2019_CBS_04172 - Winter in Antwerpen 2019 - 2020 - Aanvullende modaliteiten - Goedkeuring

Tussen de uiterste inschrijvingsdatum en de dag van de bieding worden de kandidaten gecontroleerd op inschrijving in de Kruispuntbank voor Ondernemingen en openstaande schulden bij de stad Antwerpen of de vzw Stadsmarketing en Toerisme. Ook negatieve ervaringen (proces-verbaal, vaststelling GAS-ambtenaar) van de afgelopen drie edities kunnen leiden tot uitsluiting van deelname aan de bieding. Wanneer er meer dan drie gedocumenteerde feiten zijn, kan de kandidaat uitgesloten worden.

Modaliteiten voor toewijzing per openbaar opbod voor consumptiechalets.

Alle genoemde plaatsen zullen per openbaar opbod toegewezen worden. Als een standplaats wegvalt om redenen van openbaar nut, zal de eventuele betaalde vergoeding integraal worden teruggestort zonder dat de vergunninghouder schadeloosstelling kan eisen. De stad Antwerpen is in geen enkel geval aansprakelijk voor schade voortvloeiend uit onvoldoende kennis van de exacte ligging en afmetingen van de standplaats.

Als de inschrijving rechtsgeldig is, moet de kandidaat inloggen met zijn persoonlijke e-ID en zijn pincode. Deelnemen aan de procedure van toewijzing per openbaar opbod is persoonlijk. Deelname per volmacht (eensluidend verklaard) is mogelijk. Elke persoon kan slechts één keer deelnemen met zijn e-ID en pincode.

Een chalet wordt gegund aan de hoogstbiedende. Voor elke standplaats wordt een instelprijs vastgelegd. Per chalet wordt een afzonderlijke bieding gedaan. Er wordt maximaal één chalet toegewezen per uitgereikte online deelnamekaart. Het uitgebrachte bod is bindend.

Standplaatsen die bij de bieding niet toegewezen worden, kunnen worden geschrapt of anders ingevuld worden. Er kan ook een tweede, derde, enzovoort bieding georganiseerd worden.

Het minimum bod per chalet is terug te vinden in de overzichtslijst.

Door in te schrijven voor de kerstmarkt en deel te nemen aan de openbare bieding, verklaren deelnemers zich akkoord met alle verkoopsvoorwaarden bij deze bieding.

Na toewijzing van de chalet bij de elektronische bieding, moet de standhouder zijn aanbod concretiseren binnen de subcategorie die is toegekend aan de chalet. Dit gebeurt op een standaardformulier dat de standhouder na de bieding ontvangt van de stad Antwerpen. Als een standhouder een product aan zijn aanbod wenst toe te voegen, dat buiten de aangegeven categorie valt, kan dat enkel als het product nog niet op die locatie verkocht wordt als hoofdproduct. Hij moet hiervoor een aanvraag indienen met een gegronde motivatie. De verkoop van voeding en (fris)drank kan enkel gecombineerd worden in de vooraf bepaalde chalets die met een gecombineerde invulling worden aangeboden tijdens de elektronische bieding.

2. Koopwaarchalets

2.1. Verlengingen

In het gebruikersreglement werd voorzien dat een vergunning voor een koopwaarchalet jaarlijks verlengd kan worden, met een maximum van twee verlengingen.

De verlengingen werden goedgekeurd door het college op 22 maart 2019 (jaarnummer 2592).

De standhouders die in aanmerking komen voor een verlenging kunnen zich opnieuw inschrijven. De uiterste inschrijvingsdatum voor verlengingen is 14 juni 2019.

Verlengingscriteria

Volgende voorwaarden en criteria worden gehanteerd voor het bepalen van de verlengingen van de vergunning:

• enkel standhouders die bij de volgende editie dezelfde producten zullen aanbieden, komen in aanmerking voor een verlenging (ja/nee-beoordeling);
• enkel standhouders die tijdig betaalden, komen in aanmerking voor een verlenging (ja/nee-beoordeling);
• aanbod: de jury zal nagaan of er overeenstemming is tussen de voorgestelde producten bij de inschrijving met de effectief aangeboden producten (30 punten);
• kwaliteit: de jury zal nagaan of de kwaliteit van de aangeboden producten goed is (30 punten);
• inrichting: de jury zal de presentatie van de producten en de invulling van de chalet in de sfeer van kerst beoordelen (20 punten);
• samenwerking: de jury zal nagaan of de standhouder de regels van de kerstmarkt opvolgt en vlot samenwerkt met stadsdiensten (20 punten).

