2020_CBS_08860 - Visit Antwerpen - Addendum op de concessie met Experience Antwerp - Goedkeuring

Artikel 56, § 3, 8°, b) van het decreet van 22 december 2017 over het lokaal bestuur stelt dat het college bevoegd is voor daden van beschikking met betrekking tot concessies.

In dit addendum worden enkele aanpassingen en enkele aanvullingen op de concessie overeengekomen. Er zijn vier aanpassingen op het bestek en de bijhorende gegunde offerte gewenst.

Daarenboven komen in de praktische uitvoering van de gunning van de concessie, verschillende punten aan bod waarover in het bestek nog geen concrete handelwijze beschreven staat. Deze punten worden in aanvulling op het bestek en de gegunde offerte vastgelegd.

Wijzigingen

• een aanpassing in de annulatieregeling, meer bepaald de termijn waarop klanten kosteloos een gereserveerde rondleiding kunnen annuleren. Hiervoor werden de betrokken partijen gehoord en werd een akkoord bereikt. Er werd eveneens uitgeschreven hoe er omgegaan wordt met annulaties en wijzigingen door overmacht (zoals bv. door een pandemie), en er werd een gedetailleerde matrix uitgewerkt die de meest voorkomende redenen voor annulaties en wijzigingen omvat, en de reacties daarop vastlegt. Deze matrix wordt als bijlage aan dit besluit toegevoegd;
• vastleggen van de technische annulatiefee. Op moment van gunning werd besloten om dit bedrag in samenspraak te bepalen tijdens de uitvoering; 
• werkwijze bij het al dan niet verkrijgen van een btw-ruling door het Autonoom Gemeentebedrijf Culturele Instellingen Antwerpen/Erfgoed (AG CIA/E). Ten tijde van de gunning werd er nog van uit gegaan dat de uitspraak hiervoor nog in 2020 zou volgen. Intussen lijkt het steeds minder plausibel dat dat mogelijk zal zijn. Daarom worden de afspraken aangepast aan een scenario waarin er pas in 2021 of later duidelijkheid is over deze btw-ruling;
• aanpassing van het commissiepercentage van 12,5% naar 14% op verkoop van museumtickets door EA gedurende de periode waarin de gemiddelde ticketprijs onder de 10,00 euro ligt omwille van het ingaan van de prijsverhoging voor museumtickets op 1 september 2021 in plaats van op 1 januari 2021.

Aanvullingen

• regeling schoolrondleidingen. Bij gunning werden reeds afspraken gemaakt rond 500 jaarlijkse rondleidingen voor kansengroepen. Nu worden er bijkomende afspraken gemaakt over 1.780 jaarlijkse schoolrondleidingen. Gezien de maximumfactuur voor scholen en gezien de maatschappelijke rol van de stad Antwerpen, komen EA en de stad overeen dat bij het aankopen van een schoolrondleiding in de musea  slechts een verlaagde admininistratiekost betaald dient te worden. In ruil voor deze verlaagde admininistratiekost, betaalt de stad Antwerpen voor de kalenderjaren 2022, 2023, 2024 en 2025 een jaarlijks bedrag van 10.000,00 euro inclusief btw;
• als gevolg van de gunning, wordt er een wekelijkse doorstorting opgezet van gelden van de verkoop van producten van de concessionaris via verkoopkanaal Het Steen. De opdrachtgever speelt hier slechts de rol van doorgeefluik;
• om de periodieke transfer van gelden uit het vorige punt te kunnen uitvoeren, heeft de opdrachtgever een controlemethode nodig. De concessionaris zal, volgens de afspraken beschreven in de bijakte, deze controlemethode mogelijk maken;
• die rondleidingen die nog werden aangenomen door Visit Antwerpen, maar die pas plaatsvinden op 2 november 2020 of later, noemen we de ‘overbruggingsboekingen’. Sommige van deze zullen reeds betaald zijn door klanten aan AG CIA/E. Deze ontvangen gelden (inclusief de 5,00 euro administratiekost) dienen doorgestort te worden aan EA via een eindafrekening.
  Dit alles zijn logische stappen in de uitvoering van het bestek zoals het goedgekeurd is. De uitbetaling van deze eindafrekening en eventuele periodieke betalingen is dus een rechtstreeks gevolg van de gunning van deze concessie. Deze doorstortingen zijn te beschouwen als een transfer van gelden. Hiervoor zullen geen bestelbonnen opgemaakt worden door het AG CIA/E;
• de praktische afspraken tussen opdrachtgever en concessionaris met betrekking tot de ‘overbruggingsboekingen’ worden uitgeklaard;
• er wordt beschreven hoe EA en de stad Antwerpen de wederzijdse vrijgestelde acquiringkosten zullen evalueren;
• interimarbeid voor rondleidingen blijft mogelijk, maar de voorwaarden van het nieuwe interimkantoor via EA hebben een impact op de nettolonen. Verder wordt er beschreven op welke manier er vergoedingen voor woon-werkverkeer uitbetaald worden aan interimgidsen;
• er wordt een samenvatting gemaakt van de verschillende prijstarieven voor museumrondleidingen zoals ze van toepassing zullen zijn vanaf overdrachtsdatum 2 november 2020. De standaardprijzen werden reeds eerder goedgekeurd, dit artikel bevat ook de minder voorkomende niet-standaardprijzen. Deze tabellen dienen ter overzicht. 

