Artikel 56 §3, 4° van het Decreet Lokaal Bestuur van 22 december 2017 stelt dat het college van burgemeester en schepenen bevoegd is voor het voeren van de plaatsingsprocedure, de gunning en de uitvoering van overheidsopdrachten.
Wijziging opdracht in uitvoeringsfase:
Aanvullende opdracht ((artikel 38/1 KB Uitvoering):
| Verrekening/Post | Motivatie | Meer exclusief btw | Termijnverlenging |
| 8.08.1. Inkomschuifdeur buitenkant 8.08.2. Inkomschuifdeur binnenkant | De inkomschuifdeuren buiten- en binnenkant werden zowel opgenomen in dit dossier P04697- restauratie buitenschil als in het dossier P08289- Vernieuwen onthaal, districtshuis Merksem, omdat beide dossier ongeveer gelijktijdig werden aanbesteed. Op 15 februari 2019 (jaarnummer 01295) heeft het college de inkomschuifdeuren in dit dossier als een opdracht in min goedgekeurd. Het initieel uitgangspunt was om de inkomschuifdeuren in het dossier P08289- Vernieuwen onthaal te laten uitvoeren en aan te rekenen. Later werd hierop teruggekomen. De inkomschuifdeuren dienden in dit dossier P04697 - restauratie buitenschil uitgevoerd en uitbetaald te worden. Als gevolg daarvan dienen de posten van de inkomschuifdeuren aan het college voorgelegd te worden als een wijziging opdracht in meer. | 23.503,86 euro | 15 werkdagen |
| VV 011- Zandstraalfolie | De klant vraagt als extra om zandstraalfolie te plaatsen op de ramen. | 5.081,50 euro | 5 werkdagen |
| VV 013- Automatisatie deur | De klant vraagt als extra om de deur naar het fietslokaal te automatiseren | 4.846,21 euro | 2 werkdagen |
| Totaal | 33.431,57 euro | 22 werkdagen |
Onvoorzienbare omstandigheden (artikel 38/2 KB uitvoering):
| Verrekening/Post | Motivatie | Meer exclusief btw | Termijnverlenging |
| VV 018 Inkomsas | Tijdens de uitvoering van de werken werd vastgesteld dat er bijkomende restauratiewerken zijn vereist aan het stalen inkomgeheel. De huidige toestand is verergerd t.a.v. de herstellingswerken opgenomen in het dossier. Het glas dient te worden gedemonteerd, het portaal moet worden gestut, er moeten houten balken worden geplaatst om verzakking te voorkomen. Versleten regels, kokers en oude stijlen van de inkomsas moeten worden vervangen. Dit brengt een meerkost met zich mee. | 7.076,00 euro | 6 werkdagen |
| Totaal | 7.076,00 euro | 6 werkdagen |
Op 15 februari 2019 (jaarnummer 01296) heeft het college de aanvullende opdracht voor het vervangen van het verlaagd plafond in districtshuis Merksem goedgekeurd, voor een bedrag van 43.892,18 euro, exclusief btw.
Tijdens de uitvoering van het verlaagd plafond, hebben de architecten Pat Heylen & architectenbureau K. Beeck bvba en de bouwheer tussentijds bekeken hoe de verrekening 09 kon gereduceerd worden.
Op vraag van de architecten en de bouwheer werd er een andere manier van beschermen van de vloer gevraagd, waardoor er werd bespaard op artikel 1.2.
Daarnaast werd er een korting van 1.000,00 euro, exclusief btw bekomen op de totale verrekening van het verlaagd plafond.
De aannemer diende een aangepaste verrekening in voor een bedrag van 40.724,45 euro, exclusief btw.
De eerder goedgekeurde verrekening bedraagt 43.892,18 euro, exclusief btw, waarvan de aangepaste uitgevoerde verrekening slechts 40.724,45 euro, exclusief btw bedraagt zodat het totaal -3.167,73 euro, exclusief btw bedraagt.
In onderstaande tabel wordt een overzicht gegeven van deze minwerken.
