De stad Antwerpen voorziet voor elke medewerker van Stad en MPA een smartphone en abonnement. Zo heeft de medewerker alle tools in handen om digitaal aan de slag te gaan binnen de eigen werkprocessen. De smartphone is met andere woorden een werkinstrument dat onmisbaar is in de uitvoering van de publieke opdracht van iedere medewerker. Het vormt een cruciaal onderdeel bij het streven naar een moderne overheidsorganisatie.
Naast een keuze uit een aanbod van toestellen met een maximum bedrag van 400 euro, mét of zonder opleg, kan de medewerker vanaf september 2020 ook kiezen voor een éénmalige vergoeding, elke 3 jaar. Hiermee kan hij zelf elders een toestel naar keuze voorzien. Dit toestel moet voldoen aan bepaalde functionele en technische vereisten en de medewerker verbindt zich ertoe Mobile Device Management (MDM) op dit toestel te laten installeren. Een aangepast digitaal engagement zal ter ondertekening aan de medewerker worden voorgelegd. De medewerker kan nog steeds rekenen op zowel functionele als technische ondersteuning (bijvoorbeeld vervangtoestel bij verlies of diefstal). De bijkomende optie om voor een éénmalige vergoeding te kiezen, zorgt voor een maximale keuzevrijheid voor de medewerkers.
De uitbetaling van de éénmalige vergoeding zal gebeuren via een driejaarlijkse forfaitaire onkostenvergoeding. Er wordt 80% van de voorziene kost van de aankoop (dus 80% van maximaal 400 euro) terugbetaald, aangezien 20% geacht wordt het privégebruik te dekken. Dit ligt in lijn met andere goedgekeurde aanvragen om een voorafgaande beslissing bij de dienst ‘Voorafgaande beslissingen’ van de FOD Financiën.
Enkele voorbeelden:
Er zal dan ook geen aanvraag om een voorafgaande beslissing bij de dienst ‘Voorafgaande beslissingen’ van de FOD Financiën ingediend worden (ruling).
Op 7 oktober 2016 (jaarnummer 8778) keurde het college het voorstel tot uitvoering van E-inclusie principieel goed. Iedere medewerker van stad en MPA werd uitgerust met een smartphone in functie van zijn taakuitvoering. Dit toestel mag ook privé gebruikt worden zolang het als een goede huisvader wordt beheerd. De levenscyclus van het toestel werd vastgelegd op drie jaar.
Begin 2018 werd omtrent de fiscaliteit van een smartphone met een split-billregeling een parlementaire vraag gesteld aan de minister van Financiën. Uit het antwoord – zie bijlage – kan opgemaakt worden dat een fiscale vrijstelling geldt voor deze regeling voor zowel toestel, abonnement als internetgebruik.
Gezien de uitrol in het najaar van 2017 plaatsvond en de levensduur van de werksmartphone drie jaar is, zal een nieuwe uitrol van de werksmartphones starten in het najaar van 2020. Voor deze uitrol werden enkele wijzigingen aan de bestaande principes en visie voorgesteld. Op 3 juni 2020 (jaarnummer 00103) keurde het managementteam de principebeslissing in het kader van digitale werkplek - smartphones 2.0 goed. Op 24 juni 2020 (jaarnummer 00120) werden enkele aanpassingen aan het besluit van 3 juni 2020 (jaarnummer 00103) door het managementteam goedgekeurd.
Het college keurt goed, met betrekking tot de uitbetaling van de eenmalige vergoeding, geen rulingsaanvraag om een voorafgaande beslissing bij de dienst ‘Voorafgaande beslissingen’ van de FOD Financiën in te dienen.