Artikel 57 § 3,4 van het Gemeentedecreet van 15 juli 2005 stelt dat het college van burgemeester en schepenen bevoegd is voor het voeren van de gunningsperiode, de gunning en de uitvoering van overheidsopdrachten.
De actualisatie van de marketing- en communicatieplanning 2019 werd opgestart in september in nauw overleg met de communicatieverantwoordelijken van de betrokken bedrijfseenheden.
In 2019 zal de focus voor de merkversterkende releases voornamelijk liggen op de profilering van Antwerpen als mode/shoppingstad, als studentenstad, als business-stad en als bruisende stad met topevenementen zoals de Ronde van Vlaanderen en Winter in Antwerpen.
Bij de strategische releases ligt de focus in 2019 op het beleidsdomein milieu met de verscherping van de toelatingscriteria in de LEZ, op de beleidsthema's mobiliteit met campagnes voor Slim naar Antwerpen, op de versterking van het economische weefsel met een campagne voor Winkelzondagen en Antwerpen als een veelzijdige shoppingstad, op het beleidsthema stadsontwikkeling met de promotie van antwerpenmorgen.be en de projecten rond Over de Ring, op de profilering van Antwerpen als een 'Smart City'. Ook zal er opnieuw op gedragsverandering ingezet worden met onder andere de campagne tegen intimidatie van holebi's, de beweegcampagne, de verkeersveiligheidscampagne en een campagne rond het verminderen van afval. Ten slotte staan een aantal evenementen opnieuw op het programma.
In totaal zijn er voor 2019 in de marketing- en communicatieplanning 38 releases opgenomen. Ook worden er 10 evenementen van derden communicatief ondersteund. Er zijn 130 partnerships waarvan 67 partnerships met creatie, 53 marketingpartnerships (advies op vlak van marktonderzoek, strategie, communicatieplanning of mediaplanning) en 10 digitale partnerships. Er zullen 24 huisstijltrajecten worden begeleid. Het aantal partnerships kan in het derde en vierde kwartaal nog wijzigen door de tussentijdse actualisering.
Voor de uitwerking van de campagnes of communicatie-initiatieven die in deze planning opgenomen zijn, wordt er gebruik gemaakt van verschillende raamcontracten, zoals hierboven opgenomen (zie Juridische grond).
Artikel 137 van het Koninklijk Besluit van 15 juli 2011 plaatsing overheidsopdrachten klassieke sectoren bepaalt dat als een raamovereenkomst is gesloten met één enkele deelnemer, de erop gebaseerde opdrachten aan hem worden gegund volgens de in de raamovereenkomst gestelde voorwaarden.
Voor de aankoop van mediaruimte wordt gebruik gemaakt van bestek 2017/5021, goedgekeurd door het college op 26 januari 2018 (jaarnummer 696).
Voor de productie van campagnemateriaal wordt gebruik gemaakt van bestek 2015/3203, goedgekeurd door het college op 15 april 2016 (jaarnummer 3240).
Voor de uitgaven die buiten deze bestekken vallen, wordt gebruik gemaakt van de procedure vastgelegd in de wet op de overheidsopdrachten. Krachtens artikel 42, §1, 1°, a) wet overheidsopdrachten 17 juni 2016, samen gelezen met artikel 90, eerste lid, 1° KB Plaatsing 18 april 2017, kan een opdracht worden geplaatst volgens de onderhandelingsprocedure zonder voorafgaande bekendmaking voor zover de goed te keuren uitgave lager is dan 135.000,00 EUR exclusief btw.
De releaseplanning voor de huidige bestuursperiode werd in de collegezitting van 20 december 2013 (jaarnummer 12874) vastgelegd. Strategische coördinatie stelde een meerjarenplan op voor de periode 2014-2019 waarbij een release een betekenisvol - tussentijds - resultaat in functie van doelstellingen betreft. Omdat niet elke release aanleiding geeft tot een communicatieactie, stelde de bedrijfseenheid Ondernemen en Stadsmarketing een marketing- en communicatieplanning op waarbij de belangrijkste communicatiemomenten bepaald en gebudgetteerd worden. De doelstelling is om de communicatie-initiatieven van de stad Antwerpen beter in regie te brengen en de nodige focus te voorzien.
Jaarlijks wordt deze communicatieplanning herzien op basis van planningsgesprekken met de verschillende bedrijfseenheden. De planningsgesprekken worden steeds in september opgestart en vormen de basis van de actualisering van de marketing- en communicatieplanning.
Voorafgaand aan deze actualisering werd het klantenmodel verder verfijnd. Bij de invoering van het nieuwe klantenmodel in 2015, goedgekeurd door het managementteam in zitting van 21 januari 2015 (jaarnummer 11) werden drie types van samenwerking gedefinieerd, afhankelijk van de grootte en de aard van een communicatieproject: releases, partnerships en selfservice. Omdat het voor klanten niet altijd duidelijk was welk project tot welke categorie behoort, werden in het collegebesluit van de actualisering van de marketing- en communicatieplanning 2017-2019 (jaarnummer 10706), duidelijke definities bepaald van elke categorie: merkpositionerende releases en strategische releases. In het managementteam werd op 5 juli 2017 (jaarnummer 392) eveneens een besluit goedgekeurd met een extra toelichting over de samenstelling van het releasebudget en waarvoor het releasebudget wel of niet kan worden ingeschakeld.
Het college keurt de actualisering van de marketing- en communicatieplanning 2019 goed.