2.2. Nieuwe inschrijvingen

De uiterste inschrijvingsdatum voor koopwaarchalets is 14 juni 2019. De datum voor de jury is vastgelegd op 20 juni 2019.

Als niet alle standplaatsen ingevuld worden tijdens deze eerste selectieronde, zal een tweede ronde gestart worden. Dan zal de jury samenkomen om de bijkomende kandidaturen te beoordelen en zo de resterende standplaatsen in te vullen.

 De jury bestaat uit:

• vertegenwoordiger van de dienst Ondernemen en Stadsmarketing/Visit Antwerpen;
• vertegenwoordiger van de dienst Ondernemen en Stadsmarketing/Business en Innovatie/Detailhandel en horeca;
• projectleider Winter in Antwerpen.

Deelnamecriteria

De jury hanteert volgende criteria om een puntenrangschikking op te kunnen stellen:

• aanbod kerst- en geschenkartikelen: dit criterium wordt op 30 punten beoordeeld. Hier wordt van de kandidaat een motivatie verwacht waarom zijn product op de kerstmarkt thuishoort. Het moet hier gaan om artikelen die passen in de sfeer van de eindejaarsperiode en die dus niet op eender welke gewone markt kunnen verkocht worden. Voorbeelden hiervan zijn ambachtelijke, artisanale producten, kaarsen, kerstkaarten, feestdecoratie, kunstartikelen, educatief speelgoed, interieurspulletjes.
• originaliteit: de kandidaten worden gevraagd beeldmateriaal of voorbeelden van hun producten bij hun inschrijving te voegen. Daarnaast geven zij ook meer uitleg over hun producten in een motivatie. Op basis daarvan beoordeelt de jury op 25 punten dit criterium. Kandidaten met originele en unieke producten zullen beter scoren dan kandidaten met veelvoorkomende producten;
• kwaliteit: op basis van de aangeleverde voorbeelden, beeldmateriaal en motivatie, beoordeelt de jury op 15 punten de kwaliteit. Hiervoor zal een schaal bepaald worden waarbij 15 punten geldt voor producten van een hoge kwaliteit die zeer geschikt zijn voor een kerstmarkt, tot 0 punten voor producten van zeer lage kwaliteit die niet geschikt zijn voor een kerstmarkt;
• differentiatie in aanbod: dit criterium zal op 20 punten gescoord worden. Bijvoorbeeld de eerste die inschrijft met juwelen krijgt 20 punten, de tweede 15 punten, de derde nog 10 punten, de vierde 5 punten. Vanaf de 5de kandidaat die eenzelfde productsoort aanbiedt, worden geen punten meer gegeven. De jury zal vooraf een lijst met productsoorten opstellen voor de beoordeling van dit criterium;
• inrichting en presentatie chalet: de jury zal de presentatie van de producten en de inrichting van de chalet in de sfeer van kerst beoordelen op 10 punten.

Tot slot kunnen negatieve ervaringen (inbreuken op het reglement of proces verbaal) van de afgelopen drie edities in mindering worden gebracht. Per gedocumenteerd feit kunnen 5 punten in mindering worden gebracht, met een maximum van 15 punten.

Een kandidaat behoort minimaal 50 punten te scoren om een standplaats te bekomen.

De jury zal enerzijds de inschrijvingsdossiers beoordelen en anderzijds ook de verlengingen van de vergunning opvolgen.

