.

In het kader van de transitie worden de procedures en grensbedragen voor bestellingen en de goedkeuring van bestellingen en te betalen bedragen maximaal eenduidig gemaakt tussen de stad, het OCMW en de districten. Het onderscheid in de procedures voor bestellingen op exploitatie- en op investeringsbudget wordt weggewerkt.

Om een vlotte verwerking van toelagen te verzekeren in de overgang naar 2019, wordt voorgesteld om de aanpassingen in dit besluit te laten ingaan op 29 december 2018. Volgende aanpassingen worden voorgesteld (alle bedragen in dit besluit zijn exclusief btw):

Aanpassing delegatie van bevoegdheid tot goedkeuren

Met betrekking tot de bevoegdheid om bestellingen goed te keuren en bijgevolg daarvoor verbintenissen aan te gaan en om te beslissen over de vastlegging en betaling van toelagen, wordt de volgende regeling voorgesteld om in werking te treden met ingang van 29 december 2018:

• Uitgaven exploitatie en investering (geen toelagen)  ≤ € 5.500: goedkeuring districtssecretaris na decentraal visum, dit inclusief maximaal 10 % meerkosten op exploitatie indien de ontvangstregistratie groter is dan de bestelling én indien deze meerkosten de maximale waarde van € 5.500 niet overschrijden;
• Uitgaven exploitatie en investering (geen toelagen) > € 5.500: goedkeuring op basis van individueel besluit districtscollege na centraal visum;
• Toelagen onder reglement (exploitatie + investeringen) ≤ € 1.000: goedkeuring of gemotiveerde weigering van toekenning en uitbetalingen: districtssecretaris na decentraal visum;
• Toelagen onder reglement (exploitatie + investeringen) > € 1.000: goedkeuring of gemotiveerde weigering van toekenning en uitbetalingen: via een besluit van het districtscollege na centraal visum.
• Toelagen buiten reglement (nominatieve): voor deze toelagen wordt geen delegatie verleend aan de districtssecretaris.

 Volgende modaliteiten zijn van toepassing:

• De districtssecretaris kan bovengenoemde bevoegdheden doordelegeren aan personeelsleden van de districtsadministratie;
• De medewerker aan wie de bevoegdheid tot goedkeuren gedelegeerd wordt, kan te allen tijde beslissen om een specifieke bestelling of te betalen bedrag voor te leggen aan een hoger orgaan voor expliciete goedkeuring;
• Het districtscollege wordt maximaal en structureel geïnformeerd over alle toelagen onder reglement (ongeacht het bedrag) en alle niet-ontvankelijke toelage-aanvragen via beleidsoverleg met betrokken schepen.

Correctiebestellingen

Het basisprincipe is dat elke levering of prestatie die het bestuur ontvangt, voorafgegaan moet worden door een volledig goedgekeurde bestelling. Als er geen volledig goedgekeurde bestelling voorafging aan een levering of prestatie, of als er een groter verschil is tussen de factuur en de bestelling dan de hierboven genoemde toleranties, dan dient dit rechtgezet te worden via een correctiebestelling. Dat is ook zo in de huidige procedures.

Het voorstel is om ook hier het onderscheid tussen bestellingen op exploitatie- en investeringsbudget op te heffen en om – met ingang van 29 december 2018 – de bevoegdheid tot het goedkeuren van correctiebestellingen en te betalen bedragen namens het district als volgt te regelen:

• Uitgaven exploitatie en investering ≤ € 5.500: goedkeuring door de districtssecretaris na decentraal visum:
• De districtssecretaris kan bovengenoemde bevoegdheden delegeren aan personeelsleden van de districtsadministratie;
• De medewerker aan wie de bevoegdheid tot goedkeuren gedelegeerd wordt, kan te allen tijde beslissen om een bepaalde correctiebestelling voor te leggen aan een hoger orgaan voor expliciete goedkeuring;
• Uitgaven exploitatie en investering > € 5.500: goedkeuring door het districtscollege na centraal visum.

Opheffen kleine prijsverschillen tussen facturen en bestellingen

Tussen facturen en bestellingen kunnen door verschillende oorzaken kleine verschillen optreden. Dit zorgt voor extra manueel werk en een tragere doorstroming van facturen. Het gaat hoofdzakelijk om afrondings- of berekeningsverschillen (bijvoorbeeld prijzen met meer dan 2 cijfers na de komma, btw berekend op lijnniveau tegenover op de som van lijnen). Het volledig manueel rechtzetten van die kleine verschillen vraagt meer tijd dan het wegboeken van die verschillen op de juiste kostenrekening. Bijvoorbeeld doordat facturen of creditnota’s manueel tegengeboekt en opnieuw ingeboekt moeten worden.

Het voorstel is om binnen volgende grenzen die verschillen te deblokkeren, zodat de factuur sneller vrijgegeven wordt voor betaling, met het oog op een hogere matching van facturen en een efficiëntere inzet van mensen:

Voor alle andere verschillen tussen de factuur en de bestelling, wordt een (bijkomende) correctiebestelling opgemaakt en goedgekeurd.

Er wordt principiële goedkeuring gevraagd om deze kleine prijsverschillen te kunnen deblokkeren.

Volgens artikel 159, §1 van het Gemeentedecreet komt het budgethouderschap toe aan het college van burgemeester en schepenen, behoudens de uitzonderingen die bepaald zijn door of krachtens het Gemeentedecreet. Het college is dus de hoofdbudgethouder.

Het artikel 159 (§2, §3, §4) van het Gemeentedecreet bevat vervolgens een aantal mogelijkheden waaronder het college het budgethouderschap kan delegeren. Zo kan het college voor aangelegenheden van dagelijks bestuur het budgethouderschap toekennen aan de secretaris, die verantwoordelijk is voor de uitvoering ervan.

In de zitting van 25 juni 2007 (jaarnummer 1521) bepaalde de gemeenteraad dat alle handelingen met betrekking tot de gewone dienst onder dagelijks bestuur vallen. Sinds de invoering van de beleids- en beheerscyclus in 2011 dient gewone dienst te worden gelezen als exploitatiebudget.