2020_CBS_05908 - Ondersteuningsbeleid - Principekader - Goedkeuring

1.     Analysefase

In een eerste fase werden de verschillende vormen van ondersteuning in kaart gebracht.

Per beleidsdoelstelling werd onderzocht hoeveel personeel, patrimonium en geldelijke ondersteuning uitgekeerd werden in de jaren 2018 en 2019 en hoeveel voorzien werd voor 2020. In de analysefase werd beslist de ondersteuning middels het ter beschikking stellen van personeel niet mee te nemen in volgende fases van het project. Personeel wordt in de praktijk immers niet kosteloos ter beschikking gesteld van derden.

Uit de analyse blijkt verder dat de organisatie voor meer dan 90 miljoen euro per jaar geldelijke ondersteuning uitkeert (refertejaren 2018-2019) en voor meer dan 4 miljoen euro bijkomend ondersteunt via het ter beschikking stellen van patrimonium (geschatte effectieve waarden refertejaar 2018- 2019).

Van de 90 miljoen euro geldelijke ondersteuning wordt meer dan 80% uitgekeerd via nominatim subsidies, terwijl dit over ongeveer 6% van de dossiers gaat. De overige 94% van de subsidiedossiers worden uitgekeerd via reglementen en omvatten slechts 20% van het uitgekeerde budget.

Een aantal vaststellingen verantwoorden de nood aan een hertekening van het ondersteuningsbeleid:

• Data over het ondersteuningsbeleid verzamelen is momenteel een manuele oefening die foutgevoelig is. De enige (beperkte) authentieke bron is SAP.
• Er is slechts in beperkte mate zicht op de marktconforme waarde van ter beschikking gesteld patrimonium (effectieve of virtuele inschatting is mogelijk mits investering).
• Er is slechts beperkt zicht op de onderhoudskost of onderhoudsachterstand voor ter beschikking gesteld patrimonium.
• Het is moeilijk in beeld te brengen welke ondersteuning aan derden vanuit (voormalige) vzw’s naar de ontvanger vertrekken.

Er is een  groot verschil in aanpak en uitwerking van ondersteuning tussen de verschillende beleidsdomeinen waardoor een globaal overzicht op ondersteuning vanuit de stad Antwerpen krijgen zeer complex en foutgevoelig is.

Om het ondersteuningsbeleid maximaal af te stemmen op de beleidsdoelstellingen en om correcte beleidsrapportage te kunnen verschaffen dienen we te vertrekken vanuit een aantal basisprincipes. Deze principes vertrekken vanuit een overkoepelende visie en maken een subsidielijst mogelijk die een overzicht geeft van alle uitgekeerde ondersteuning per belanghebbende.

2.     Principekader voor alle vormen van stedelijke ondersteuning

Dit principekader is een methodiek om de output van de ondersteuning meer te sturen op basis van de beleidsdoelstellingen. De leidende principes voor ondersteuning zijn de volgende:

1. Ondersteuning gebeurt op een uniforme manier doorheen de organisatie:
• als ondersteuningsproduct:dit zijn toelagen op basis van een toelagereglement. De stad en bij uitbreiding de districten keuren een set van reglementen goed die samen de productencatalogus maken voor ondersteuning. De aanvraag voor een ondersteuningsproduct gebeurt steeds door de subsidie ontvanger. Iedereen kan er aanspraak op maken binnen de criteria. Elk ondersteuningsproduct is een vooraf bepaalde bedrag-gedrag combinatie (of “bedrag-prestatie”): de ondersteuning die verkregen kan worden met het gewenste gedrag van de ontvanger dat er tegenover staat. Dit gedrag helpt een maatschappelijk resultaat uit de beleidsdoelstellingen te realiseren.
• als ondersteuningsopdracht: dit zijn toelagen nominatief opgenomen in het meerjarenplan. De aanvraag voor zulke ondersteuning kan worden geïnitieerd door de stad of een district of door de ontvanger. De stad of een district kiest gericht een partner, eventueel via open oproep. Elke ondersteuningsopdracht is een op maat gemaakte bedrag-gedrag-combinatie, een opdracht tot het realiseren van een beoogd maatschappelijk resultaat uit de beleidsdoelstellingen.

Bovenstaande principes vermijden overlap en zorgen eveneens voor ontkokering en transparantie:

• ontkokering door af te stappen van het bundelen van subsidiemaatregelen per beleidsdomein/bedrijfsentiteit;
• transparantie wordt verkregen doordat de ontvanger eenvoudig zicht krijgt op alle mogelijke ondersteuning waar hij/zij voor in aanmerking komt;
• overlap wordt vermeden doordat ontvangers op basis van één vorm van ondersteuning kunnen bijdragen aan verschillende beleidsdoelstellingen.

3. Kaderbesluit BPO, intern draaiboek, productenlijst en opdrachtenlijst

We maken zo eenvoudig mogelijke nieuwe ondersteuningsreglementen. Hogere regelgeving wordt niet herhaald in onze reglementen. Naar de ontvanger wordt helder gecommuniceerd welke verplichtingen er zijn, losstaand van de oorsprong van de verplichting en met het oog op administratieve vereenvoudiging. Om dit te bereiken bepalen we helder wat er in welke documenten dient te staan:

1. De prestatie die de ontvanger levert, de ondersteuning die deze ervoor krijgt en de bijhorende criteria worden geformuleerd in de productenlijst (bij producten) of opdrachtenlijst (bij opdrachten). Deze lijsten vormen de sleutel tot de algehele en exhaustieve subsidielijst. Het is tevens de unieke toegangspoort voor de ontvanger, zowel voor aanvragen van ondersteuning of het raadplegen van reeds toegekende ondersteuning.Desgewenst kan er een onderscheid gemaakt worden tussen de productenlijst van de stad en van de districten. 

