2020_CBS_08395 - Correctiebestelling - Regularisatie ondergeraamde bestelbon Smaakmeesters - Goedkeuring

Artikel 56 §3, 4° van het Decreet over het lokaal bestuur van 22 december 2017 stelt dat het college van burgemeester en schepenen bevoegd is voor het voeren van de plaatsingsprocedure, de gunning en de uitvoering van overheidsopdrachten.

Dienstnota bestellen en betalen stad, districten en OCMW van 17/12/2018.

Met het collegebesluit van 23 november 2018 (jaarnummer 10339) werden de principes bestellen en goedkeuren voor de stad Antwepen aangepast.
Het college keurde onder meer goed om  – met ingang van 1 januari 2019 – de bevoegdheid tot het goedkeuren van correctiebestellingen en te betalen bedragen namens de stad als volgt te regelen (bedragen exclusief btw):

• Uitgaven exploitatie en investering, ≤ € 5.500,00: goedkeuring door de algemeen directeur na decentraal visum:
  • De algemeen directeur kan bovengenoemde bevoegdheden delegeren aan personeelsleden van de administratie van de stad Antwerpen en OCMW Antwerpen;
  • De medewerker aan wie de bevoegdheid tot goedkeuren gedelegeerd wordt, kan ten allen tijde beslissen om een bepaalde correctiebestelling voor te leggen aan een hoger orgaan voor expliciete goedkeuring;
• Uitgaven exploitatie en investering, > € 5.500.00: goedkeuring door het college na centraal visum.

De opdracht GAC_2019_00692 voor de ‘organisatie Smaakmeesters 2019-2020' werd op 17 mei 2019 gegund en gesloten. Op dat moment was er nog geen sprake van het coronavirus COVID-19. Door de maatregelen die genomen werden om de opmars van Covid 19 in te dijken zijn nu extra kosten met betrekking tot hygiënische en sanitaire voorschriften (poetsen van de proefruimte van de Blind Tasting na elk bezoek, extra begeleiding voor crowd control, andere type animaties,..) nodig om het evenement coronaproof te kunnen organiseren. Hierdoor dienden bepaalde aanpassingen aan het programma van het evenement te gebeuren:

• er wordt niet meer gewerkt met proevertjes. Hierdoor kunnen de culinaire wandelingen niet doorgaan. Om toch een interessant programma te bieden werd het concept van de Blind Tasting uitgewerkt waar er een zeer strakke crowd control mogelijk is (per twee personen);
• in plaats van met fysieke cocktailavonden te werken zoals de vorige jaren dient er dit jaar een bijkomende livestream opgezet te worden;
• er kunnen minder mensen ontvangen worden voor het dineren op een speciale plek wat de prijs per couvert naar omhoog duwt;
• in het bijzonder werd in overleg met de opdrachtnemer overeengekomen om in het verlengde en in het kader van Smaakmeesters ook animaties in de winkelgebieden van de Via Sinjoor te organiseren die coronaproof zijn. Deze activiteiten zorgen voor extra levendigheid in het retail- en horecahart van de stad dat erg getroffen werd door de lockdown, het sluitingsuur en andere coronamaatregelen. 

Deze kosten en aanpassingen konden niet voorzien worden in het in 2019 uitgeschreven bestek en in de offerte van de opdrachtnemer en zijn het noodzakelijke gevolg van de maatregelen tegen het coronavirus. Dit moet nu rechtgezet worden met een correctiebestelbon, zodat het evenementenbureau correct betaald kan worden. Het bedrag dat met de oorspronkelijke bestelbon werd vastgelegd is niet toereikend. De oorspronkelijke bestelbon met het nummer 4105051582 werd goedgekeurd voor een bedrag van 95.000,00 EUR inclusief BTW. Het uiteindelijke bedrag dat Balthazar Events BV toekomt voor de organisatie van Smaakmeesters bedraagt 116.826,84 EUR inclusief BTW, dit is een budgetoverschrijding van 21.826,84 EUR inclusief BTW.

Daarnaast werd er voor de extra animatie in de winkelstraten reeds een bestelbon van 10.000,00 EUR inclusief BTW opgemaakt (bestelbonnummer 4005417368). Deze bestelbon werd reeds goedgekeurd onder budgethouderschap. Dit bedrag komt bovenop de 116.826,84 EUR en wordt niet mee opgenomen in dit correctiebesluit.

Artikel38/2 van het Koninklijk Besluit van 14-1-2013 tot bepaling van de algemene uitvoeringsregels van de overheidsopdrachten met betrekking tot de wijziging van de opdracht.

Op 17 mei 2019 (jaarnummer 4164) keurde het college van burgemeester en schepenen de gunning van de opdracht GAC_2019_00692 voor de ‘organisatie Smaakmeesters 2019-2020' goed aan de ondernemer Balthazar Events BV, Keizerstraat 62-A te 2000 Antwerpen, met ondernemingsnummer 0843.701.149. Per elke editie (zowel die van 2019 als die van 2020) werd in een maximum budget van 95.000,00 EUR inclusief btw voorzien.  De editie van 2020 van dit evenement  vindt plaats op 3 en 4 oktober 2020. De Nationale veiligheidsraad kondigde strikte maatregelen af om de verspreiding van het Coronavirus (ook gekend als het COVID-19-virus) tegen te gaan. Door deze maatregelen zijn aanpassingen aan het programma en extra kosten (extra begeleiding voor deelnemers aan animaties, poetsmiddelen en poetsploeg, andere soort animaties, uitgebreid veiligheidsdossier, meer inspanningen om deelnemers te engageren en overhalen om deel te nemen) nodig voor het organiseren van het evenement voor deze editie van 2020. Dit heeft een invloed op het budget voorzien per editie. Deze kosten konden niet voorzien worden in het in 2019 uitgeschreven bestek. 

Er is voldoende budget beschikbaar op 5318500000/6141/2LWS010303A00000.

De bestelbon 4005417368 werd reeds goedgekeurd onder gedelegeerd budgethouderschap.