2.3. Wekelijkse verhuur

Startende bedrijven zijn beginnende ondernemers die maximaal vier jaar geleden zich als handelaar hebben ingeschreven in de Kruispuntbank van de Ondernemingen. Om deze bedrijven een kans te geven om deel te nemen aan de kerstmarkt, voorziet de stad Antwerpen een chalet voor wekelijkse verhuur. Dit gaat enkel over koopwaar producten. Deze chalets zijn vooraf bepaald op het inplantingsplan. Een kalender met de beschikbare datums wordt vooraf meegedeeld, ze worden dus per week verhuurd aan een verlaagde deelnameprijs die bepaald wordt door het college. Na het verstrijken van de inschrijvingsdatum zal een jury oordelen over de kandidaturen en via een puntensysteem wordt een rangschikking bepaald, bij een ex aequo speelt de volgorde in het register een rol. De eerste kandidaat in de rangschikking komt als eerste in aanmerking voor een vergunning op basis van een aantal criteria. Aan deze criteria worden punten verbonden.

Prijzen 

Jaarlijks legt het college de prijzen vast voor de huur van een standplaats/chalet. Alle prijzen zijn exclusief btw.

Voor koopwaarchalets gelden vaste prijzen, voor consumptiechalets gelden instelprijzen die gehanteerd worden bij de openbare elektronische bieding. Voor de prijzen van de editie 2019-2020 baseert de bedrijfseenheid Ondernemen en Stadsmarketing zich op de prijzen van de vorige editie en de ervaringen van de eerdere openbare veilingen.

• Koopwaarchalets

*handgemaakte producten (koopwaar): elk product moet uniek zijn, van een hoge kwaliteit en met de hand gemaakt (sjaals, houtwerk, handgemaakte kleding, enzovoort) dus niet industrieel vervaardigd. Om de kwaliteit van het aanbod op de kerstmarkt te verbeteren, is het aangewezen om het standgeld voor standhouders met ambachtelijke/handgemaakte producten (geen voeding) voordeliger te maken. Ambachtelijke/handgemaakte producten zijn producten die op een originele en traditionele manier worden gemaakt. Elk exemplaar is uniek doordat de ambachtsman individuele aandacht schenkt aan het productieproces en het materiaal (mag niet industrieel vervaardigd zijn). Ambachtelijke producten zijn veel duurder dan industriële producten omdat er niet of nauwelijks schaalvoordeel kan worden behaald.

• consumptiechalets

Als waarborg hanteert de bedrijfseenheid Ondernemen en Stadsmarketing onderstaande bedragen. Bijkomende kosten voor een zijluik, enzovoort worden integraal doorgerekend aan de standhouder.

Alle standgelden en waarborgen worden geïnd door vzw Stadsmarketing en Toerisme.

Sanctionering

Overtredingen op het reglement zullen worden gesanctioneerd met gemeentelijke administratieve sancties overeenkomstig artikel 4 van de wet van 24 juni 2013 betreffende de gemeentelijke administratieve sancties. Een (tijdelijke) intrekking van de vergunning en/of sluiting van de chalet behoort tot de mogelijke sancties.

De niet-naleving van het reglement kan leiden tot uitsluiting van de huidige en de volgende drie editie(s) van Winter in Antwerpen, wanneer er vier gedocumenteerde overtredingen worden vastgelegd. Het college is bevoegd om te beslissen over de uitsluiting.

Kruispuntbank

Inschrijven en het verlenen van een vergunning voor de gehele duur van de kerstmarkt, kan enkel aan een in de Kruispuntbank van de Ondernemingen ingeschreven natuurlijke of rechtspersoon. Voor buitenlandse standhouders geldt dat zij moeten ingeschreven zijn in een vergelijkbaar officieel registratiesysteem voor ondernemingen in het land waar ze gevestigd zijn. Ze moeten ook meedelen onder welke vennootschapsvorm ze geregistreerd zijn. Aan dezelfde natuurlijke of rechtspersoon kan slechts één chalet, zoals vastgelegd op het inplantingsplan, toegewezen worden. Voorafgaand aan de toewijzing zal hierop een controle gebeuren. Bij de controle wordt nagekeken of de opgegeven ondernemings- en facturatiegegevens correct zijn. Er kan enkel een standplaats toegewezen worden als alle informatie overeenstemt.

Horeca eventchalets

Net zoals vorig jaar krijgen de horecazaken gelegen op de pleinen van Winter in Antwerpen de mogelijkheid om een eventchalet uit te baten onder dezelfde voorwaarden als het gebruikersreglement.