2019_CBS_04110 - Groepsarchitectuur Antwerpen - Evaluatie conform het Decreet Lokaal Bestuur en plan van aanpak inbedding in de stad. Vzw Antwerpen Studentenstad - Goedkeuring

Evaluatie

Vzw Antwerpen Studentenstad heeft een gedocumenteerde evaluatie conform de richtlijnen van de strategisch coördinator bezorgd aan de stad. Hieruit blijkt:

• de evaluatie werd degelijk uitgevoerd;
• de werking van het agentschap is voor een aantal aspecten reeds ruim ingebed in de stedelijke organisatie (personeel, ondersteunende diensten, beleids- en beheerscyclus, enzovoort);
• het agentschap heeft binnen de stad de bedrijfsdirecteur van de bedrijfseenheid Cultuur, Sport, Jeugd en Onderwijs (voorheen: de bedrijfseenheid Ondernemen en Stadsmarketing) als aanspreekpunt;
• de vzw werkt op een structurele en duurzame manier en op basis van wederzijdse engagementen en (financiële) inbreng samen met onderwijspartners (AUHA, studenten);
• ter verantwoording voor een mogelijk behoud van de verzelfstandiging worden een aantal randvoorwaarden (risico’s en knelpunten bij inbedding in de stad) benoemd, onder andere:
  • medebeheer van stakeholders (hoger onderwijs en studenten);
  • financiering door stakeholders (hoger onderwijs) en partners (bijvoorbeeld sponsoring);
  • platformfunctie, co-creatie, ambassadeurschap, enzovoort, vragen innovatieve manieren van werken en van personeelsinzet (bijvoorbeeld vrijwilligerswerking);
  • voldoende snelle en flexibele financiële processen om een operationele werking te garanderen;
  • continuering van exploitatie volledige site GATE15.

Met dit besluit wordt kennis genomen van deze evaluatie.

Toekomstige inbedding

In opvolging van de principebeslissing van 22 februari 2019 werd door de strategisch coördinator in samenwerking met de ambtelijke werkgroep een voorstel van toekomstige inbedding uitgewerkt, alsook een plan van aanpak om dit te realiseren.

Met dit besluit wordt beslist om de werking (activiteiten, activa en passiva) van de vzw Antwerpen Studentenstad vanaf 1 januari 2020 te organiseren binnen de stedelijke organisatie en erna de vereffening in te zetten. Deze timing laat toe om het piekmoment van de start van het academiejaar op te vangen alvorens over te gaan tot een inbedding. 

Voorgestelde inbedding

Verschillende scenario’s werden onderzocht, met name: interne werking/ delegaties en budgethouderschap/ intern verzelfstandigd agentschap met rechtspersoonlijkheid en een extern verzelfstandigd agentschap.

Het voorgestelde scenario is inbedding in de stad in de vorm van een intern verzelfstandigd agentschap (IVA). Een IVA-structuur biedt zowel inhoudelijk als vormelijk de nodige garanties ten opzichte van externe stakeholders (vnl. AUHA). De gehele werking van het huidige extern verzelfstandigde agentschap wordt ondergebracht in de vorm van een intern verzelfstandigd agentschap. Dit moet een flexibele realisatie van een omvangrijke publieksgerichte werking en aanbod binnen een overheidscontext toelaten, zodat er geen verlies is aan slagkracht, financiële middelen en noodzakelijke betrokkenheid van stakeholders.

De concrete uitwerking zal gebeuren in functie van het oplossen van geïnventariseerde risico’s en knelpunten op het vlak van financiën, contracten en stakeholders.

