2019_CBS_10045 - Sport. Sportevenementen 2019 - De Warmste Week Warmathon (lopen). Organisatie en logistieke ondersteuning - Goedkeuring

Stad Antwerpen, dienst Groen en Begraafplaatsen, geeft een gunstig advies op voorwaarde dat onderstaande zaken worden gerespecteerd.

Het evenement is te gast in de groene omgeving van het park. Om het evenement te verzoenen met de draagkracht van het park én in het belang van de huidige en toekomstige parkbezoekers zijn beschermende maatregelen nodig. Om deze reden worden in het vergunningsdocument duidelijke, te respecteren, voorwaarden opgelijst met betrekking tot vereiste documenten, mobiliteit, infrastructuur & activiteit, milieu & veiligheid. Schade zal altijd worden aangerekend. 

1. Vereiste documenten

• De organisator bezorgt een inplantingsplan met aanduiding van: publiekszones, alle installaties/voorzieningen, stockage van materialen, toegangen en wegen gebruikt voor leveringen, opbouw en afbraak, zones waar rijplaten worden gelegd, aanvoer van water/afvoer van afvalwater.
• De organisator voorziet een slecht weer scenario (enkel voor middelgrote en grote evenementen).

2. Rondgang

• Ten laatste drie weken voor de opbouw van het evenement heeft een rondgang plaats met de groendienst op vraag van de organisator.
• Ter plaatse worden de nodige afspraken gemaakt die bindend zijn, waar nodig wordt het inplantingsplan aangepast.
• De organisator staat in voor een plaatsbeschrijving.

3. Mobiliteit

• Leveren, lossen en laden enkel via de bestaande wegen en zoals weergegeven op het inplantingsplan.
• De maximale snelheid van 20km/uur wordt altijd en overal gerespecteerd.
• Gewichtsbeperking tot 3,5 ton, tenzij anders afgesproken.
• Verplichte steward(s) die het verkeer in het park in goede banen leiden (zowel bij opbouw, afbraak als tijdens het evenement).
• Er mag nergens in het park worden geparkeerd (met uitzondering van foodtrucks mits goedkeuring in de evenemententoelating, en enkel op verharde zones zoals aangeduid op het inplantingsplan).
• Er mag niet met voertuigen op gazons, in de beplanting of in de wortelzone van bomen gereden of gestationeerd worden. Indien dit niet te vermijden is moeten er rijplaten voorzien worden die op het inplantingsplan worden ingetekend.

4. Infrastructuur & activiteit

• Zware infrastructuur of zwaar materiaal moet op de bestaande verharding staan, of op rijplaten mits toelating en intekening op het inplantingsplan.
• De organisator mag geen obstakels (verkeerspaaltjes, vuilbakken, …) verwijderen.
• Spanriemen van tenten mogen de bomen niet raken en er mogen geen verankeringen aangebracht worden onder de kroonprojectie van bomen.
• Onder de kruin van bomen mag niets geplaatst of opgesteld worden tenzij op rijplaten mits toelating en intekening op het inplantingsplan.
• Er mag geen vuur worden gemaakt.
• Geen ingrepen in de bodem (greppels, putten, inwerken materialen…).
• Geen markeringen op of aan bomen of op de wegen.
• Niets bevestigen aan groenelementen (bomen), tenzij mits toelating en onder voorwaarden.

De voorwaarden en richtlijnen zoals besproken in het AGEV overleg en de eventuele bijkomende voorwaarden van de hulp- en veiligheidsdiensten dienen gevolgd te worden.

De bereikbaarheidsinformatie op de website moet aangepast worden zodat ze overzichtelijker en vollediger is.

Mits de omliggende horeca op de hoogte wordt gebracht.

U dient te voldoen aan de voorwaarden zoals beschreven in de bijlagen van FOD Volksgezondheid.
Er wordt een medisch dispositief geadviseerd dat bestaat uit: 1 ambulance, 4BLS-ploegen en 1 hulpverlener hulppost. Dit stemt overeen met de voorziene inzet die tijdens het AGEV-overleg werd besproken.

