2019_CBS_10609 - Organisatiebeheersing - Proces bestellen en betalen – Aanvulling in het kader van inkanteling vzw Stadsmarketing en Toerisme en vzw Antwerpen Sportstad - Goedkeuring

Artikel 40 van het Decreet Lokaal Bestuur stelt dat de gemeenteraad volheid van bevoegdheid heeft.

Artikel 56 §1, 2^e lid van het Decreet Lokaal Bestuur stelt dat het college van burgemeester en schepenen de besluiten van de gemeenteraad uitvoert.

Artikel 56 §3, 3^e lid van het Decreet Lokaal Bestuur stelt dat het college van burgemeester en schepenen bevoegd is voor het financiële beheer, met behoud van de toepassing van de bevoegdheden van de gemeenteraad.

Artikel 217 tot 220 van het Decreet Lokaal Bestuur bevat de regelgeving rond organisatiebeheersing. Dit besluit zal mee opgenomen worden in de toekomstige besluitvorming met betrekking tot organisatiebeheersing.

Op 23 november 2018 keurde het college aanpassingen goed aan de principes voor bestellen en goedkeuren voor de stad (2018_CBS_10339). Alle bedragen zijn exclusief btw.

Met het besluit delegeerde het college de bevoegdheid tot het goedkeuren van bestellingen en te betalen bedragen namens de stad aan de algemeen directeur in volgende gevallen (bedragen exclusief btw):

• uitgaven exploitatie en investering (geen toelagen) ≤ € 10.000: goedkeuring door de algemeen directeur na decentraal visum, dit inclusief maximaal 10 % meerkosten op exploitatie als de ontvangstregistratie groter is dan de bestelling – voor zover die meerkosten de € 5.500 niet overschrijden;
• uitgaven exploitatie en investering (geen toelagen) om de voorraad aan te vullen van de Gemeenschappelijke Aankoopcentrale (GAC) ≤ € 30.000: goedkeuring door de algemeen directeur na decentraal visum, dit inclusief maximaal 10 % meerkosten op exploitatie indien de ontvangstregistratie groter is dan de bestelling – voor zover die meerkosten de € 5.500 niet overschrijden;
• uitbetalingen van exploitatie- en investeringstoelagen onder reglement ≤ € 10.000: goedkeuring door de algemeen directeur na decentraal visum;
• aanwendingsvoorwaarden bepalen en goedkeuren van uitbetalingen van nominatieve exploitatie- en investeringstoelagen ≤ € 10.000: door de algemeen directeur na decentraal visum.

 Volgende modaliteiten zijn van toepassing:

• de algemeen directeur kan bovengenoemde bevoegdheden doordelegeren aan personeelsleden van de administratie van de stad of het OCMW Antwerpen;
• de medewerker aan wie de bevoegdheid tot goedkeuren gedelegeerd wordt, kan te allen tijde beslissen om een bepaalde subsidie nominatief of onder reglement voor te leggen aan een hoger orgaan voor expliciete goedkeuring;
• de medewerker aan wie de bevoegdheid tot goedkeuren gedelegeerd wordt, kan te allen tijde beslissen om een bepaalde bestelling of te betalen bedrag voor te leggen aan een hoger orgaan voor expliciete goedkeuring.

Zowel in de vzw Antwerpen Sportstad als in de vzw Stadsmarketing en Toerisme was er een werking rond evenementen, die per 1 oktober 2019 inkantelde. Deze werkingen zijn ondertussen samengebracht onder de bedrijfseenheid Stadsbeheer in de budgetplaats 5373005000_Evenementen_plus.

Er wordt voorgesteld om de bevoegdheid voor het goedkeuren van bestellingen en te betalen bedragen vanaf 1 januari 2020 als volgt aan te passen voor de budgetplaats 5373005000_Evenementen_plus:   

• uitgaven exploitatie en investering (geen toelagen) ≤ € 30.000: goedkeuring door de algemeen directeur, dit inclusief maximaal 10% meerkosten op exploitatie indien de ontvangstregistratie groter is dan de bestelling – voor zover die meerkosten de € 5.500 niet overschrijden;
• uitbetaling exploitatie- en investeringstoelagen onder reglement ≤ € 30.000: goedkeuring door de algemeen directeur;
• aanwendingsvoorwaarden bepalen en goedkeuren van uitbetalingen van nominatieve exploitatie en investeringstoelagen ≤ € 30.000: door de algemeen directeur.

Volgende modaliteiten zijn van toepassing:

• deze wijzigingen zijn alleen van toepassing op deze specifieke activiteiten en afdelingen en gelden niet voor de rest van de afdeling waaraan deze activiteiten eventueel worden toegevoegd. De middelen waarop deze grensbedragen van toepassing zijn, worden voorzien op de genoemde specifieke budgetplaats;
• de bedragen die kleiner of gelijk zijn aan € 10.000 zijn onderworpen aan een decentraal visum. De bedragen die groter zijn dan € 10.000 zijn onderworpen aan een centraal visum.
• de algemeen directeur kan bovengenoemde bevoegdheden doordelegeren aan personeelsleden van de administratie van de stad of het OCMW Antwerpen;
• de medewerker aan wie de bevoegdheid tot goedkeuren gedelegeerd wordt, kan te allen tijde beslissen om een specifieke subsidie – nominatief of onder reglement – voor te leggen aan een hoger orgaan voor expliciete goedkeuring;
• de medewerker aan wie de bevoegdheid tot goedkeuren gedelegeerd wordt, kan te allen tijde beslissen om een specifieke bestelling of te betalen bedrag voor te leggen aan een hoger orgaan voor expliciete goedkeuring.

Het is en blijft de exclusieve bevoegdheid van de gemeenteraad om nominatieve toelagen goed te keuren voor de stad.

De overige principes van bestellen en goedkeuren voor de stad gelden onverkort.

Dit betekent dat analoog aan het hogere grensbedrag voor de delegatie van de bevoegdheid aan de algemeen directeur ook de grensbedragen voor de collegelijsten met bestellingen worden opgetrokken:

• normale bestellingen binnen raamcontract op exploitatiebudget: > € 30.000 en ≤ € 100.000;
• normale bestellingen binnen raamcontract op investeringsbudget: > € 30.000 en ≤ € 100.000.

Alle bestellingen en te betalen bedragen boven die grenzen worden individueel goedgekeurd door het college.

Normale bestellingen buiten raamcontract zowel op exploitatie als op investeringen worden vanaf € 30.000 via individuele collegebesluiten goedgekeurd.

Ook de lijst met soorten bestellingen die ongeacht het bedrag altijd aan het college ter goedkeuring moeten worden voorgelegd, zoals goedgekeurd door het college op 23 november 2018 (2018_CBS_10339), geldt onverkort.

De inkanteling van de vzw Antwerpen Sportstad en vzw Stadsmarketing en Toerisme werden op 27 mei 2019 door de gemeenteraad goedgekeurd (2019_GR_00346 en 2019_GR_00347), onder andere met toepassing van een uitgebreid budgethouderschap.