De stad Antwerpen levert aan Homo Sapiens Sapiens bvba de papieren vragenlijsten van bevragingen om antwoorden in te voeren in een online tool. Het gaat over een unieke identificatiecode en antwoorden op de vragen. Indien de respondent hiermee instemt (opt-in voor deelname aan onderzoeken van de stad Antwerpen) wordt ook zijn of haar e-mailadres en telefoonnummer ingegeven in de tool. Na het ingeven van de data worden de resultaten via de unieke identificatiecode door een derde partner gekoppeld aan het bruto-bestand met persoonsgegevens uit het bevolkingsregister (uitgezonderd naam, voornaam en domicilieadres) en geanonimiseerd terug bezorgd aan de stad Antwerpen voor statistische verwerkingen. De opt-in gegevens worden bewaard in het bestand van het onderzoekspanel dat door een derde partij wordt beheerd.
Wanneer de verantwoordelijke van verwerking van gegevens een beroep wil doen op een derde (verwerker), is het aangewezen om hiervoor een overeenkomst af te sluiten. In die overeenkomst worden onder meer de volgende zaken opgenomen: het onderwerp en de duur van de verwerking, de aard en het doel van de verwerking, het soort persoonsgegevens en de categorieën van betrokkenen, de rechten en plichten van beide partijen.
De verwerkersovereenkomst werd opgesteld. Deze overeenkomst wijkt af van het sjabloon dat via delegatie kan worden goedgekeurd door bedrijfsdirecteurs (goedgekeurd door het college op 14 september 2018, jaarnummer 8213) en wordt daarom voorgelegd aan het college. De voorgestelde overeenkomst is relevanter en meer op maat voor de samenwerking met een onderzoeks- en dataverwerkingspartner van de stad Antwerpen binnen de context van een raamcontract. Hierbij zijn gelijktijdig heel wat verschillende projecten betrokken en er worden heel wat verschillende databronnen verwerkt. Het standaardsjabloon is meer gericht naar leveranciers van diensten aan de stad Antwerpen die éénmalig of op kortere termijn duidelijker omschreven dataverwerkingstaken uitvoeren.
Artikel 28 van de verordening (EU) 2016/679 van 27 april 2016 betreffende de bescherming van natuurlijke personen in verband met de verwerking van persoonsgegevens en betreffende het vrije verkeer van die gegevens en tot intrekking van Richtlijn 95/46/EG (Algemene verordening gegevensbescherming)
Op 21 december 2018 (jaarnummer 11391) keurde het college de gunning goed voor het afsluiten van een raamovereenkomst met betrekking tot het leveren van diensten door een extern bureau voor het uitvoeren van veldwerk voor marktonderzoek 2019 tot 2022, op basis van bestek GAC/2017/00095 voor perceel 4 aan Homo Sapiens Sapiens bvba, Vijverstraat 26A, 3040 Sint-Agatha-Rode, met ondernemingsnummer 0465.992.156.
Bij de verwerking van persoonsgegevens dienen de verantwoordelijken voor de verwerking (in casu de stad Antwerpen, vertegenwoordigd door het college) en de verwerker (in casu Homo Sapiens Sapiens bvba) een aantal verplichtingen na te leven (volgens artikel 28 van de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG), in werking getreden op 25 mei 2018).
Het college keurt de verwerkersovereenkomst goed die wordt afgesloten met Homo Sapiens Sapiens bvba.