Op deze locaties zijn de gebruikelijke veiligheidsvoorwaarden (politie/brandweer) van toepassing en moet de gebruiker rekening houden met volgende bijkomende voorwaarden die specifiek van toepassing zijn op deze locatie.

1. De Wandeldijk wordt tijdelijk ter beschikking gesteld in de staat waarin hij zich bevindt op 21 december 2019.
2. Het terrein wordt ter beschikking gesteld voor de organisatie van een loop zoals beschreven in het e-formulier 121108, zonder dat een stilzwijgende verlenging mogelijk is.
3. Beschadigingen aan de openbare weg en/of private eigendommen, alsmede vervuilingen zijn ontoelaatbaar. Na afloop van het evenement dient het terrein netjes en in zijn oorspronkelijke staat te worden achtergelaten. 
4. De gebruiker waarborgt een vrije doorgang van ten minste 4 meter breed en hoog voor de voertuigen van de hulp- en veiligheidsdiensten. 
5. De stad Antwerpen neemt geen bewakingsplicht op zich. De gebruiker staat zelf in voor een degelijke en onafgebroken bewaking; hij is alleen aansprakelijk, ter algehele ontlasting van de stad Antwerpen, voor alle schade en ongevallen, die rechtstreeks of onrechtstreeks en aan gelijk wie of wat veroorzaakt zouden worden als gevolg van het gebruik van het terrein.

Specifieke voorwaarden in verband met de algemene aansprakelijkheid:

1. De gebruiker is verantwoordelijk voor eventuele ongevallen en moet de nodige maatregelen treffen om deze te voorkomen; hij gebruikt de bedoelde terreinen op eigen kosten en risico en moet alle eventuele schade vergoeden.
2. De gebruiker sluit een polis burgerlijke aansprakelijkheid af die de risico’s dekt die een dergelijk evenement met zich meebrengen. De stad wijst alle verantwoordelijkheid af.

De organisator dient de standaardvoorwaarden voor evenementen van Brandweer Zone Antwerpen alsook de hieronder bijgevoegde extra voorwaarden strikt na te leven.

Aandacht en bijkomende voorwaarde op standaardvoorwaarde nr. 1901 - plaatsen van materialen of tijdelijke opstellingen op (of over) de openbare weg, openbaar domein of een publiek toegankelijk terrein.

De te plaatsen opstellingen mogen de bereikbaarheid van de manege niet negatief beïnvloeden.

De organisator dient voldoende stewards te voorzien opdat herassen en nadars binnen 1 minuut verwijderd kunnen worden bij een incident opdat de hulpdiensten zonder vertraging kunnen aanrijden.

Opstellingen welke in een rij geplaatst worden, dienen elke 30m onderbroken te worden door een vrije doorgang van ten minste 1.2m breed en 2m hoog.

Aandacht en bijkomende voorwaarden bij standaardvoorwaarden nr. 1824 - grote tijdelijke inrichting (kraam, tent, container, wagen, kermisexploitatie, tribune, podium of gelijkaardig) met meer dan een gelijkvloers niveau of een totale oppervlakte groter dan 60 m² (meer dan 100 personen) of - voor een tribune - met meer dan 100 zit- of staanplaatsen

De organisator dient gunstige keuringsattesten (opgesteld door een erkend keuringsorganisme) van de stabiliteit voor te kunnen leggen van de tenten.
De organisator dient de vereiste attesten met betrekking tot reactie bij brand van de gebruikte materialen voor de opstellingen voor te kunnen leggen. De reactie bij brand dient minimaal te voldoen aan de voorwaarden opgenomen in de standaardvoorwaarden van Brandweer Zone Antwerpen.

Bij alle tenten dient het aantal maximum toegelaten personen duidelijk opgehangen worden bij elke ingang.

Het inplantingsplan van de site bevat geen vermelding van het aantal en de breedte van de uitgangen. De organisator dient er zorg voor te dragen dat het aantal uitgangen en de breedte voldoet aan onderstaande voorwaarden.