Wijziging opdracht in min (artikel 38/2 Koninklijk Besluit uitvoering):
| Verrekening 09 - verlaagd plafond | Motivatie | Goedgekeurd bedrag exclusief btw | Uitgevoerd bedrag exclusief btw | Verschil in bedrag |
| 1. Voorbereidende werken | Transport | 2.903,16 euro | 2.925,68 euro | 22,52 euro |
| Bescherming van vloer op eerste verdieping | 7.312,80 euro | 4.860,90 euro | -2.451,90 euro | |
| Opstelling stelling optie A: volledig platform | 7.166,13 euro | 7.221,74 euro | 55,61 euro | |
| 2. Afbraak | Verwijderen bestaande tegels + frame en verwijderen huidige isolatie met behoud van de draagstructuur van isolatie | 4.618,35 euro | 4.654,65 euro | 36,30 euro |
| 3. Opbouw | Plaatsen plafond: plafondtegels van Knauf Contur D + Unity 600 + 600 | 13.544,85 euro | 13.650,45 euro | 105,60 euro |
| Inwerken van muziekboxen: bestaande boxen worden gerecupereerd | 187,64 euro | 189,08 euro | 1,44 euro | |
| Plaatsen van isolatie met dampscherm 10 cm: Isover rollisol Plus op bestaande draagstructuur | 8.159,25 euro | 8.221,95 euro | 62,70 euro | |
| Commerciële korting | -1.000,00 euro | -1.000,00 euro | ||
| Totaal | 43.892,18 euro | 40.724,45 euro | -3.167,73 euro |
De minimis-regel (artikel 38/4 Koninklijk Besluit Uitvoering) De posten uit de hoofdstaat die niet gevorderd werden:
| Verrekening/Post | Motivatie | Min exclusief btw | Termijnverlenging |
| 8.02. Zonwering | Er is reeds zonwering geplaatst door de gebruiker. Deze post moest niet meer worden uitgevoerd en dit resulteert in volgende minprijs. | 3.568,96 euro | 0 werkdagen |
| 8.05. Nieuw aluminium schrijnwerk naar oud model. | Dit betreft een wijziging van de restauratie-optie voor het raam van de collegezaal. Het bestek van het goedgekeurde premiedossier is gebaseerd op een proefrestauratie van een venster naar oorspronkelijk model. Deze reconstructie betreft maatwerk waarbij gebruik is gemaakt van geprefabriceerde profielen. Tijdens de uitvoering blijken deze geprefabriceerde profielen niet meer beschikbaar te zijn. Omdat deze restauratiefase slechts één deurvenster betreft, is het niet haalbaar om gelijkaardige profielen op maat te laten maken. In samenspraak met het agentschap onroerend erfgoed wordt beslist dat de reconstructie van het venstergeheel van de collegezaal beter worden opgenomen in een volgende restauratiecampagne waarbij de gehele gevel wordt aangepakt. Het bestaande aluminium schrijnwerk is in goede staat en genereert geen gevolgschade, niet voor de gevel, niet voor het interieur. Het niet uitvoeren van deze post resulteert in volgende minprijs. | 13.157,13 euro | 0 werkdagen |
| 8.06. Nieuwe verluchtingsroosters. | Dit artikel heeft betrekking op het verwijderen van de inkomsas van de politie. Deze werken zouden worden uitgevoerd in het geval dat de politievleugel een andere bestemming had bij aanvang van dit dossier. Bij aanvang van dit dossier was de politie nog gehuisvest in de politievleugel en konden deze werken niet worden uitgevoerd. Dit resulteert in volgende minprijs. | 616,36 euro | 0 werkdagen |
| 8.09. Brievenbus. | Dit artikel was opgenomen in dit dossier en in het dossier P08289- Vernieuwen onthaal. Beide dossiers werden in éénzelfde periode uitgevoerd. Dit artikel werd gevorderd in dossier P08289- Vernieuwen onthaal en wordt hier in min verrekend. | 3.587,28 | 0 werkdagen |
| 9.01. Isolerende beglazing. | Dit betreft een wijziging van de restauratie-optie voor het raam van de collegezaal. Het bestek van het goedgekeurde premiedossier is gebaseerd op een proefrestauratie van een venster naar oorspronkelijk model. Deze reconstructie betreft maatwerk waarbij gebruik is gemaakt van geprefabriceerde profielen. Tijdens de uitvoering blijken deze geprefabriceerde profielen niet meer beschikbaar te zijn. Omdat deze restauratiefase slechts één deurvenster betreft, is het niet haalbaar om gelijkaardige profielen op maat te laten maken. In samenspraak met het agentschap onroerend erfgoed wordt beslist dat de reconstructie van het venstergeheel van de collegezaal beter worden opgenomen in een volgende restauratiecampagne waarbij de gehele gevel wordt aangepakt. Het bestaande aluminium schrijnwerk is in goede staat en genereert geen gevolgschade, niet voor de gevel, niet voor het interieur. Het niet uitvoeren van deze post resulteert in volgende minprijs. | 332,64 euro | 0 werkdagen |
