2019_CBS_02592 - Winter in Antwerpen - Algemene evaluatie 2018 - 2019 en concept 2019 - 2020 - Goedkeuring

Na afloop van Winter in Antwerpen 2018-2019 werd het evenement met alle partners en leveranciers besproken en geëvalueerd. Dit gebeurde met alle interne en externe partijen. In dit besluit worden alle positieve en negatieve elementen beschreven en leerpunten meegegeven. Aangezien alle bestekken en concessies in 2019 opnieuw in de markt moeten worden gezet was deze grondige evaluatie zeer belangrijk. 

Ook de data van de volgende edities van Winter in Antwerpen moeten opnieuw vastgelegd worden: 

• zaterdag 7 december 2019 tot en met zondag 5 januari 2020;
• zaterdag 5 december 2020 tot en met zondag 3 januari 2021.

De algemene evaluatie was zeer positief, het evenement trok een recordaantal bezoekers.

Bezoekcijfers
Winter in Antwerpen trok meer dan een miljoen bezoekers.

• openingsfeest: 100.000 bezoekers;
• ijspiste: 45.700 schaatsers;
• kerstmarkt: 1.000.000 passanten; 
• tubing: 10.000 glijders; 
• eindejaarsvuurwerk: 110.000 feestvierders;
• winter-BBQ: 12.000 bezoekers.

Er gebeurde een marktonderzoek op basis van mobiele data en wifi tellingen. Een stijging van bezoekers tussen 5 en 13%. Een markante stijging van bezoekers uit Nederland, Duitsland, Frankrijk en Spanje. Dit zorgt ook voor een langere verblijfsduur op het evenement. Net zoals de vorige edities liggen de piekmomenten op zaterdag en in de vakantieperiode. 

Evaluatie attracties

1. Ijspiste met schaatsverhuur en winterbar
Deze attractie op de Groenplaats, uitgebaat door UC Belgium, werd positief geëvalueerd. Zowel het aanbod als de programmatie in de winterbar en de ijspiste werden positief onthaald door de bezoekers. De afwerking van alle constructies was in orde en paste in de look & feel van het evenement. Het overdekte terras tussen ijspiste en winterbar heeft zeker een meerwaarde. De genomen maatregelen tegen eventuele sneeuwbelasting op de overkapping van de ijspiste waren positief. 

Wegens de hoge stook- en personeelskosten werd opnieuw een extra toelage van 30.000,00 euro (exclusief btw) aan de uitbater uitbetaald. 

Leerpunten voor een volgende editie zijn:

• prijszetting van het schaatsen mee bepalen met de concessionaris;
• een goede kennis van het terrein door de concessionaris. 

Er wordt een nieuwe concessie in de markt gezet voor de uitbating van een ijspiste met schaatsverhuur en winterbar gedurende de drie volgende edities van Winter in Antwerpen op de Groenplaats. 

2. Winterbar met kinderactiviteit
De winterbar, een spiegeltent, kreeg een nieuwe locatie voor deze editie, namelijk aan de ingang van het Steenplein (zijkant wandelbrug). Dit zorgde voor een grotere visibiliteit en meer bezoekers in de tent. De spiegeltent was mooi ingericht met voldoende zitplaatsen en leuke kinderanimatie. Er waren een aantal klachten over geluidsoverlast. Hier werd snel op bijgestuurd, maar het blijft een aandachtspunt, hoofdzakelijk door de aard van de constructie. 

Leerpunten voor een volgende editie zijn:

• betere uitlichting langs de buitenkant;
• een kleinere logistieke zone;
• een meer geluidsdichte basisstructuur plaatsen (in plaats van een spiegeltent);
• een kwaliteitsvoller terrasje. 

Er wordt een nieuwe concessie in de markt gezet voor de uitbating van een winterbar met kinderactiviteit gedurende de drie volgende edities van Winter in Antwerpen op het Steenplein.

3. Reuzenrad
De algemene evaluatie van het reuzenrad was positief, maar met opmerkingen:

• de beloofde gesloten gondels werden niet geleverd;
• de opbouw en afbraakplanning werd niet voldoende opgevolgd, de opgelegde timings werden nipt gehaald;
• de afwerking van het rad was van mindere kwaliteit dan de voorbije jaren en het rad bleek verouderd.

Er wordt een nieuw bestek in de markt gezet voor de uitbating van een reuzenrad gedurende de drie volgende edities van Winter in Antwerpen. Om een kwaliteitsvol rad te garanderen zal het bestek inclusief vergoeding zijn.

4. Tubingbaan
De tubingbaan kreeg dit jaar een nieuwe locatie, namelijk het Koningin Astridpein en dit in samenspraak met de Zoo en het China Light Festival.  
De attractie trok minder bezoekers dan vorige edities. Het was immers het vierde (en laatste) jaar dat deze opstelling werd geplaatst zonder echt vernieuwende elementen. 

Er zal dus geen nieuwe concessie voor het uitbaten van een tubingbaan in de markt gezet worden. Er wordt gezocht naar een nieuwe innovatieve beleving. 

