2020_CBS_05320 - Stedelijk patrimonium. Masterplan magazijnen - Plan van aanpak. Onderhandeling inhuurname - Goedkeuring

Artikel 56§3 van het Decreet Lokaal Bestuur: “Het college van burgemeester en schepenen is bevoegd voor:
1° de daden van beheer over de gemeentelijke inrichtingen en eigendommen, in voorkomend geval binnen de door de gemeenteraad vastgestelde algemene regels.”

Plan van aanpak Masterplan magazijnen

STAP 1 Inventarisatie  

Het onderzoek werd uitgevoerd voor aantal locaties die in hoofdzaak ingezet worden voor opslag. Volgende opslag werd voorlopig niet opgenomen in het onderzoek:

• buitenopslag;
• opslag in kleinere ruimtes, zoals kelders en zolders van gebouwen die in hoofdzaak een andere functie hebben;
• de depots voor de collecties van de musea en erfgoedinstellingen  (de inventarisatie hiervan is opgestart, maar vergt meer tijd).

STAP 2 analyse en evaluatie van de inventarissen

Alle bedrijfseenheden leverden inventarissen aan. Uit een eerste analyse blijkt:

1. in de inventarissen werd in grote lijnen onderscheid gemaakt tussen actieve en passieve opslag. Onduidelijkheden werden verder in detail opgevraagd;
2. bij de evaluatie werd de noodzaak of wenselijkheid om te bewaren slechts in beperkte mate objectief aangetoond. Er werd vastgesteld dat de meeste bedrijfseenheden aangeven dat alle stukken te bewaren zijn. Voor bepaalde stukken, zoals de praalwagens, geen enkel bedrijf zich aangesproken voelde als beheerder;
3. er kwamen geen suggesties van mogelijke alternatieve processen bijvoorbeeld raamovereenkomsten voor wisselstukken;
4. er kwamen weinig concrete voorstellen voor bestemming af te stoten stukken: waardeloos of kapot materiaal vernietigen of afvoeren, materialen met restwaarde aanbieden via sociale economie of verkoop via veilinghuis;
5. er kwamen geen of weinig concrete voorstellen voor conservatie- en transportvoorwaarden voor te behouden stukken.

Clustering actief en passief

Uit de inventaris blijkt dat materialen gebonden aan passieve en actieve opslag momenteel door elkaar gestockeerd worden. Onder passieve opslag wordt verstaan materialen die maximaal twee keer per jaar in of uit de stock genomen worden bijvoorbeeld de kerststallen, praalwagens, verkiezingsmateriaal, de zoutstrooimachines, reserve glaspanelen voor het MAS, enzovoort. Actieve opslag is materiaal met frequentere in- en uitstroom, bijvoorbeeld de tijdelijke opslag van in beslag genomen inboedels, de verkeerd gestalde en opgehaalde fietsen. Deze procesen hebben naast opslagruimte ook andere ruimtebehoeften, bijvoorbeeld een kantoorwerkplek, sanitair en een ontvangstruimte voor publiek.

Uit de inventaris werd afgeleid dat van de 45.000 m² geïnventariseerde ruimte circa 26.000 m² wordt ingezet voor passieve opslag.

STAP 3 onderzoek in functie van nieuw magazijn passieve opslag

AG VESPA voorziet om voor de zomer 2020 een studieopdracht in de markt te zetten met het oog op scherpstellen van het programma voor een geschikte logistieke oplossing voor de passieve opslagnood van de stad Antwerpen. Hierbij wordt de focus gelegd op verdere optimalisatie van de te stockeren materialen:

• kosten-baten stockage versus aankoop bij noodzaak in functie van wettelijke vereisten;
• courant beschikbaar of unieke stukken, afschrijving; bufferruimte;
• geschikte clustering van de materialen;
• stapeltechnieken;
• eventueel andere aspecten.