| 9.03. Isolerende beglazing met gelaagd binnenblad Float buitenblad | Dit betreft een wijziging van de restauratie-optie voor het raam van de collegezaal. Het bestek van het goedgekeurde premiedossier is gebaseerd op een proefrestauratie van een venster naar oorspronkelijk model. Deze reconstructie betreft maatwerk waarbij gebruik is gemaakt van geprefabriceerde profielen. Tijdens de uitvoering blijken deze geprefabriceerde profielen niet meer beschikbaar te zijn. Omdat deze restauratiefase slechts één deurvenster betreft, is het niet haalbaar om gelijkaardige profielen op maat te laten maken. In samenspraak met het agentschap onroerend erfgoed wordt beslist dat de reconstructie van het venstergeheel van de collegezaal beter worden opgenomen in een volgende restauratiecampagne waarbij de gehele gevel wordt aangepakt. Het bestaande aluminium schrijnwerk is in goede staat en genereert geen gevolgschade, niet voor de gevel, niet voor het interieur. Het niet uitvoeren van deze post resulteert in volgende minprijs. | 875,07 euro | 0 werkdagen |
| 10.02. Duivenwering. | Tijdens de werken wordt duidelijk dat het duivenweersysteem niet is vereist. Het niet uitvoeren van deze post resulteert in volgende minprijs. | 1.265,40 euro | 0 werkdagen |
| 10.04.4. Noppendrain | De initiële uitvoeringswijze van het terras wordt tijdens de werken (na de afbraakwerken) gewijzigd. Het plaatsen van een noppendrain is niet vereist. Het niet uitvoeren van deze post resulteert in volgende minprijs. | 2.600,96 euro | 0 kalenderdagen |
| 11.01.1. Roosters gevel 4 en 6 | Dit artikel heeft betrekking op het verwijderen van de inkomsas van de politie. Deze werken zouden worden uitgevoerd in het geval dat de politievleugel een andere bestemming had bij aanvang van dit dossier. Bij aanvang van dit dossier was de politie nog gehuisvest in de politievleugel en konden deze werken niet worden uitgevoerd. Dit resulteert in volgende minprijs. | 485,91 euro | 0 werkdagen |
| 11.02. Schilderwerk op steen | De geraamde hoeveelheid schilderwerk op steen blijkt in de realiteit lager dan de exact uitgevoerde hoeveelheid. Dit resulteert in volgende minprijs. | 79,22 euro | 0 werkdagen |
| 13.01. (vereiste optie) Afbaakwerken | Dit artikel heeft betrekking op het verwijderen van de inkomsas van de politie. Deze werken zouden worden uitgevoerd in het geval dat de politievleugel een andere bestemming had bij aanvang van dit dossier. Bij aanvang van dit dossier was de politie nog gehuisvest in de politievleugel en konden deze werken niet worden uitgevoerd. Dit resulteert in volgende minprijs. | 1.991,70 euro | 0 werkdagen |
| 13.02. (vereiste optie) Vervanging van dallering voor breukstenen | Dit artikel heeft betrekking op het verwijderen van de inkomsas van de politie. Deze werken zouden worden uitgevoerd in het geval dat de politievleugel een andere bestemming had bij aanvang van dit dossier. Bij aanvang van dit dossier was de politie nog gehuisvest in de politievleugel en konden deze werken niet worden uitgevoerd. Dit resulteert in volgende minprijs. | 11.610,00 euro | 0 werkdagen |
| 13.03. (vereiste optie) Borstwering. | Dit artikel heeft betrekking op het verwijderen van de inkomsas van de politie. Deze werken zouden worden uitgevoerd in het geval dat de politievleugel een andere bestemming had bij aanvang van dit dossier. Bij aanvang van dit dossier was de politie nog gehuisvest in de politievleugel en konden deze werken niet worden uitgevoerd. Dit resulteert in volgende minprijs. | 1.802,77 euro | 0 werkdagen |
