Artikel 56, § 3, 4° van het Decreet van 22 december 2017 over het lokaal bestuur stelt dat het college van burgemeester en schepenen bevoegd is voor het voeren van de plaatsingsprocedure, de gunning en de uitvoering van overheidsopdrachten.
De opdracht GAC_2019_01027 voor het aanstellen van een boekingsagent voor het Bollekesfeest werd gegund en gesloten op 13 maart 2020. Op dat moment waren er nog geen maatregelen in de strijd tegen het coronavirus COVID-19 afgekondigd in België en was de impact van het virus op de evenementensector nog niet gekend.
De omstandigheid dat het Bollekesfeest niet kan doorgaan in de periode van 21 augustus 2020 tot en met 23 augustus 2020, maar moet worden verplaatst naar de zomer van 2021, maakt voor de aanbestedende overheid dan ook een omstandigheid uit die redelijkerwijze niet kon worden voorzien in de loop van de plaatsingsprocedure.
De verplaatsing van het Bollekesfeest naar de zomer van 2021 impliceert noodgedwongen dat ook de uitvoering van de opdracht GAC_2019_01027 door de aanbesteder wordt opgeschoven. Voor zover het Bollesfeest daadwerkelijk kan doorgaan in de zomer van 2021, zal die editie de eerste van de maximaal drie edities zijn waarvoor beroep wordt gedaan op de opdracht GAC_2019_01027 voor het aanstellen van een boekingsagent voor het Bollekesfeest.
Aangezien de opdracht GAC_2019_01027 nog steeds betrekking zal hebben op maximaal 3 edities van het Bollekesfeest, is per definitie voldaan aan de overige wettelijke voorwaarden voor de voorgenomen wijziging.
In toepassing van artikel 38/2 van het Koninklijk Besluit van 14 januari 2013 mag een wijziging zonder nieuwe plaatsingsprocedure voor een opdracht worden aangebracht, indien de wijziging het noodzakelijk gevolg is van omstandigheden die een zorgvuldige aanbesteder niet kon voorzien, de wijziging geen verandering in de algemene aard van de opdracht teweegbrengt, en de prijsverhoging die het gevolg is van de wijziging niet hoger is dan 50% van de waarde van de oorspronkelijke opdracht.
Op 13 maart 2020 (jaarnummer 02506) keurde het college van burgemeester en schepenen de gunning van de opdracht GAC_2019_01027 voor het ‘aanstellen van een boekingsagent voor het Bollekesfeest’ goed aan de ondernemer Balthazar Events cvba, Keizerstraat 62-A te 2000 Antwerpen, met ondernemingsnummer 0843.701.149.
Deze opdracht werd gesloten voor één editie van het Bollekesfeest, met mogelijke verlenging voor twee edities (mits goede evaluatie).
De eerste editie zou normaliter hebben plaatsgevonden van 21 augustus 2020 tot en met 23 augustus 2020.
Gelet op de beslissingen die de Nationale Veiligheidsraad en de gouverneur van de provincie Antwerpen in het kader van de strijd tegen de verspreiding van het coronavirus COVID-19 hebben genomen, kon de op de voormelde data geplande editie niet doorgaan. Deze editie werd dan ook uitgesteld naar de zomer van 2021.
Het college keurt goed dat de uitvoering van de opdracht GAC_2019_01027 door Balthazar Events cvba, Keizerstraat 62-A, 2000 Antwerpen, met ondernemingsnummer 0843.701.149, wordt uitgesteld naar de eerstvolgende editie van het Bollekesfeest in 2021.
De financieel directeur verleent zijn visum en regelt de financiële aspecten als volgt:
Omschrijving | Bedrag | Boekingsadres | Bestelbon |
Aanstellen van | 131.427,78 euro, inclusief btw | budgetplaats:5373005000 | 4005416749 |
Aanstellen van | 131.427,78 euro, inclusief btw, per editie | budgetplaats:5373005000 budgetpositie:6141 functiegebied:2BRS030301A00000 subsidie:SUB_NR fonds:intern begrotingsprogramma:2SA070719 budgetperiode: 2200, 2300 mits goedkeuring van de eerstvolgende aanpassing van het meerjarenplan door college en gemeenteraad | bestelbon volgt later |