5. Eyecatcher met Joe Christmas House
De eyecatcher was deze editie een grote overkapping, de Perfect Sky, waarrond consumptie chalets en het Joe Christmas House gepositioneerd stonden. Deze overkapping met groendecoratie werkte zeer goed. De Grote Markt was een echt afspreekpunt waar de bezoeker kon genieten van live muziek, mooie zitplekken en een feërieke uitlichting. 

Gezien het grote succes wordt deze constructie en de samenwerking met Joe herhaald en geoptimaliseerd. 

Er wordt een nieuw bestek in de markt gezet voor het plaatsen van een grote overkapping met groendecoratie op de Grote Markt. 
Er worden nieuwe gesprekken opgestart met radiozender Joe om opnieuw een live studio te plaatsen op de Grote Markt. 

6. Vuurelementen
Aan de ijspiste kon de bezoeker opnieuw genieten en opwarmen aan de vuurlijn. Op de Grote Markt stond een nieuwe installatie met water- en rookelementen, het was geen warmte-element maar zorgde wel voor een knusse verzamelplek. Op het Steenplein stonden de traditionele vuurkachels met zitplaatsen en ingebouwde roetfilters. Deze vuurkachels zijn publiekstrekkers, maar moeten geëvalueerd worden met het oog op schadelijke uitstoot van fijn stof en CO². 

Er is nood aan een knusse, warme plek waar de bezoeker kan opwarmen, er wordt dus onderzoek gedaan naar mogelijke alternatieven van deze houtkachels. Een nieuw bestek wordt hiervoor uitgeschreven voor de volgende drie edities van Winter in Antwerpen.

7. Wensenmuur
De interactieve wensenmuur kreeg een nieuwe locatie op het Steenplein en was opnieuw een schot in de roos. Met 16.000 verstuurde wensen was het nog een groter succes dan de vorige editie. De wenskaarten waren in thema van Portico & Bijou en het LED scherm werd ook geoptimaliseerd. 

Gezien het succes zal deze attractie opnieuw geplaatst worden. Als geplande actie wordt de optimalisatie van de werking en structuur opnieuw bekeken. 

8. Kerststal
De kerststal nam zijn klassieke plaats op de Handschoenmarkt opnieuw in. De klassieke invulling werd door iedereen gesmaakt.

Voor de volgende editie staat gepland om een nieuwe locatie of opstelling te zoeken aangezien de Handschoenmarkt kampt met een grote werfzone waardoor de brandweerdoorgangen niet meer gerespecteerd kunnen worden. 

9. Zingende kerstboom
De Zingende kerstboom werd positief geëvalueerd. De samenwerking met Koor & Stem verliep vlot, er was veel interesse en de programamtie was snel gevuld. 

Voor de volgende editie staat gepland om te onderzoeken of deze opstelling nog op de Handschoenmarkt kan staan gezien de grote werfzone. 

Evaluatie randevenementen

1. Openingsfeest 
Het evenement had dit jaar een nieuwe invalshoek, namelijk pop-up kooroptredens op verschillende plekken in de stad Antwerpen en als afsluiter een groots concert van K's Choice met honderden zangers op het Operaplein. Ondanks het noodweer waren de bezoekers zeer enthousiast en aangenaam verrast door deze invulling. 

Voor de volgende editie staat gepland:

• een nieuw concept en locatie uitwerken;
• inzet bekijken van een extra logistieke partner ter ondersteuning van opbouw en afbraak.

2. Eindejaarsvuurwerk

Het eindejaarsvuurwerk werd positief geëvalueerd. Het weer was dit jaar een meevaller. Dat zorgde voor een sterke stijging in bezoekers. Ook op Linkeroever groeit het aantal bezoekers voor dit evenement. Het vuurwerk werd door vuurwerkmaker HC Pyrotechnics gebracht. Het was goed, professioneel en innovatief. Het vuurwerk werd vooraf gegaan door een DJ-set van 5napback dat startte om 22.30 uur. Voor de opnames werd samengewerkt met VRT en live uitgezonden op één. De samenwerking met alle partijen verliep goed en zonder noemenswaardige incidenten. 
Het stijgende bezoekersaantal en de korte tijdspanne van het evenement blijft een aandachtpunt qua veiligheid en crowd management. Deze editie liep de concessie voor de uitbating van een bar voor de tweede keer via Bert&Co. De samenwerking met de concessionaris verliep vlot. 

Voor de volgende editie staan onderstaande acties gepland:

• uitschrijven van een nieuwe concessie voor het uitbaten van een bar;
• mogelijkheden bekijken om de site op Linkeroever meer te betrekken;
• uitschrijven van een nieuw bestek voor het gunnen van een vuurwerkmaker. Extra aandacht gaat hierbij uit naar de beschikbaarheid van de opbouwlocatie op de Droogdokkensite en de heraanleg van de kaaien;
• verder inzetten op veiligheid en crowd management.  

