Het managementteam nam op 29 november 2017 (jaarnummer 630) kennis van de presentatie 'strategische coördinatie 3.0'.
Het managementteam nam op 24 januari 2018 (jaarnummer 20) kennis van de nieuwe werkwijze van rapportering en bijsturing voor 2018 en 2019.
De gemeenteraad keurde op 17 december 2019 (jaarnummer 710) het meerjarenplan 2020-2015 goed.
De bestuursakkoorden van de stad Antwerpen en districten worden gerealiseerd door doelstellingen te halen. Tussentijds rapporteren toont de stand van zaken, geeft de kans om tijdig bij te sturen, en maximaliseert op die manier de kans om de doelstellingen te halen. Periodieke rapportage maakt ook een verantwoording van middelen mogelijk.
De voorgestelde werkwijze laat toe de realisatie van de doelstellingen in het kader van meerjarenplan 2020-2025 op te volgen en tijdig bij te sturen wanneer nodig. De werkwijze houdt rekening met de Vlaamse regelgeving met betrekking tot de Beleids- en beheerscyclus. De rapportering verloopt via verschillende stappen. Dit laat toe op het juiste niveau te rapporteren en bij te sturen.
Stap 1: programmaleider
Stap 2: programmastuurgroep
Het managementteam bereidt tevens de rapporteringen naar de raden in het kader van de beleids- en beheerscyclus voor (zie stap 4 en 5).
In voorbereiding van de decretaal verplichte opvolgingsrapportering en de jaarrekening wordt een uitgebreid rapporteringsmoment voorzien voor programmaleiders en managementteam. Kabinetschefs zullen ook een uitnodiging ontvangen om dit rapporteringsmoment bij te wonen
Op dit uitgebreide rapporteringsmoment ligt de klemtoon op de inhoudelijke opvolging en bijsturing van de actieplannen. Ter ondersteuning van de rapportering naar de raden wordt per actieplan en per beleidsdoestelling een managementsamenvatting geschreven over de eerste jaarhelft (opvolgingsrapportering) en het voorbije jaar (onderdeel van de jaarrekening).
Stap 4 en 5: college van burgemeester en schepenen, vast bureau en gemeenteraad
De regelgeving met betrekking tot de beleids- en beheerscyclus bepaalt een aantal formele rapporteringen richting gemeenteraad en raad voor maatschappelijk welzijn. Dit betreft de aanpassing(en) van het meerjarenplan, de opvolgingsrapportering en de jaarrekening. Deze rapporteringen worden door het managementteam voorbereid. De praktische organisatie ligt in handen van Financiën en Personeel & Organisatie.
De aanpassing van het meerjarenplan bestaat steeds uit een financiële nota en de strategische nota. De strategische nota beschrijft per (prioritair) actieplan en beleidsdoelstelling het beleid voor de loop van het meerjarenplan. Bij elke aanpassing van het meerjarenplan kan de strategische nota worden bijgestuurd waar nodig.
De jaarrekening blikt terug op de realisatie van de (prioritaire) actieplannen en beleidsdoelstellingen van het afgelopen jaar. De regisserend directeurs en programmaleiders bereiden dit voor door het schrijven van een managementsamenvatting, in afstemming met de betrokken kabinetten.
De opvolgingsrapportering blikt terug op de realistatie van de (prioritaire) actieplannen en beleidsdoelstellingen gedurende het lopende jaar. Ten laatste in september wordt aan de raad gerapporteerd over de eerste jaarhelft van het lopende jaar. De regelgeving legt voor de opvolgingsrapportering geen vorm of schema's op. Financiën en Personeel & Organisatie werken hiervoor een voorstel uit dat aan het college wordt voorgelegd.
Het college keurt de werkwijze van rapportering en bijsturing voor 2020-2025 goed.