• Fiscaal werd de BTW-problematiek onderzocht: voor vzw Antwerpen Studentenstad geldt dat er geen impact is aangezien de huidige BTW-behandeling binnen de vzw kan worden verdergezet binnen de IVA.
• Financieel zijn voldoende snelle en wendbare processen nodig om de operationele werking te kunnen garanderen. Het is mogelijk om dit binnen de stedelijke organisatie te realiseren aan de hand van een intern verzelfstandigd agentschap. Inzake contracten is het via delegatie mogelijk om specifieke contracten te ondertekenen namens de stad, al dan niet met bijkomende delegaties. Ook een voldoende mate van analytisch detail in de boekhouding is belangrijk.
• Een flexibele vrijwilligerswerking is momenteel ook al binnen de stad operationeel. Hierbij moet de nodige aandacht besteed worden aan afstemming op de operationele werking van studentenstad.
• Inzake de exploitatie van GATE15 zullen de huurovereenkomsten moeten worden aangepast en wordt er een beslissing genomen in verband met de bestemming van de verhuurinkomsten en het terugvloeien van deze inkomsten naar de werking van Antwerpen Studentenstad.
• Wat het aspect van de stakeholders betreft, veronderstelt dit het uitwerken van een structuur voor externe vertegenwoordiging/medebeheer. Dit wordt gerealiseerd door de oprichting van een comité voor medebeheer op basis van een samenwerkingsovereenkomst tussen de stad en de AUHA, afgestemd op de beheersovereenkomst met het hoofd van de IVA.

Timing en plan van aanpak

Streefdatum overname activiteiten: 1 januari 2020. Deze timing laat toe om het piekmoment van de start van het academiejaar in begin oktober op te vangen alvorens over te gaan tot een inbedding. 

• Stap 1:
  • de stad Antwerpen zal overleg plegen met de Associatie Universiteit & Hogescholen Antwerpen (AUHA) om te bepalen hoe de toekomstige samenwerking en financiering binnen een optimaal partnerschap voortgezet kan worden;
  • gemeenteraad (voorliggend besluit):
    • beslissing tot overdracht van alle activiteiten van de verzelfstandigde entiteit naar de stad vanaf 1 januari 2020;
    • beslissing tot het onderbrengen van deze activiteiten binnen de stad onder de vorm van een intern verzelfstandigd agentschap vanaf 1 januari 2020;
    • steminstructies aan de afgevaardigde van de stad in de algemene vergadering van de vzw.
  • algemene vergadering vzw:
    • beslissing tot overdracht van alle activiteiten van de verzelfstandigde entiteit naar de stad vanaf 1 januari 2020.
• Stap 2: voorbereiding van de overdracht (tot eind december):
  • budgettaire voorbereidingen (IKA, verwerking in opmaak meerjarenplan, enzovoort), inclusief uitwerking noodzakelijke procedures om risico’s en knelpunten op te lossen;
  • concrete uitwerking inbedding in de vorm van een IVA;
  • overdracht of opzeg lopende contracten waar nodig;
  • uitwerking toekomstige samenwerking met en financiering vanuit onderwijspartners.
• Stap 3: 1 januari 2020: start van de activiteiten binnen de nieuwe stedelijke structuur.
• Stap 4:
  • vereffening en ontbinding van de entiteit in één stap (verkorte procedure, zonder vereffenaar) via een beslissing van de gemeenteraad en de algemene vergadering vzw;
  • timing: gemeenteraad 27 januari 2020 (onder voorbehoud).

In tussentijd worden binnen de entiteit en/of door het college de nodige uitvoeringsbeslissingen genomen in functie van het ondervangen van de risico’s en knelpunten.

Artikel 227 van het Decreet over het Lokaal Bestuur luidt als volgt: “Elk gemeentelijk extern verzelfstandigd agentschap legt in de loop van het eerste jaar na de volledige vernieuwing van de gemeenteraden een evaluatieverslag voor aan de gemeenteraad over de uitvoering van de beheers- of samenwerkingsovereenkomst sinds de inwerkingtreding ervan. Dat verslag omvat ook een evaluatie van de verzelfstandiging, waarover de gemeenteraad zich binnen drie maanden uitspreekt.”

Volgens artikel 246 van het Decreet over het Lokaal Bestuur handelen de vertegenwoordigers van de stad in de algemene vergadering van een EVA-vzw overeenkomstig de instructies van de gemeenteraad.

