Terug
Gepubliceerd op 30/03/2020

2020_CBS_02852 - Beleids- en beheerscyclus - Werkwijze rapportering 2020-2025 - Goedkeuring

college van burgemeester en schepenen
vr 27/03/2020 - 09:00 Digitaal
Goedgekeurd

Samenstelling

Aanwezig

Bart De Wever, burgemeester; Koen Kennis, schepen; Jinnih Beels, schepen; Annick De Ridder, schepen; Claude Marinower, schepen; Nabilla Ait Daoud, schepen; Fons Duchateau, schepen; Karim Bachar, schepen; Peter Wouters, schepen; Tom Meeuws, schepen; Sven Cauwelier, algemeen directeur

Afwezig

Glenn Verspeet, plaatsvervangend korpschef

Secretaris

Sven Cauwelier, algemeen directeur

Voorzitter

Bart De Wever, burgemeester
2020_CBS_02852 - Beleids- en beheerscyclus - Werkwijze rapportering 2020-2025 - Goedkeuring 2020_CBS_02852 - Beleids- en beheerscyclus - Werkwijze rapportering 2020-2025 - Goedkeuring

Motivering

Gekoppelde besluiten

Aanleiding en context

Het managementteam nam op 29 november 2017 (jaarnummer 630) kennis van de presentatie 'strategische coördinatie 3.0'.

Het managementteam nam op 24 januari 2018 (jaarnummer 20) kennis van de nieuwe werkwijze van rapportering en bijsturing voor 2018 en 2019.

De gemeenteraad keurde op 17 december 2019 (jaarnummer 710) het meerjarenplan 2020-2015 goed.

De bestuursakkoorden van de stad Antwerpen en districten worden gerealiseerd door doelstellingen te halen. Tussentijds rapporteren toont de stand van zaken, geeft de kans om tijdig bij te sturen, en maximaliseert op die manier de kans om de doelstellingen te halen. Periodieke rapportage maakt ook een verantwoording van middelen mogelijk.

Argumentatie

De voorgestelde werkwijze laat toe de realisatie van de doelstellingen in het kader van meerjarenplan 2020-2025 op te volgen en tijdig bij te sturen wanneer nodig. De werkwijze houdt rekening met de Vlaamse regelgeving met betrekking tot de Beleids- en beheerscyclus. De rapportering verloopt via verschillende stappen. Dit laat toe op het juiste niveau te rapporteren en bij te sturen.

Stap 1: programmaleider

De programmaleider is verantwoordelijk voor de opvolging van zijn/haar actieplannen. De opvolging gebeurt aan de hand van beleidsindicatoren, projecten, releases en sleutelkwesties. Deze worden door de eigenaars (projectleiders, leidinggevenden) beheerd en gerapporteerd via de tool ORBA (Opvolging Realisatie BestuursAkkoorden).
 
Programmaleiders hebben een cruciale rol in het opvolgen van de doelstellingen. Personeel & Organisatie voorziet daarom in extra ondersteuning, opleiding en opvolging van de programmaleiders. De initiatieven die op dit vlak worden genomen, worden aan het managementteam apart voorgelegd ter goedkeuring.
 

Stap 2: programmastuurgroep

Elke regisserend directeur is verantwoordelijk voor de opvolging van de beleidsdoelstellingen en actieplannen onder zijn/haar regie. De directeur richt hiervoor op regelmatige basis een programmastuurgroep in met de programmaleiders van de actieplannen. De regisserend directeur bepaalt zelf de vorm en frequentie van de programmastuurgroep. De focus ligt op de opvolging en bespreking van de beleidsindicatoren, projecten, sleutelkwesties en releases per actieplan en beleidsdoelstelling.
 
 
Stap 3: managementteam
 
Iedere twee maanden worden een selectie van indicatoren en de sleutelkwesties besproken op het managementteam. De strategisch coördinator agendeert een selectie van indicatoren die aandacht vragen van het managementteam en/of college. Sleutelkwesties worden voorafgaand door hun eigenaars geactualiseerd in ORBA. Personeel & Organisatie bezorgt het overzicht van de sleutelkwesties na afloop van het managementteam aan de kabinetschefs. De bespreking op het managementteam wordt door Personeel & Organisatie voorbereid met de betrokken regisseurs en programmaleiders.

Het managementteam bereidt tevens de rapporteringen naar de raden in het kader van de beleids- en beheerscyclus voor (zie stap 4 en 5).

In voorbereiding van de decretaal verplichte opvolgingsrapportering en de jaarrekening wordt een uitgebreid rapporteringsmoment voorzien voor programmaleiders en managementteam. Kabinetschefs zullen ook een uitnodiging ontvangen om dit rapporteringsmoment bij te wonen 

Op dit uitgebreide rapporteringsmoment ligt de klemtoon op de inhoudelijke opvolging en bijsturing van de actieplannen. Ter ondersteuning van de rapportering naar de raden wordt per actieplan en per beleidsdoestelling een managementsamenvatting geschreven over de eerste jaarhelft (opvolgingsrapportering) en het voorbije jaar (onderdeel van de jaarrekening).

Stap 4 en 5: college van burgemeester en schepenen, vast bureau en gemeenteraad

De regelgeving met betrekking tot de beleids- en beheerscyclus bepaalt een aantal formele rapporteringen richting gemeenteraad en raad voor maatschappelijk welzijn. Dit betreft de aanpassing(en) van het meerjarenplan, de opvolgingsrapportering en de jaarrekening. Deze rapporteringen worden door het managementteam voorbereid. De praktische organisatie ligt in handen van Financiën en Personeel & Organisatie.

De aanpassing van het meerjarenplan bestaat steeds uit een financiële nota en de strategische nota. De strategische nota beschrijft per (prioritair) actieplan en beleidsdoelstelling het beleid voor de loop van het meerjarenplan. Bij elke aanpassing van het meerjarenplan kan de strategische nota worden bijgestuurd waar nodig.

De jaarrekening blikt terug op de realisatie van de (prioritaire) actieplannen en beleidsdoelstellingen van het afgelopen jaar. De regisserend directeurs en programmaleiders bereiden dit voor door het schrijven van een managementsamenvatting, in afstemming met de betrokken kabinetten. 

De opvolgingsrapportering blikt terug op de realistatie van de (prioritaire) actieplannen en beleidsdoelstellingen gedurende het lopende jaar. Ten laatste in september wordt aan de raad gerapporteerd over de eerste jaarhelft van het lopende jaar. De regelgeving legt voor de opvolgingsrapportering geen vorm of schema's op. Financiën en Personeel & Organisatie werken hiervoor een voorstel uit dat aan het college wordt voorgelegd.

Beleidsdoelstellingen

8 - Sterk bestuurde stad
2SBS01 - Bestuurszaken
2SBS0101 - Reguliere taken bestuurszaken
2SBS010104 - Strategische coördinatie / studiedienst

Besluit

Het college van burgemeester en schepenen beslist:

Artikel 1

Het college keurt de werkwijze van rapportering en bijsturing voor 2020-2025 goed.

Artikel 2

Dit besluit heeft in principe geen financiële gevolgen.