2020_CBS_07302 - Stedelijk patrimonium. Harmonie. Mechelsesteenweg 216, 2018 Antwerpen - Restauratie zaal Harmonie, Oranjerie en conciërgewoning. Wijziging opdracht 1. Correctiebestelling - Goedkeuring

Artikel 56 §3, 4° van het Decreet Lokaal Bestuur van 22 december 2017 stelt dat het college van burgemeester en schepenen bevoegd is voor het voeren van de plaatsingsprocedure, de gunning en de uitvoering van overheidsopdrachten

In het bestek werd een afwerking met terrazzo beton voorzien voor zowel de vloer van de grote zaal, inclusief het podium en de diverse omliggende ruimtes (logistieke gang, fietsenstalling, oranjerie), alsook een ter plaatse gestorte bekleding van de bestaande houten kolommen, een lambrisering met zitbankelement voor de omsluitende wanden, een podium en een klankkaatser en de uitvoering van de vier grote dubbele deuren met portiek in de zijwanden van de zaal.

Gewijzigde uitvoering terrazzo betonnen elementen

Tijdens de aanbestedingsprocedure werd door alle kandidaat-inschrijvers de opmerking gemaakt dat voor de voorgeschreven afwerkingselementen geen uitvoerders gevonden konden worden die prijs wensten te geven voor de betreffende werken. Om de timing voor de gunning van de werken niet te blokkeren werd in overleg met de bedrijfseenheid Gemeenschappelijke Aankoopcentrale gekozen om de betreffende posten in hun geheel te schrappen uit het aanbestedingsdossier. Hiertoe werd een terechtwijzend bericht bijkomend gepubliceerd. 

De werken verbonden aan de geschrapte posten dienen evenwel uitgevoerd te worden, zo nodig met een gewijzigde uitvoeringsmethodiek. De uitwerking van deze wijzigingen is in overleg met de opdrachtgever, het ontwerpteam, de opdrachtnemer en de uitvoerende onderaannemer tot stand gekomen en zal toegewezen worden als aanvullende opdracht bij de basisopdracht GAC/2017/4401. 

Om de beschreven werkzaamheden te kunnen realiseren werd gekozen af te stappen van een uitvoering in ter plaatse gestort beton en de verschillende betonnen elementen dus te prefabriceren.

Gewijzigde uitvoering vloerafwerking

In het bestek werd behalve bovengenoemde betonnen elementen ook een uitvoering van de vloer voorzien in dezelfde terrazzo beton. De beschrijving voorzag in een vloerafwerking van zeven centimeter dikte met een minimum aan zaagsnedes voor het opvangen van differentiële zettingen en uitzettingen. In tegenstelling tot de betonnen elementen werd er door de inschrijvers wel prijs gegeven voor dit werk. 

Tijdens de uitvoering van de werken bleek de in het bestek beschreven vloer onmogelijk uit te voeren: de betonnen vloer boven de vloerverwarming dient minstens 11 centimeter dikte te hebben en de afmetingen van de vloervelden dient beperkt te worden met zaagsnedes en dilatatievoegen om scheurvorming door zettingen te vermijden. Bovendien bleek het niet haalbaar te zijn om de bestaande chape integraal uit te breken zonder de onderliggende welfsels te beschadigen. Als variant werd voorgesteld de vloer slechts plaatselijk uit te breken, met name enkel waar deze verstevigd moet worden (ter hoogte van onderliggende bakstenen troggewelven).

Gelet op de vooropgestelde beeldkwaliteit voor de grote zaal met een ononderbroken vloergeheel en de beperking van de vloerhoogte omwille van belasting van de onderliggende draagconstructie, werd een alternatieve vloersamenstelling naar voren geschoven die wel naadloos en met een dikte beperkt tot zeven centimeter kan uitgevoerd worden.

Een gedetailleerde omschrijving van de uit te voeren werken zit bevat in het door de aannemer ingediende verrekeningsvoorstel en de offerte van de uitvoerende onderaannemer. De volgende elementen kunnen hierin onderscheiden worden: 

voor de terrazzo betonnen elementen:

• het niet uitvoeren van de in het bestek beschreven ter plaatse gestorte klankkaatser en trappen naar het podium;
• de offerte van de onderaannemer voor het produceren van de geprefabriceerde betonnen elementen;
• de offerte van een derde partij voor het monteren en plaatsen van de voornoemde geprefabriceerde elementen;
• bijkomende kosten voor het tijdelijk onderschoren van de kelders tijdens de levering van de geprefabriceerde elementen;
• voorafgaandelijke inmeting van de bestaande toestand door een landmeter;
• het aanbrengen van een beschermende coating tegen vervuiling;

voor de terrazzo betonnen vloer:

• het niet wegnemen van de bestaande chape;
• het niet uitvoeren van de in de basisofferte voorziene terrazzo betonnen vloer;
• de offerte voor de alternatieve uitvoering van de terrazzo betonnen vloer;
• een meerkost voor het manueel schuren van de vloer ter hoogte van de aansluiting met de geprefabriceerde elementen.