| 13.04. (vereiste optie) Nieuw alu-schrijnwerk | Dit artikel heeft betrekking op het verwijderen van de inkomsas van de politie. Deze werken zouden worden uitgevoerd in het geval dat de politievleugel een andere bestemming had bij aanvang van dit dossier. Bij aanvang van dit dossier was de politie nog gehuisvest in de politievleugel en konden deze werken niet worden uitgevoerd. Dit resulteert in volgende minprijs. | 7.174,93 euro | 0 werkdagen |
| 13.05. (vereiste optie) Herstel binnenbepleistering | Dit artikel heeft betrekking op het verwijderen van de inkomsas van de politie. Deze werken zouden worden uitgevoerd in het geval dat de politievleugel een andere bestemming had bij aanvang van dit dossier. Bij aanvang van dit dossier was de politie nog gehuisvest in de politievleugel en konden deze werken niet worden uitgevoerd. Dit resulteert in volgende minprijs. | 571.54 euro | 0 werkdagen |
| Totaal | 49.719,87 euro | 0 werkdagen |
Samenvatting:
De bedrijfseenheid Vastgoed legt de wijzigingen van de opdracht - Burgemeester Jozef Nolfplein, GAC/2013/2202 (P04697) - Restauratie buitenschil districtshuis Merksem ter goedkeuring voor, dat als volgt kan worden samengevat:
| Omschrijving | In meer exclusief btw | In min exclusief btw |
| Aanvullende opdracht (38/1 AUR) | 33.431,57 euro | 0,00 euro |
| Onvoorzienbare omstandigheden (32/2 AUR | 7.076,00 euro | 0,00 euro |
| Wijziging opdracht in min (artikel 38//2 AUR) | 0,00 euro | -3.167,73 euro |
| De minimis-regel (artikel 38/4 AUR) | -49.719,87 euro | |
| Totaal | 40.507,57 euro | - 52.887,60 euro |
| 21% btw | 8.506,59 euro | - 11.106,40 euro |
| Algemeen totaal | 49.014,16 euro | - 63.994,00 euro |
De wijziging van de opdracht: 40.507,57 euro - 52.887,60 euro = - 12.380,03 euro + 2.599, 81 euro (21% btw) = - 14.979,84 euro.
Voor deze opdracht werden volgende bestelbonnen vastgelegd:
| Bestelbon | Omschrijving | Budget inclusief btw | Restbudget inclusief btw |
| 4005257067 | Gunning | 1.152.483,62 euro | 34.444,49 euro |
| 4005288556 | Aanvullende opdracht asbest | 164.808,03 euro | 0,00 euro |
| 4005294506 | Wijziging opdracht | 1.206,98 euro | 1.206,98 euro |
| 4005322383 | Wijziging opdracht | 53.109,54 euro | 3.793,86 euro |
Voor de opdracht "Restauratie buitenschil" deinde Renotec nv een offerte in, voor een bedrag 1.152.578,49 euro, inclusief btw.
Bestelbon 4005257067 werd vastgelegd voor een bedrag van 1.152.483,62 euro, inclusief btw voor de gunning van de opdracht.
Bijgevolg wordt een bedrag van 78,40 euro + 16,47 euro (21% btw) = 94,87 euro, ter goedkeuring voor het college voorgelegd.
De werken zijn voltooid. De bedrijfseenheid Vastgoed legt de eindafrekening ter goedkeuring voor.
| Omschrijving | Bedrag in euro |
| Gunningsbedrag | 952.465,80 euro |
| Vastgelegd bedrag verschil bestelbon en offerte | 78,40 euro |
| Aanvullende werken | 214.526,23 euro |
| wijziging opdracht in meer | 25.907,96 euro |
| Wijziging opdracht in min | - 76.391,46 euro |
| Vermoedelijke hoeveelheden in min | - 78.002,12 euro |
| Vermoedelijke hoeveelheden in meer | 53.372,82 euro |
| Herziening | 9.003,37 euro |
| Totaal | 1.100.961,00 euro |
| 21% btw | 231.201,81 euro |
| Afronding btw | 0,05 euro |
| Algemeen Totaal | 1.332.162,86 euro |
| Vastgelegde budget | 1.371.608,17 euro |
| Restbudget inclusief btw | 39.445,31 euro |
De eindafrekening bedraagt 1.332.162,86 euro, inclusief btw en prijsherzieningen.
In toepassing van artikel 38/1 van het Koninklijk Besluit van 14 januari 2013 tot bepaling van de algemene uitvoeringsregels van de overheidsopdrachten, gewijzigd bij Koninklijk Besluit van 22 juni 2017, is de aanbesteder gerechtigd de oorspronkelijke opdracht te wijzigen voor aanvullende opdrachten die noodzakelijk zijn geworden en die niet in de oorspronkelijke opdracht waren opgenomen wanneer de verandering van opdrachtnemer niet mogelijk is om economische of technische redenen en tot aanzienlijk ongemak of een aanzienlijke kostenstijging zou leiden voor de aanbesteder. De wijziging van de opdracht mag het voorwerp van de opdracht niet wezenlijk wijzigen en blijft beperkt tot 50% van het oorspronkelijke opdrachtbedrag.
