2021_CBS_00951 - Digitale transformatie - Uitvoering IT-projecten - Goedkeuring

Het eigenaarschap van de IT-projecten ligt bij de bedrijfseenheden. Zij dienen projectvoorstellen in. Deze werden grondig besproken met de CDO en zijn team en de collega's van Digipolis. De projectvoorstellen werden waar nodig bijgeschaafd om in lijn te zijn met de eerste inzichten uit de digitale strategievorming. Er werd naar synergie tussen de projecten gezocht om meerwaarde en efficiëntie te creëren. Er werden afspraken gemaakt rond de scope, timing en budget met het oog op een efficiënte en effectieve, tijdige oplevering. Onderstaande lijst is het resultaat van deze oefening.

Projecten met grondige business cases

In deze eerste lijst staan de projecten die grondig zijn voorbereid met een business case. Na goedkeuring kunnen de detailanalyses starten. De uitvoering kan starten nadat de detailanalyse is afgerond. Zowel de verantwoordelijke bedrijfseenheid als Digipolis engageren zich om de voorgestelde scope volgens planning en budget op te leveren. Deze worden opgevolgd in de maandelijkse projectstatusrapportering op basis van een gedetailleerd projectplan inclusief resource toewijzing (stadsdiensten en Digipolis). 

In dit besluit wordt de richtinggevende kostprijs vermeld waarbinnen een goed minimal viable product moet kunnen opgeleverd worden binnen tijd en budget. Het doel is dan ook dat het project wordt opgeleverd binnen dit budget en binnen de voorgestelde timing, desnoods mits aanpassing van de scope. Afwijkingen zullen transparant gerapporteerd worden.

Voor de recurrente kosten die deze projecten mogelijk met zich meebrengen, is er in de begroting van Digipolis budget voorzien.

Voortrajecten

Een aantal voorgestelde projecten zijn nog onvoldoende scherp qua scope, timing en budget. Deze moeten in een voortraject scherper worden gedefinieerd om als business case ter goedkeuring voor te leggen aan het college. Deze projecten worden niet stil gelegd. In tegendeel. Ze worden verder geanalyseerd en uitgewerkt met veelal het oog op het indienen van een businesscase in de volgende goedkeuringsronde in mei 2021. Ook deze projecten worden in de projectstatusrapportering opgenomen om zo de voortgang te kunnen monitoren. In onderstaande lijst staan de projecten waarvan het voortraject al gebudgetteerd is. In de loop van het jaar kunnen er steeds voortrajecten opgestart worden. De voortrajecten SAP/Hana en digitale werkplek worden momenteel ingeschat en binnenkort opgestart. Deze staan nog niet in onderstaande lijst.

Het gevraagde projectbudget overschrijdt het beschikbare investeringsbudget voor 2021 met 1.559,59 euro. Het tekort voor de projecten zal door middel van een interne kredietaanpassing aangezuiverd worden vanuit de overschotten op de gemeenschappelijke platformen (GXP’s) binnen dezelfde doelstelling.

Meer uitgebreide informatie in de bijlage

Het overzicht met meer uitgebreide informatie zit als bijlage bij dit besluit. In dat overzicht zijn ook mandagen opgenomen. De mandagen zijn ruwe inschattingen van interne mandagen bij Digipolis en van mandagen bij de stedelijke diensten. Deze mandagen zijn onderdeel van de algemene werkingskosten. Ze vertegenwoordigen een belangrijk onderdeel van de totale kostprijs van een project dat ook in beeld gebracht dient te worden. 

Als er bij Digipolis niet voldoende interne medewerkers zijn om de projecten te realiseren, worden deze aangevuld met externe medewerkers. Deze kost wordt doorgerekend aan de stad Antwerpen en betaald met projectbudget. Deze kosten zijn mee begroot in het projectbudget.

De interne mandagen zijn optimaal aangewend bij de opmaak van de projectinschattingen van deze projecten en de eerder goedgekeurde projecten. Dit betekent dat er weinig beschikbare interne capaciteit is voor eventuele nieuwe projecten later op het jaar. Als deze projecten opgestart dienen te worden, zullen er externe mandagen moeten worden aangekocht.

Het budget voor projecten met een grondige business case en de gebudgetteerde voortrajecten is voorzien op het budgetadres 538010000/211/2LWS060201A0000. Na detailanalyse zullen de bedragen vanuit dit budgetadres verschoven worden naar de verschillende projectnummers (interne kredietaanpassing light). De vastlegging van de geactualiseerde bedragen zal, in volgende besluitvorming, worden voorgelegd aan het college.