De resultaten van het programma-onderzoek worden verwacht eind 2020. Als het onderzoek uitwijst dat nieuwe opslaginfrastructuur wenselijk is, dient gezocht te worden naar een geschikte locatie. Hierbij worden zowel stedelijke locaties als nog te verwerven locaties overwogen. De scenario’s worden begin 2021 aan het beleid voorgelegd.

In functie van het door het beleid voorgestelde scenario en beschikbaarheid op de markt kan de nieuwe opslagruimte aangekocht of gebouwd worden.

• in de loop van 2021, indien er een nieuw geschikt magazijn kan aangekocht worden;
• begin 2023 in geval van bouwen op eigen grond;
• of tweede helft 2023 in geval er grond aangekocht moet worden om op te bouwen.

STAP 4

Door de centralisatie van de passieve opslag zal ruimte vrijkomen op diverse opslaglocaties. Hierdoor ontstaat de mogelijkheid om de actieve opslag te herschikken. De optimalisatie van de actieve opslag vergt een fundamentele ingreep op de processen om instroom en uitstroom op elkaar af te stemmen, daar waar mogelijk stock van courante goederen te centraliseren in de stad of via raamcontracten met externe leveranciers die materialen zelf stockeren.

Financieel model

Het proces van de opslag van materialen doorkruist alle beleidsdomeinen. Binnen de stad Antwerpen is er in de afgelopen tijd steeds het uitgangspunt geweest dat er voor elke opslagnood wel ergens een ruimte beschikbaar zou zijn. Al een tweetal jaren is geen ruimte meer beschikbaar. Diverse bedrijfseenheden hebben inspanningen geleverd om op te ruimen. Voor sommige processen was het noodzakelijk om extern op de markt magazijnruimte te huren en voorzien de betrokken bedrijfseenheden hiervoor de nodige budgetten op de begroting.

Het lijkt duidelijk dat voor de passieve opslag een gezamenlijke oplossing een optimalisatie kan betekenen. De vraagt rijst naar het financieel model.

Uit de inventarisatieoefening blijkt dat de bedrijfseenheden zelf moeilijk tot een kritische evaluatie van de opslagprocessen komen, rekening houdend met de vastgoedkost.

AG VESPA stelt voor om, op vergelijkbare wijze als voor het gecentraliseerde investeringsbudget onderhoudsprojecten een prioriteitenmatrix op te maken. Opslag met hoge prioriteit bijvoorbeeld omwille van noodzakelijke snelle beschikbaarheid inzake veiligheid, wettelijke verplichte opslag en beslist beleid krijgen bij voorbeeld een hoge prioriteit. Er moet onderzocht worden of een gecentraliseerd budget voor opslag zinvol is en wat een financieel model kan zijn om een robuuste oplossing voor opslag binnen de groep stad Antwerpen te organiseren.

Acute ruimtenoden voor opslag

Op de Havanasite is er een acuut opslagtekort ontstaan doordat materiaal van met asbest gecontamineerde opslaglocaties gecentraliseerd moest worden. Dit hindert de efficiënte en veilige werking van actieve processen op de site. Er werd een triage gedaan van de opslag die verbonden is met actieve processen op de site en welke actieve of passieve opslag kan verplaatst worden, zodat er werkruimte vrij kan komen. Het betreft:

• 1.260 m² opslag van materiaal dat niet verbonden is aan een actief proces op de Havanasite, materiaal in een wisselend zomer- of winterregime zoals kerststallen, zoutstrooimachines, praalwagens.

Voor het maritiem erfgoed is er een acute nood aan opslagruimte van materiaal dat weg moet van de tijdelijke opslagruimte Kattendijkdok. Na een opruimactie kan het grootste deel van de stukken naar de Droogdokkensite. Een deel van de te conserveren stukken komen niet in aanmerking voor de museale ontsluiting.

Er zal verder onderzocht worden of bepaalde stukken tijdelijk nog een tussentijdse  dan wel permanent elders een oplossing moeten krijgen.

