Wanneer de verantwoordelijke van verwerking van persoonsgegevens een beroep wil doen op een derde (verwerker), is het aangewezen om hierover een overeenkomst af te sluiten. In die overeenkomst worden onder meer de volgende zaken opgenomen: het onderwerp en de duur van de verwerking, de aard en het doel van de verwerking, het soort persoonsgegevens en de categorieën van betrokkenen, de rechten en verplichtingen van beide partijen.
Na de inwerkingtreding van de AVG dienen er een groot aantal verwerkingsovereenkomsten te worden afgesloten. Daarom is het aangewezen een sjabloon van een verwerkingsovereenkomst goed te keuren en de bevoegdheid om de overeenkomsten namens de het OCMW Antwerpen af te sluiten met verwerkers te delegeren aan de algemeen directeur en vervolgens aan de bevoegde bedrijfsdirecteurs. De bedrijfseenheden zijn immers verantwoordelijk voor de uitvoering van het stedelijk informatieveiligheidsbeleid. Het afsluiten van verwerkingsovereenkomsten ligt in het verlengde daarvan.
Deze delegatie geldt enkel voor zover het sjabloon van verwerkingsovereenkomst wordt gebruikt. Indien verwerkingsovereenkomsten worden afgesloten die niet stroken met het sjabloon dat door het vast bureau werd goedgekeurd, zal een beslissing van het vast bureau nog nodig blijven.
In het dataverwerkingssysteem zal een centraal overzicht worden bijgehouden van alle verwerkingsovereenkomsten die namens het OCMW Antwerpen worden afgesloten. De bedrijfsdirecteurs die (met gebruik van de delegatie) verwerkingsovereenkomsten goedkeuren, melden dit telkens aan de functionaris voor gegevensbescherming, die zorgt voor het centraal overzicht.
Artikel 28 van de VERORDENING (EU) 2016/679 van 27 april 2016 betreffende de bescherming van natuurlijke personen in verband met de verwerking van persoonsgegevens en betreffende het vrije verkeer van die gegevens en tot intrekking van Richtlijn 95/46/EG (Algemene verordening gegevensbescherming)
Op 25 mei 2018 trad de Europese verordening gegevensbescherming (AVG) in werking.
Volgens artikel 28 van de AVG kan elke verwerkingsverantwoordelijke bij de verwerking van persoonsgegevens een beroep doen op een derde partij, de verwerker genoemd, die in opdracht van de verwerkingsverantwoordelijke persoonsgegevens zal verwerken.
Het vast bureau keurt het sjabloon voor verwerkingsovereenkomst conform de AVG goed.
Het vast bureau beslist om de bevoegdheid tot het afsluiten van verwerkingsovereenkomsten voor zover het sjabloon daartoe gebruikt wordt, te delegeren aan de algemeen directeur, met de mogelijkheid voor de algemeen directeur om deze bevoegdheid verder te delegeren aan de bedrijfsdirecteurs.
Het vast bureau keurt goed dat alle verwerkingsovereenkomsten centraal worden bijgehouden in het dataverwerkingssysteem.
Het vast bureau geeft opdracht aan:
| Dienst | Taak |
| bevoegde bedrijfsdirecteurs | alle bestaande verwerkingsovereenkomsten binnen het eigen bedrijf oplijsten en aanpassen aan de regels van de AVG. Nieuwe verwerkingsovereenkomsten afsluiten volgens het sjabloon dat werd goedgekeurd door het vast bureau. Afgesloten overeenkomsten doorgeven aan de functionaris voor de gegevensbescherming voor opname in het centraal overzicht (dataverwerkingssysteem). |