Deze prijs wordt vermeerderd met een factor ingevolge de overheadkost, winstmarge, werfinrichting en coördinatie voor de hoofdaannemer.

Er worden door de opdrachtnemer 60 werkdagen termijnverlenging gevraagd voor deze aanvullende werken. 

Advies ontwerper

Voor de terrazzo betonnen elementen

Om de marktconformiteit van het werk te waarborgen werd een zeer uitgebreid traject doorlopen, waarbij de offertes van mogelijke onderaannemers rechtstreeks ter inzage werden gesteld van de aanbestedende overheid. Er werden eveneens verschillende onderhandelingsrondes gevoerd met kandidaat-uitvoerders om de vergelijkbaarheid en de volledigheid van de offertes te garanderen.

Gelet op de complexiteit van het werk en de daarmee gepaard gaande potentiële risico’s tijdens de uitvoering moet vastgesteld worden dat slechts weinig geschikte partijen gevonden kunnen worden die bereid zijn de fabricage van de geprefabriceerde betonnen elementen op zich te nemen, wat zich ook vertaalt in een relatief hoge eenheidsprijs.

De wijziging van een ter plaatse gestorte uitvoering naar geprefabriceerde betonnen elementen brengt niet te voorziene kosten met zich mee (voorafgaande inmeting, onderschoringen omwille van het grote gewicht van de te transporteren en te monteren elementen). 

Gelet op het voorgaande worden de aangeboden eenheidsprijzen marktconform bevonden.

Voor de terrazzo betonnen vloer

De omschrijving van de vloer in de technische bepalingen van het bestek is niet in overeenstemming met het resultaat dat de ontwerper voor ogen had. Evenwel is de door de ontwerper geraamde eenheidsprijs voor diezelfde vloer (welke beduidend hoger was dan de prijs door de aannemer aangeboden in zijn basisofferte)  wel in overeenstemming met de uiteindelijke eenheidsprijs van de gewijzigde uitvoering.  

Ook hier werd door de hoofdaannemer inzage gegeven in de offerte van de gecontracteerde onderaannemer.

De complexiteit van het werk en de unieke samenstelling van de vloer om te kunnen beantwoorden aan de hoge esthetische en kwalitatieve eisen, vertaalt zich ook hier in een relatief hoge eenheidsprijs, welke evenwel marktconform bevonden wordt. 

Overheadkost

Voor een bepaling van de overheadkost voor deze verrekening wordt de verhouding van de werfinrichtingskost ten opzichte van de totale basisopdracht berekend (6,37%), vermeerderd met een marktconforme winst- en risicomarge (10%). Dit percentage wordt vervolgens geëxtrapoleerd naar de kostprijs van het aandeel aanvullende werken binnen de verrekening.

Termijnverlenging

Gelet op de aanzienlijke doorlooptijd van de marktbevraging als voorbereiding op de uiteindelijke toewijzing van de werken, alsook de vereiste inspanning om de uitvoeringstekeningen op te stellen om te kunnen komen tot prefabricage van de betonnen elementen en de impact op de algehele planning van de uitvoering van deze werken, is de vraag tot termijnverlenging gegrond.

Overzicht wijziging opdracht:

De meerkost voor dit verrekeningsvoorstel bedraagt 705.469,27 EUR - 274.060,83 EUR = 431.408,44 EUR, exclusief 21% btw. Een termijnverlenging van 60 werkdagen wordt toegekend.

Dit verrekeningsvoorstel komt niet in aanmerking voor een restauratiepremie bij de hogere overheid. De investering is bijgevolg 100% ten laste van de stad Antwerpen. 

Voor deze verrekening dient een bijkomend krediet van 431.408,44 EUR + 90.595,77 EUR (21% btw) = 522.004,21 EUR, inclusief 21% btw, in correctiebestelbon vastgelegd te worden.

