De praktische financiële afspraken en de hierop afgestemde rapportering die volgen uit dit besluit, zullen tussen AG VESPA en de afdeling Financiën van de stad Antwerpen verder worden uitgewerkt zodat de effectieve overdracht van de beheerstaken uiterlijk 1 januari 2021 kan plaatsvinden.
Artikel 56 §3 van het Decreet Lokaal Bestuur: “Het college van burgemeester en schepenen is bevoegd voor:
1° de daden van beheer over de gemeentelijke inrichtingen en eigendommen, in voorkomend geval binnen de door de gemeenteraad vastgestelde algemene regels.”
De gemeenteraad keurde in zitting van 25 november 2019 de beheersovereenkomst 2019-2024 tussen de stad Antwerpen en AG VESPA goed (jaarnummer 652).
Met voormelde overeenkomst werd voor de stad Antwerpen en AG VESPA een belangrijke nieuwe basis gelegd om het geïntegreerd vastgoedbeheer in de praktijk vorm te geven.
De beheersovereenkomst 2019-2024 tussen de stad Antwerpen en AG VESPA bepaalt rond het stedelijk patrimonium het volgende:
Voor de organisatie van volgende terbeschikkingstellingen die behoren tot het stedelijk patrimonium is geen bijkomende beleidsbeslissing vereist, voor zover er geen sprake is van een wijziging inzake aanwending:
Met voormelde overeenkomsten worden marktconforme inkomsten beoogd en de aanwending van de panden ligt vast. Het beheer van voormelde contracten betreft een beleidsuitvoerende handeling.
In uitvoering van de beheersovereenkomst wordt volgende werkwijze voorgesteld aangaande de hierbovenvermelde contracten, voor zover deze een (basis)duurtijd van 9 jaar niet overschrijden:
1) met betrekking tot de lopende overeenkomsten
AG VESPA zal instaan voor het beheer van voormelde contracten die momenteel reeds lopen en dit overeenkomstig de beheersovereenkomst. Om dit te doen in eigen naam maar voor rekening van de stad is een akkoord nodig van de contractpartijen omtrent de overdracht van het contract. AG VESPA stelt voor voormeld beheer over te nemen uiterlijk 1 januari 2021. Dit betekent dat AG VESPA vanaf uiterlijk 1 januari 2021 zal instaan voor de volledige juridische, financiële en administratieve opvolging van de overeenkomsten, met inbegrip van facturatie en debiteurenopvolging. Concreet voor wat betreft het debiteurenbeheer, betekent dit dat de stad Antwerpen de (historische) achterstallen tot datum van effectieve overdracht, zal blijven opvolgen en verantwoordelijk blijft voor het debiteurenbeheer voor de facturen die uitgestuurd werden vanuit de stad Antwerpen. AG VESPA neemt het debiteurenbeheer en de daarmee gepaard gaande verantwoordelijkheid over voor schulden die betrekking hebben op facturen die AG VESPA in het kader van haar beheerstaken zal uitsturen. AG VESPA zal de nodige formaliteiten verrichten met betrekking tot deze contractsoverdracht. Vanaf de datum van overdracht zal alle besluitvorming geschieden via AG VESPA, tenzij er overeenkomstig artikel 6§3,3.3 van de beheersovereenkomst een beleidsbeslissing vereist is.
2) met betrekking tot nieuw af te sluiten overeenkomsten
AG VESPA zal vanaf de goedkeuring van voorliggende werkwijze door het college van burgemeester en schepenen de beheerstaken met onmiddellijke ingang op zich nemen, waarbij AG VESPA zal instaan voor de volledige behandeling van voormelde dossiers van a tot z, gaande van het te huur stellen tot het afsluiten van nieuwe overeenkomsten. Dit betekent dat AG VESPA onmiddellijk zal instaan voor de volledige juridische, financiële en administratieve opvolging van de overeenkomsten, waaronder facturatie en debiteurenopvolging.
Indien het op de markt aanbieden betrekking heeft op (delen van) gebouwen die gelinkt zijn aan stadswerking (bijvoorbeeld stadhuis, districtshuizen), zullen de voorwaarden van de oproep steeds voorafgaandelijk ter goedkeuring worden voorgelegd van het college van burgemeester en schepenen, waarna de verdere afhandeling geschiedt via besluitvorming van het directiecomité van AG VESPA.
Indien er een wijziging in aanwending van de panden is, zal deze wijziging conform de beheersovereenkomst worden voorgelegd aan het college van burgemeester en schepenen.
AG VESPA stelt voormelde beheerstaken op basis en in uitvoering van de bijzondere lastgeving die door de stad Antwerpen werd verleend aan AG VESPA overeenkomstig artikel 7 van de beheersovereenkomst 2019-2024 tussen de stad Antwerpen en AG VESPA.
Het college van burgemeester en schepenen keurt de voorgestelde werkwijze inzake commerciële contracten goed.
Het college van burgemeester en schepenen geeft opdracht aan AG VESPA en aan de financiële afdeling van de stad Antwerpen om de praktische financiële afspraken die volgen uit dit besluit, waaronder de financiële flows, doorstortingen, rapportering, verder uit te werken zodat de effectieve overdracht van de beheerstaken uiterlijk 1 januari 2021 kan plaatsvinden.