Voor het archeologisch erfgoed en bouwkundig erfgoed is er nood aan:

• 500 m² voor archeologische vondsten, bouwsculptuur in natuursteen, gebouwonderdelen natuursteen, hout en metaal, interieurelementen, modellen, objecten uit publiek domein, onderdelen kerkgebouwen en kerkinterieurs, voorraad voor restauraties.

Het college keurde op 21 februari 2020 (jaarnummer 1632) principieel goed om de centralisatie van Technisch Cluster Noord te realiseren op grond, eigendom van de stad Antwerpen, gelegen in de Shanghaistraat op de Havanasite. Hiertoe werd een deel van het realisatiebudget voorzien op het einde de meerjarenbegroting. Voor de bouwwerken die vermoedelijk starten vanaf 2023, moet een deel van de loodsen die momenteel nog in gebruik zijn worden ontruimd en afgebroken.

Om aan de acute nood te voldoen, wordt voorgesteld om onderhandelingen op te starten over een te huren magazijnruimte voor circa 2.000 m²-3.000 m².

Op 28 juni 2017 (jaarnummer 378) nam het managementteam kennis van het overzicht van het huidige aanbod van 45.000 m² aan opslagruimte in het stedelijk bedrijfsvastgoed en het feit dat deze ruimte zo goed als volledig in gebruik is en behouden blijft. De ruimte voor cultureel erfgoed en buitenopslag zijn hierin niet mee opgenomen. 

Het managementteam nam kennis van bijkomende vragen naar opslagruimte van ongeveer 2.900 m² en adviseerde het college om hiervoor leegstaande panden terug in gebruik te nemen en voor extra vragen te huren op de markt.

Op 6 november 2019 werd op het directeurenoverleg een presentatie gegeven waarin de problematiek van de opslag nogmaals werd toegelicht. Met het oog op de optimalisatie van het opslagproces over de doelstellingen heen werd aan elke bedrijfseenheid gevraagd om

1. huidige opslag inventariseren (op basis van sjabloon), onderscheid passieve of actieve stock gelinkt aan een proces;
2. huidige opslag evalueren - noodzaak en wenselijkheid om (zelf) te stockeren;
3. noden alternatieve processen bijvoorbeeld raamovereenkomsten voor wisselstukken;
4. voorstel bestemming af te stoten stukken: waardeloos of kapot materiaal vernietigen of afvoeren, met restwaarde aanbieden via sociale economie of verkoop via veilinghuis;
5. conservatie- en transportvoorwaarden te behouden stukken.

Op 25 november 2019 (jaarnummer 652) keurde de gemeenteraad de beheersovereenkomst 2019-2024 tussen stad Antwerpen en AG VESPA goed. Artikel 6, §3.3. bepaalt dat AG VESPA instaat voor het organiseren van ter beschikkingstellingen en inhuurnemingen van het stedelijk patrimonium. De beleidsbeslissing tot terbeschikkingstelling of inhuurneming ligt bij de stad Antwerpen en is vereist in volgende gevallen:

• bij goedkeuring van concessiereglementen;
• wanneer wordt afgeweken van de goedgekeurde concessiereglementen;
• bij een wijziging inzake aanwending.

Financiële gevolgen van mogelijke inhuurname worden meegenomen in aparte besluitvorming bij goedkeuring van de overeenkomst.

Er is budget voor de inhuurname beschikbaar op boekingsadres SUB_NR/INTERN/2000/5322000000/6100/2LMS040101 op naam van SB voor een bedrag van 80.000,00 euro inclusief BTW en SUB_NR/INTERN/2000/5322000000/6100/2WNS040105 op naam van SB voor een bedrag van 80.000,00 euro inclusief BTW

Het budget voor de studieopdracht magazijnen wordt vastgelegd op het boekingsadres SUB_NR/INTERN/2000/5291620000/214/2WNS020101PA3915/2SA050610 op naam van AG VESPA voor een bedrag van 72.000,00 euro inclusief BTW.