Dienstnota bestellen en betalen stad, districten en OCMW van 17 december 2018.

Met het collegebesluit van 23 november 2018 (jaarnummer 10339) werden de principes bestellen en goedkeuren voor de stad aangepast.
Het college keurde onder meer goed om, met ingang van 1 januari 2019, de bevoegdheid tot het goedkeuren van correctiebestellingen en te betalen bedragen namens de stad als volgt te regelen (bedragen exclusief btw):

• uitgaven exploitatie en investering, ≤  5.500,00 EUR: goedkeuring door de algemeen directeur na decentraal visum:
  • de algemeen directeur kan bovengenoemde bevoegdheden delegeren aan personeelsleden van de administratie van stad en OCMW Antwerpen;
  • de medewerker aan wie de bevoegdheid tot goedkeuren gedelegeerd wordt, kan ten allen tijde beslissen om een bepaalde correctiebestelling voor te leggen aan een hoger orgaan voor expliciete goedkeuring;
• uitgaven exploitatie en investering, > 5.500,00 EUR: goedkeuring door het college na centraal visum.

In toepassing van artikel 38/1 van het Koninklijk Besluit van 14 januari 2013 tot bepaling van de algemene uitvoeringsregels van de overheidsopdrachten, gewijzigd bij Koninklijk Besluit van 22 juni 2017, is de aanbesteder gerechtigd de oorspronkelijke opdracht te wijzigen voor aanvullende opdrachten die noodzakelijk zijn geworden en die niet in de oorspronkelijke opdracht waren opgenomen wanneer de verandering van opdrachtnemer niet mogelijk is om economische of technische redenen en tot aanzienlijk ongemak of een aanzienlijke kostenstijging zou leiden voor de aanbesteder. De wijziging van de opdracht mag het voorwerp van de opdracht niet wezenlijk wijzigen en blijft beperkt tot 50% van het oorspronkelijke opdrachtbedrag.

Artikel 38/19 van het Koninklijk Besluit van 14 januari 2013 tot bepaling van de algemene uitvoeringsregels van de overheidsopdrachten, gewijzigd bij Koninklijk Besluit van 22 juni 2017, bepaalt dat de aanbesteder die een wijziging doorvoert zoals bepaald in de artikelen 38/1 en 38/2 aan een opdracht waarvan de geraamde waarde gelijk is aan of hoger is dan de drempel voor Europese bekendmaking, hiervan een aankondiging bekendmaakt in het Publicatieblad van de Europese Unie en in het Bulletin der Aanbestedingen.

De opdracht 'Restauratie zaal Harmonie, Oranjerie en conciërgewoning', op basis van bestek GAC/2017/4401, werd in zitting van 11 augustus 2017 (jaarnummer 7061) gegund aan THV Monument Vandekerckhove nv - Monument Goedleven nv, Oostrozebekestraat 54, 8770 Ingelmunster, met ondernemingsnummer 0644.509.768, voor een bedrag van 10.158.843,98 EUR, inclusief 21% btw.

De wijziging in meer bedraagt 705.469,27 EUR, exclusief 21% btw.
De wijziging in min bedraagt -274.060,83 EUR, exclusief 21% btw.

De totale meerkost, eveneens het vast te leggen bedrag voor deze verrekening, bedraagt 431.408,44 EUR + 90.595,77 EUR (21% btw) = 522.004,21 EUR, inclusief 21% btw. Dit bedrag wordt gespreid over twee functiegebieden.
Gezien een substantieel deel van de terrazzo elementen specifiek dient als inrichting van het gebouw voor het gebruik als stadsloket en districtshuis, werd in overleg met de bedrijfseenheden Bestuurszaken en Ondernemen en Stadsmarketing besloten om 250.000,00 EUR, exclusief btw, aan te rekenen op 2SBS070102P07750.
Het overige deel, voor een bedrag van 181.408,44 EUR, exclusief 21% btw, zal worden aangerekend op 2SBS070102P04677, daar deze elementen kaderen in de algemene restauratie van zaal Harmonie.

Om de continuïteit op de werf te verzekeren werd dit aanvullend werk reeds gevorderd middels periodieke vorderingsstaten. De diverse vorderingsstaten waarin deze werken omvat zitten, werden aangerekend op bestelbonnen 4005236950, 4005390575 en 4005399549. 

Gezien de werken reeds uitgevoerd en gevorderd zijn, dient het saldo van deze verrekening vastgelegd te worden in een correctiebestelbon.