In het bestuursakkoord 2019-2024 heeft het Antwerpse stadsbestuur een aantal beleidskeuzes geformuleerd met betrekking tot een meer efficiënte en transparante groepsarchitectuur en het doordacht deelnemen in verenigingen en samenwerkingsverbanden.

De in de vorige legislatuur ingeslagen weg van de groepsoptimalisatie wordt verdergezet en waar het opportuun is, wordt de architectuur van de groep stad Antwerpen verder afgeslankt, zodat het aantal structuren en de eraan verbonden kosten beperkt worden, maar zonder daarbij aan slagkracht te verliezen. De mogelijkheden, onder meer van interne verzelfstandiging, worden daarbij bekeken, waarbij het realiseren van doelstellingen en beleidsnota’s vooropstaat en er een garantie moet zijn op een vlot financieel beheer.

Voorliggend besluit vormt een verdere concretisering van volgende resoluties:

• 545: We zetten de ingeslagen weg van de groepsoptimalisatie verder. Waar dit opportuun is, slanken we de architectuur van de groep stad Antwerpen verder af, zodat het aantal structuren en de daarmee verbonden kosten beperkt worden, zonder aan slagkracht in te boeten.
• 547: de EVA-vzw’s ‘Stadsmarketing en Toerisme’, ‘Antwerpen Sportstad’, ‘Antwerpen Studentenstad’ en ‘Antwerpen Kunstenstad’ worden omgevormd tot 1 vzw. Die ene structuur is functioneel vanuit financieel en juridisch oogpunt maar de werking wordt maximaal ingekanteld bij de stad.

Met de beslissing van 22 februari 2019 (jaarnummer 1619) keurde het college principieel goed om de taken van gemeentelijk belang die op heden worden uitgevoerd door de EVA-vzw’s Antwerpen Kunstenstad, Antwerpen Sportstad, Antwerpen Studentenstad en Stadsmarketing en Toerisme maximaal in te kantelen in de stedelijke administratie tegen uiterlijk 1 januari 2020 en indien mogelijk vroeger.

Het college besliste principieel ook om vzw Antwerpen Studentenstad, vzw Stadsmarketing en Toerisme en vzw Antwerpen Sportstad te vereffenen en dit uiterlijk tegen 31 december 2019. Specifiek voor de vereffening van vzw Antwerpen Studentenstad zal de stad Antwerpen overleg plegen met de Associatie Universiteit en Hogescholen Antwerpen (AUHA) om te bepalen hoe de toekomstige samenwerking en financiering binnen een optimaal partnerschap voortgezet kan worden.

Het college gaf de opdracht aan de strategisch coördinator om, in samenwerking met de verantwoordelijke bedrijfsdirecteur, per betrokken entiteit een gedetailleerd plan van aanpak uit te werken teneinde de inkanteling te realiseren binnen de vooropgestelde termijn.

Het Decreet Lokaal Bestuur legt met betrekking tot de stedelijk extern verzelfstandigde agentschappen en OCMW-verenigingen een aantal verplichtingen op in de loop van het eerste jaar na de volledige vernieuwing van de gemeenteraden. Zo moeten er evaluaties van de uitvoering van de beheers- en samenwerkingsovereenkomsten en van de verzelfstandiging zelf gebeuren.

Het college besliste op 22 februari 2019 (jaarnummer 1619) welke stedelijk extern verzelfstandigde agentschappen en OCMW-verenigingen een evaluatie dienen op te maken. Het college gaf de opdracht aan de strategisch coördinator om deze decretaal verplichte evaluaties te organiseren aan de hand van een modelvragenlijst en de resultaten van de bevraging aan de gemeenteraad en de raad voor maatschappelijk welzijn voor te leggen.

Voorliggende besluit handelt over de evaluatie en de toekomstige inbedding in de stad van de vzw Antwerpen Studentenstad.