Financieel overzicht

Als bijlage bij dit besluit wordt een financieel overzicht gevoegd van de verschillende kostenposten die gelinkt zijn aan deze concessie, inclusief de reeds bestaande afspraken en inclusief de nieuwe financiële afspraken die in dit besluit aan bod komen.

De wijzigingen en aanvullingen wordt concreet uiteengezet in de bijakte die als bijlage bij dit besluit wordt gevoegd. De bijakte maakt integraal deel uit van de concessieovereenkomst die onverkort van toepassing blijft.

De wijzigingen en aanvullingen overschrijden de drempels in artikel 67 KB plaatsing en uitvoering concessies niet (zie juridische grond).

In toepassing van artikel 67 van het Koninklijk besluit van 25 juni 2017 betreffende de plaatsing en de algemene uitvoeringsregels van de concessieovereenkomsten, kan een wijziging zonder nieuwe plaatsingsprocedure worden doorgevoerd, indien het bedrag waarmee de wijziging gepaard gaat lager is dan zowel het in artikel 4 van hetzelfde besluit bedoelde bedrag van 5.350.000,00 euro (exclusief btw) als tien procent van de waarde van de oorspronkelijke concessie, zonder dat tevens de algemene aard van de concessie mag veranderen.

Op 25 oktober 2019 (jaarnummer 8706) keurde het college de concessie voor het expoiteren van een booking- en ticketingplatform voor toeristische en culturele producten van de stad Antwerpen en externe aanbieders, goed.

Op 3 april 2020 (jaarnummer 3133) keurde het college de gunning van het bestek GAC_2019_00921 Concessie voor het exploiteren van een booking- en ticketingplatform voor toeristische en culturele producten van de stad Antwerpen en externe aanbieders goed aan de firma Zanzibar bv, Pottenburg 2, 2000 Antwerpen, met ondernemingsnummer 0462.214.205.

Op 5 juni 2020 (jaarnummer 4886) keurde het college de overdracht goed van Zanzibar bv met ondernemingsnummer 0462.214.205 aan Experience Antwerp bv (EA) met ondernemingsnummer 0746.766.376 voor de concessie voor het exploiteren van een booking- en ticketingplatform voor toeristische en culturele producten van de stad Antwerpen en externe aanbieders op basis van het bestek GAC_2019_00921.

Gezien de maximumfactuur voor scholen en gezien de maatschappelijke rol van de stad Antwerpen, komen EA en de stad Antwerpen overeen om scholen toe te staan een verlaagde administratiekost te betalen bij het aankopen van museumrondleidingen. In ruil voor deze verlaagde administratiekost, betaalt de stad Antwerpen voor de kalenderjaren 2022, 2023, 2024 en 2025 een jaarlijks bedrag van 10.000,00 euro inclusief btw.

Deze gelden zijn voorzien op volgend boekingsadres: 517 / 5174580000 / 664430 / 2BRS010104A00000 / SUB_NR / 2SA070700.

Deze gelden worden bij een volgende aanpassing van het meerjarenplan verplaatst naar het correcte exploitatiekrediet.

Ter overzicht is als bijlage bij dit besluit een volledig financieel overzicht van deze concessie beschikbaar.