In toepassing van artikel 38/2 van het Koninklijk Besluit van 14 januari 2013 tot bepaling van de algemene uitvoeringsregels van de overheidsopdrachten, gewijzigd bij Koninklijk Besluit van 22 juni 2017, is de aanbesteder gerechtigd de oorspronkelijke opdracht te wijzigen wanneer de wijziging het noodzakelijk gevolg is van omstandigheden die een zorgvuldige aanbesteder niet kon voorzien en de wijziging geen verandering in de algemene aard van de opdracht of raamovereenkomst brengt. De wijziging blijft beperkt tot 50 % van het oorspronkelijke opdrachtbedrag.
Artikel 81 van het Koninklijk Besluit van 14 januari 2013 tot bepaling van de algemene uitvoeringsregels van de overheidsopdrachten gewijzigd bij Koninklijk Besluit van 22 juni 2017, voorziet in de mogelijkheid tot herziening van de oorspronkelijke eenheidsprijzen en uitvoeringstermijnen wanneer door de aanbestedende overheid de aangebrachte wijziging aan de opdracht, de werkelijke uitgevoerde hoeveelheden van een post het drievoudige overtreffen of minder bedragen dan de helft van de vermoedelijke hoeveelheden.
| Fase | Bestuursorgaan | Datum | Jaarnummer |
| goedkeuring aangepaste bestek en procedure (GAC/2013/2202) P04697 | college | 20 december 2013 | 12951 |
| goedkeuring beste en procedure stopzetting en heraanbesteding (GAC/2013/2202) P04697 | college | 27 oktober 2017 | 09370 |
| goedkeuring gunning aan Renotec nv | college | 05 januari 2018 | 00036 |
| goedkeuring aanvullende opdracht: verwijderen asbest | college | 29 juni 2018 | 06140 |
| goedkeuring aanvullende opdracht | college | 17 augustus 2018 | 07470 |
| goedkeuring wijziging opdracht | college | 15 februari 2019 | 01295 |
| goedkeuring wijziging opdracht | college | 15 februari 2019 | 01296 |
De opdracht voor "Restauratie buitenschil districtshuis Merksem" werd gegund aan Renotec nv, Acaciastraat 14C, 2440 Geel, met ondernemingsnummer 0436.207.911, voor een bedrag van 1.152.483,62 euro, inclusief btw.
Deze uitgave werd binnen de vastgelegde kredieten verrekend.
De eindafrekening bedraagt 1.332.162,86 euro, inclusief btw en prijsherzieningen. De bestelbonnen werden reeds afgesloten.
Het college keurt goed dat volgens de onderhandelingsprocedure op basis van briefwisseling prijs werd gevraagd voor de wijziging van de opdracht aan Renotec nv, Acaciastraat 14c, 2440 Geel met ondernemingsnummer: 0436.207.911.
Het college keurt de aanvullende opdracht goed voor een bedrag van 33.431,57 euro + 7.020,63 euro (21% btw) = 40.452,20 euro.
Het college keurt de onvoorziene werken goed voor een bedrag van 7.076,00 euro + 1.485,96 euro (21% btw) = 8.561,96 euro.
Het college keurt de verrekening 09 in min goed voor een bedrag van 3.167,73 euro + 665.22 (21% btw) = 3.832,95 euro.
Het college keurt de termijnverlenging van 28 werkdagen goed zonder bijkomende kosten.
Het college keurt de wijziging in min van opdracht goed voor een bedrag van 49.719,87 euro + 10.441,17 euro (21%btw) = 60.161,04 euro.
Het college keurt de eindafrekening goed voor een bedrag van 1.332.162,86 euro , inclusief btw en herziening voor de restauratie van de buitenschil van districtshuis Merksem, uitgevoerd door Renotec nv, Acaciastraat 14c, 2440 Geel, met ondernemingsnummer 0436.207.911.
| Omschrijving | Bedrag | Boekingsadres | Bestelbon |
| Wijziging opdracht: P04697- Restauratie buitenschil Districtshuis Merksem Renotec nv Acaciastraat 14c 2440 Geel Ondernemingsnummer: 0436.207.911 IBAN BE95 413 4508561 58 | - 14.979,84 euro, inclusief btw | budgetplaats: 5322000000 budgetpositie: 221 functiegebied: 2SBS020101P04697 subsidie: MO_DISTRICTSHUIZEN fonds: INTERN begrotingsprogramma: 2SA080170 budgetperiode: 2000 | 4005257067 |