3. Winter-BBQ

De Winter-BBQ en de samenwerking met de concessionaris Melis Events werden positief geëvaleerd. Voor de derde keer werd de Winter-BBQ  gehouden op de Scheldekaaien ter hoogte van de Voetgangerstunnel. De bezoeker vond de locatie vlot. Voor de start van het evenement stonden er lange aanschuifrijen aan de verdeeltenten voor de gratis bonnetjes. In kader van duurzaamheid werd voor een eerste keer gewerkt met glas op de site. Er werd door de concessionaris ingezet op het ophalen van lege glazen en ter plaatse afwassen. 

Voor de volgende editie staan volgende acties gepland: 

• het gebruik van glas herbekijken; 
• uitschrijven van een nieuwe concessievraag voor dit evenement. 

Evaluatie standhouders en kerstmarkt

De standhouders kregen opnieuw een evaluatieformulier toegestuurd om het evenement en hun standplaats te evalueren. Hieronder de resultaten:

• 86% van de standhouders was tevreden over afgelopen kerstmarkt;
• 84% van de standhouders was tevreden over de aanwezigheid van Joe op de site;
• 94% van de standhouders was tevreden over het aangepaste sluitingsuur op 24 en 31 december en op 6 januari;
• 97% van de standhouders was tevreden over de communicatie van het Winter in Antwerpen team;
• 50% van de standhouders was niet tevreden over de openingsuren van de kerstmarkt. Hoofdzakelijk de koopwaar chalets hadden hierover klachten. In functie daarvan worden de openingsuren opnieuw onderzocht. 

Evaluatie acties

1. A-kaart
De acties van de A-kaart werden positief geëvalueerd. 

Tijdens Winter in Antwerpen konden bewoners genieten van verschillende voordelen met de A-kaart. De acties werden gecommuniceerd in de nieuwsbrieven van december en zorgde voor heel wat deelnemers en trafiek op de website. 

2. Antwerp City Card

3. Sodipa

Er werden 200 vouchers online aangeboden om met korting te schaatsen. Deze waren quasi uitverkocht.

Evaluatie Winterterrassen

De werking rond de winterterrassen werd positief geëvalueerd en zal volgende editie herhaald worden. Er wordt gezocht naar meer robuuste, stevigere chalets om te verhuren aan de horeca uitbaters. 

Evaluatie veiligheid en calamiteiten

Voor de tweede keer werd er gewerkt met een calamiteitenwachtdienst, die zorgde ervoor dat er een constante efficiente opvolging was op het terrein. Communicatie tussen alle betrokken partijen werd zeer secuur opgevolgd in een overkoepelende groep waardoor er geen noemenswaardige incidenten zijn gebeurd tijdens het evenement, enkel tijdens opbouw was er sprake van een werkongeval bij een externe leverancier. Er werden meteen extra maatregelen getroffen: er kwam extra toezicht op veiligheidstaken, exta opleidingen en er werden extra Persoonlijke Beschermings Middelen aangekocht.

Evaluatie gezondheid

De controle van de alcoholwetgeving gebeurde tijdens drie onaangekondigde momenten en dit ook bij de winterterrassen. Er werden 11 pv's opgemaakt. Het merendeel van de pv's werd uitgeschreven aan één winterterras, zij verkochten het vaakst aan minderjarigen. Deze chalet heeft een finale waarschuwing gekregen, bij een overtreding tijdens een volgende editie kan er opgelegd worden dat deze uitbater zijn winterterras één of meerdere dagen moet sluiten. 

Voor de volgende editie worden volgende acties gepland:

• strenger toekijken op promoties bij winterterrassen;
• blijvende controles op verkoop aan minderjarigen en doorgedreven sensibilisering bij de uitbaters;
• alternatief bekijken voor mobiel alcolab.

Concept 2019-2020

Winter in Antwerpen zal plaatsvinden van zaterdag 7 december 2019 tot en met zondag 5 januari 2020. 
Onderstaande elementen zullen op de evenementensite aanwezig zijn: 

• kerstmarkt op Groenplaats, Grote Markt, Suikerrui en Steenplein;
• ijspiste met schaatsverhuur en winterbar op Groenplaats;
• winterbar met kinderactiviteiten op Steenplein; 
• reuzenrad aan Cruise Terminal;
• reuzenkerstbomen om Grote Markt en Koningin Astridplein;
• kerstverlichting op de via Sinjoor-as en de site van Winter in Antwerpen;
• kerststal.

Alle bestekken en concessies voor dit evenement worden opnieuw in de markt gezet: 

• eindejaarsverlichting;
• huren en plaatsen van chalets;
• kerstbomen;
• eindejaarsvuurwerk;
• decoratieve elementen;
• overkapping Grote Markt;
• ijspiste met schaatsverhuur en winterbar;
• winterbar met kinderactiviteiten;
• geluid. 

Programma
De bedrijfseenheid Ondernemen en Stadsmarketing houdt bij de opmaak van het concept maximaal rekening met opmerkingen en suggesties. De volgende uitgangspunten zijn bepalend voor de uitwerking van het concept: