2019_CBS_07424 - Regie, organisatie en stadsbrede visie evenementen - geïntegreerd beheer bij Stadsbeheer - Goedkeuring

 

Vanaf 14 maart 2019 werd met alle leidinggevenden van bovenstaande afdelingen een gesprek gevoerd om te peilen naar de meest optimale organisatiestructuur waarbij klantgerichtheid en efficiëntie de kernwaarden zijn binnen de richtlijnen van het bestuursakkoord. Op basis van het bestuursakkoord, de doelstellingenboom, de ervaringen uit de voorbije periode en overleg binnen de organisatie werd in beeld gebracht:

• de nood aan kwalitatieve regie voor evenementen;
• de wens tot wijziging van de organisatiestructuur om evenementen te organiseren en aan te trekken.

Volgende conclusies worden voorgelegd:

Bestuurszaken - decentraal evenementenloket 

Om zo efficiënt mogelijk te werken wordt voorgesteld om beide (centraal en decentraal) evenementenloketten te centraliseren en op die manier:

• maximaal kennis te delen en uit te wisselen;
• schaalvoordelen te verkrijgen op HR- vlak;
• duidelijke aansturing van de medewerkers in plaats van een matrix werking;
• strategische planning op vlak van tijd en ruimte voor lokale en bovenlokale  evenementen;
• mogelijkheid om de interne organisatie te wijzigen zodat bovenlokale en lokale evenementen maximaal op elkaar afgestemd worden;
• maximale uniformiteit en synergie in aanpak en afhandeling van dossiers.

Omwille van de districtsbevoegdheid volgens de decentralisatiebesluiten zal de centralisatie op locatie vanuit Stadsbeheer gebeuren, maar op het personeelskader van Bestuurszaken met een duidelijke bevoegdheid vanuit het district en aansturing vanuit Stadsbeheer en de districtssecretarissen. De principes uit het gemeenteraadsbesluit met betrekking tot de directe personele middelen van de districten blijven hier van toepassing.

Er wordt een versterkte regie en een nieuwe organisatiestructuur voorgesteld waarbij ook de operationele organisatie van een deel van de sportevenementen aan de centrale evenmentendienst van Stadsbeheer wordt overgedragen. Hierbij is nood aan een heldere en betekenisvolle opdeling. Een verantwoorde opdeling is de organisatie van evenementen op openbaar domein en Sportpaleis (omvang en grote impact op openbaar domein, mobiliteit etc.; quasi steeds in samenwerking met commerciële partners) door de centrale evenementendienst en de organisatie van evenementen buiten openbaar domein (grotendeels in stedelijke sportinfrastructuur en Lotto-arena; quasi steeds in samenwerking met partners uit het sportief netwerk: federaties, clubs, etc.) door de afdeling Sport. Daarvoor worden noodzakelijke VTE's en budget bepaald.

Er wordt jaarlijks een kalender opgemaakt in onderling overleg tussen Stadsbeheer en Talentontwikkeling en Vrijetijdsbeleving zodat er strategische keuzes gemaakt kunnen worden en er een optimale spreiding is in tijd en ruimte. Als bijlage wordt de verdeling tussen beide bedrijven gemaakt op basis van de reeds gekende evenementen. Toekomstige nieuwe sportevenementen worden op basis van bovenstaande criteria bij één van bovenstaande bedrijven gepositioneerd. 

Voor externe kleine aanvragen en interne producties is er voor de lokale buurtgebonden evenementen een opsplitsing op vlak van event account en event productie. Dit blijft behouden. Lokale buurtgebonden eigen producties worden georganiseerd door de sportantennes in de districten. De toelatingen zijn nu reeds geïntegreerd bij event account in de districten.

Bij het nieuwe organisatiemodel blijft een zeer nauwe afstemming met het beleidsdomein sport noodzakelijk. Vanuit de invalshoek sport zijn evenementen een integraal deel van het sportbeleid. Zowel op vlak van strategische keuzes, planning en infrastructuur worden er periodieke afstemmingsmomenten met administratie en sportbeleid ingepland. Voor nieuwe beleidsdomeinoverschrijdende evenementen (bijvoorbeeld een urban event) wordt een multidisciplinaire werkgroep samengesteld. 

Stadsbeheer - Bijzondere opdrachten en feestelijkheden

Omwille van de algemene vraag van klanten naar meer flexibiliteit en technische ondersteuning, is er nood aan een doorlichting op het volledige logistieke proces (door BPM- case) met als doel een hervorming van de dienst met verschillende scenario’s op basis van deze audit. Daarbij dringt een kerntakendebat zich op over welke processen en taken een logistieke dienst in eigen beheer moet opnemen vanuit de invalshoeken efficiëntie, kostenbewustzijn en klantgerichtheid.

Deze doorlichting is een omvangrijk proces dat op korte termijn niet kan uitgevoerd worden omwille van een  zeer druk evenementenseizoen dat loopt tot oktober 2019 en een gebrek aan ken - en stuurgetallen in de huidige software systemen met heel wat handmatig analysewerk tot gevolg. Er wordt voorgesteld om dit in een latere fase vanaf oktober 2019 op te starten met als deadline oktober 2020.

Maatschappelijke Veiligheid - politieke en religieuze manifestaties

Jaarlijks zijn er 230 aanvragen voor politieke en religieuze manifestaties. Stadsbeheer en Maatschappelijke Veiligheid stellen voor om het proces organisatorisch en operationeel over te dragen aan Stadsbeheer omwille van:

• dubbele boeking en afstemming van andere innames openbaar domein;
• procesflow evenementen;
• snelheid van doorstroom dossiers;
• schaalvoordelen op personeelsvlak bij afwezigheden.

Aandachtspunten hierbij zijn de vaak korte beoordelingstermijn bij manifestaties en de opbouw van kennis en een netwerk binnen de veiligheidsdiensten.

De adviesvragen blijven bestaan. In principe worden hier ook de noodzakelijk VTE's overgedragen, maar omdat het hier om een zeer beperkt aantal (0,2 VTE) gaat, wordt dit intern gecompenseerd.