2. De interne procedures en verplichtingen voor diensten die ondersteuning aanbieden worden geformuleerd in een intern draaiboek voor ondersteuning. De tot op heden zeer diverse processen worden zoveel mogelijk gestroomlijnd, zowel binnen de stads- als de districtsdiensten.

3. De algemene verplichtingen voor de ontvanger worden in een nieuw kaderbesluit 'Basisprincipes Ondersteuningsbeleid' samen gebracht, dat we zo eenvoudig mogelijk houden. Dit kader bepaalt hoe de registratie als ‘Antwerpse’ entiteit verloopt die in aanmerking wenst te komen voor ondersteuning, met waar nodig authenticatie en autorisatie. Het bepaalt welke algemene voorwaarden er gelden voor ondersteuning. Om de proportionele controle mogelijk te maken zal er een clausule worden opgenomen die de wettelijke mogelijkheid benut tot ontheffing van bepaalde administratieve lasten voor kleinere bedragen. De ontvanger zal echter steeds het gebruik van de ondersteuning moeten rechtvaardigen, zoals bepaald in de wet van 1983. De wijze waarop de rechtvaardiging dient te gebeuren wordt ook vastgelegd in dit kaderbesluit 'Basisprincipes Ondersteuningsbeleid'. Onder een nog nader te bepalen bedrag gebeurt de verantwoording standaard door het aantonen van het bereiken van het vooraf bepaalde, SMART geformuleerde doel. Boven dat bedrag is er ook steeds een financiële verantwoording vereist voor elke euro subsidie die werd toegekend. Het grensbedrag voor ontheffing kan volgens de wet van 1983 maximaal 1M BEF OF  24.789 EUR bedragen.

4. Timing

De vooropgestelde timing was ambitieus. De coronamaatregelen hebben hierop een impact gehad.

In de tweede fase (kwartaal 2 2020 tot kwartaal 4 2020) stonden volgende resultaten gepland:

1. afstemming op het nieuwe principekader en nieuw besluit 'Basisprincipes Ondersteuningsbeleid' van alle nieuwe terbeschikkingstellingen, subsidiereglementen en (meerjarige) nominatieve subsidies;
2. uitwerking van een (digitaal) opvolgingssysteem (na goedkeuring van de nodige budgetten).

Opdracht één is aangevat maar zal niet in zijn geheel tijdig gerealiseerd kunnen worden. Daarom zal er de komende maanden eerst gefocust worden op het nieuwe besluit 'Basisprincipes Ondersteuningsbeleid', dat getracht wordt goedgekeurd te worden in de gemeenteraad van september. Eens dit goedgekeurd is kunnen nieuwe specifieke toelagereglementen (ondersteuningsproducten) en nieuwe meerjarige nominatims (ondersteuningsopdrachten) worden geagendeerd. Dit zijn de prioritaire stappen die eerst moeten worden gezet. Voorafgaand aan de goedkeuring van het nieuwe kaderbesluit worden de districten via een raad voor overleg ingelicht.

Op 22 november 2019 (jaarnummer 9543) keurde het college van burgemeester en schepenen de scope en fasering van het project ondersteuningsbeleid goed. Dit project vloeit voort uit resoluties in het Bestuursakkoord 2019-2024 en uit 15 aanbevelingen uit de procesaudit financiële ondersteuning cultuur & sport (A018029 en A018030).

De fasering van het project werd bepaald als volgt:

In een eerste fase (vierde kwartaal 2019 - eerste kwartaal 2020)

• in kaart brengen van alle mogelijke vormen van ondersteuning, goedkeuring van een nieuw algemeen reglement als opstap naar een nieuw concessiebeleid, eenvoudigere toelagereglementen en beter gecoördineerde nominatieve betoelagingen. Inclusief het uitwerken van een beleidsvisie voor de huidige lopende langdurige overeenkomsten of terbeschikkingstellingen zonder overeenkomst;
• goedkeuring van een principekader voor alle vormen van stedelijke ondersteuning inclusief onderzoek budgettaire haalbaarheid;
• uitwerking van een voorstel van een nieuw gecoördineerd administratief proces.

In afwachting van bovenstaande werd bepaald dat alle vormen van stedelijke ondersteuning waaronder subsidiereglementen, nominatieve betoelagingen en terbeschikkingstellingen patrimonium in principe beperkt blijven tot het jaar 2020 (zodat er geen voorafnames kunnen gebeuren op het nieuwe kader). Afwijkingen op dit uitgangspunt moeten steeds gemotiveerd worden, en in de af te sluiten (i.e. meerjarige) overeenkomsten dient voorbehoud gemaakt te worden voor de principes van het vernieuwde kader aangaande het ondersteuningsbeleid, waardoor overeenkomsten desgevallend kunnen aangepast worden.

In een tweede fase (tweede kwartaal 2020 - vierde kwartaal 2020)

• afstemming op het nieuwe principekader en nieuw algemeen reglement van alle nieuwe terbeschikkingstellingen, subsidiereglementen en (meerjarige) nominatieve subsidies;
• uitwerking van een (digitaal) opvolgingssysteem (na goedkeuring van de nodige budgetten).

In een derde fase (eerste kwartaal 2021 - vierde kwartaal 2021)

• goedkeuring plan van eisen (nieuwe) softwaretool (na goedkeuring van de nodige budgetten);
• implementatie van een (nieuwe) softwaretool.