Voorwaarden aantal uitgangen;

• tot 50 personen (tot 30 m²) : 1 uitgang;
• van 51 tot 250 personen (meer dan 30 m² en tot 150 m²) : 2 uitgangen;
• van 251 tot 500 personen (meer dan 150 m² en tot 300 m²) : 3 uitgangen;
• meer dan 500 personen (meer dan 300 m²) : 1 bijkomende uitgang per begonnen schijf van 500 personen.

Voorwaarden uitgangen:

• moeten zo ver mogelijk van elkaar liggen
• zijn minimum 80 cm breed (a rato1,25 cm per persoon die er gebruik van maakt)
• vrije hoogte = minimum 200 cm
• moeten volledig vrij zijn
• leiden steeds rechtstreeks naar de openbare weg of een gelijkaardige, veilige plaats en mogen geen andere ruimten, gebouwen of inrichtingen doorlopen
• deuren draaien open in de vluchtzin en moeten in geopende stand kunnen worden geblokkeerd. Trommel- en draaikruisdeuren zijn verboden
• Alle tenten dienen voorzien te worden van veiligheidsverlichting.

Aandacht bij standaardvoorwaarde 1883 - potentieel risico-evenement

De organisator neemt de nodige en voldoende maatregelen op het gebied van massabeheersing (crowd control) om drummen en gevaarlijk dichte concentraties van personen in het publiek te voorkomen en tijdig ongedaan te maken.

Het betreft een sportevenement en geenszins een muziekevenement. Hiervoor volstaat de standaardnorm.

Het maximaal geluidsniveau afkomstig van de muziek (gemeten als LAmax,slow) mag niet hoger zijn dan 92 dB(A).

Standaardvoorwaarden

Dit evenement kan plaatsvinden, indien aan de voorwaarden beslist in de gemeenteraadsbesluiten van 26 maart 2018 (jaarnummers 192 en 193) wordt voldaan. Daarin wordt onder meer bepaald dat organisatoren zelf moeten instaan voor de reiniging van de locatie en de verwijdering van afvalstoffen tijdens en/of na het evenement of de opname.

Indien bij controle blijkt dat de reinheid onvoldoende is, kan een niet-geplande reinigingstaak worden uitgevoerd op initiatief van de stad.
De kosten hiervan worden doorgerekend aan de organisator van het evenement of de opname volgens de bepalingen van het retributiereglement.

De organisator dient de evenementen- of opnamesite in dezelfde staat achter te laten als men deze aantrof voor aanvang van het evenement of de opname.
Iedere bewijslast met betrekking tot de staat van de site voor ingang van het evenement of de opname ligt bij de organisator.
De site is proper voor aanvang, tenzij anders gemeld én aangetoond door de organisator voor het begin van het evenement of de opname (de melding gebeurt telefonisch naar 03 338 41 79 én per mail met foto’s als plaatsbeschrijving naar ama@stad.antwerpen.be).

Alle zwerfvuil afkomstig van het evenement of de opname (ook het afval verspreid in omliggende straten en pleinen), wordt onmiddellijk na afloop opgeruimd.
Bij het niet naleven van deze voorwaarde worden de kosten voor de reiniging aan de organisator doorgerekend.
Het is verboden confetti of serpentines uit te delen.
Bij het bewegwijzeren zorgt de organisator ervoor dat er niets op stadsmeubilair of op de grond wordt aangebracht (zoals bijvoorbeeld plakband, krijtverf, enz.)

De organisator voorziet voldoende sluitende afvalcontainers op de openbare weg om zwerfvuil te vermijden. Hij is eveneens verantwoordelijk om deze afvalcontainers tijdig te (laten) ledigen.
Indien de organisator afvalcontainers ontleent van de stad, zorgt hij zelf voor het beheer en de bewaking van de afvalcontainers en dit voor de periode die in het aanvraagformulier staat.
De organisator zorgt ervoor dat er geen klein gevaarlijk afval, grofvuil, olie, gasflessen en/of glas in de containers gedumpt wordt.

De retributie voor het leveren en ledigen van afvalcontainers van de stad bedraagt 7,00 euro per container van 240 liter en 27,00 euro per container van 1.100 liter inhoud.
Voor elke lediging tijdens het evenement, rekent de stad een bijkomend bedrag van 7,00 euro of 27,00 euro aan per geledigde container.