2019_CBS_10297 - Correctiebestelling. Externe relaties - Missie Zuid-Afrika. Logistiek. Reservering - Goedkeuring

Artikel 56 §3, 4° van het Decreet lokaal bestuur van 22 december 2017 stelt dat het college van burgemeester en schepenen bevoegd is voor het voeren van de plaatsingsprocedure, de gunning en de uitvoering van overheidsopdrachten.

Dienstnota bestellen en betalen stad, districten en OCMW van 17/12/2018.

Met het collegebesluit van 23 november 2018 (jaarnummer 10339) werden de principes bestellen en goedkeuren voor de stad aangepast.
Het college keurde onder meer goed om  – met ingang van 1 januari 2019 – de bevoegdheid tot het goedkeuren van correctiebestellingen en te betalen bedragen namens de stad als volgt te regelen (bedragen exclusief btw): uitgaven exploitatie en investering, > € 5.500: goedkeuring door het college na centraal visum.

Bij de organisatie van een stedelijke missie komen naast het uitwerken van een inhoudelijk programma ook heel wat logistieke elementen kijken. Om de stad bij te staan in de logistieke organisatie gunde het college op 29 januari 2016 (jaarnummer 733) de raamovereenkomst met betrekking tot het aanstellen van een reisagentschap/destination management company voor de internationale missies aan Omnia nv. 

Gezien het grote aantal hotelkamers die vastgelegd moeten worden, en de wens om de leden van de Antwerpse missie zo veel mogelijk in hetzelfde hotel te laten verblijven, dienen de nodige reservaties door het reisbureau Omnia nv reeds getroffen te worden.

Op 10 januari 2014 (jaarnummer 12559) keurde het college de beleidsnota over Externe Relaties met betrekking tot internationale missies, werkbezoeken en partnersteden goed. Dit ter realisatie van de operationele doelstelling 'de stad zet in op haar nationale en internationale betrekkingen en gaat actief op zoek naar synergieën'. Het college definieerde met haar beslissing van 21 augustus 2015 (jaarnummer 6906), het begrip 'missie van de burgemeester en/of schepenen' als een officieel bezoek van het stadsbestuur aan een of meerdere bestemmingen, waarbij getracht wordt een uitgebreide externe delegatie te laten meereizen. Hierbij dienen steeds de kansen voor alle beleidsdomeinen te worden onderzocht en dient rekening gehouden te worden met de belangen van de relevante belanghebbenden en partners.

Op 18 oktober 2019 (jaarnummer 8449) keurde het college principieel goed om te starten met de voorbereidingen van de missie naar Zuid-Afrika die plaats zal vinden in de periode van 3 tot en met 9 mei 2020. Het college keurde eveneens goed dat een premissie ondernomen zal worden van 8 december 2019 tot en met 15 december 2019 om ter plaatse de nodige voorbereidingen te treffen, waaronder het bepalen van het 'missiehotel', waar de Antwerpse delegatie zal verblijven.