Het eigenaarschap van de IT-projecten ligt bij de bedrijfseenheden. Zij dienen projectvoorstellen in. Deze werden grondig besproken met de CDO en zijn team en de collega's van Digipolis. De projectvoorstellen werden waar nodig bijgeschaafd om in lijn te zijn met de eerste inzichten uit de digitale strategievorming. Er werd naar synergie tussen de projecten gezocht om meerwaarde en efficiëntie te creëren. Er werden afspraken gemaakt rond de scope, timing en budget met het oog op een efficiënte en effectieve, tijdige oplevering. Onderstaande lijst is het resultaat van deze oefening.
Projecten met grondige business cases
In deze eerste lijst staan de projecten die grondig zijn voorbereid met een business case. Na goedkeuring kunnen de detailanalyses starten. De uitvoering kan starten nadat de detailanalyse is afgerond. Zowel de verantwoordelijke bedrijfseenheid als Digipolis engageren zich om de voorgestelde scope volgens planning en budget op te leveren. Deze worden opgevolgd in de maandelijkse projectstatusrapportering op basis van een gedetailleerd projectplan inclusief resource toewijzing (stadsdiensten en Digipolis).
In dit besluit wordt de richtinggevende kostprijs vermeld waarbinnen een goed minimal viable product moet kunnen opgeleverd worden binnen tijd en budget. Het doel is dan ook dat het project wordt opgeleverd binnen dit budget en binnen de voorgestelde timing, desnoods mits aanpassing van de scope. Afwijkingen zullen transparant gerapporteerd worden.
Voor de recurrente kosten die deze projecten mogelijk met zich meebrengen, is er in de begroting van Digipolis budget voorzien.
Project | Bedrijf | Projectbudget |
De juiste ondersteuning, versterkt de stad | BZ | € 281.800,00 |
Opzet monitoring SAP Digital Access | FI | € 0,00 |
Verbetering werking aanmaken fiscale fiches | FI | € 0,00 |
Afwerken implementatie e-ordering | FI | € 16.320,00 |
Vervangen Scansoftware Kofax door DocProStar | FI | € 5.520,00 |
Aanmeren in de stadshaven faciliteren voor alle types klanten (scheeps- en klantenregister ontsluiten) | MV | € 105.440,00 |
Bescherming kwetsbare sekswerkers tegen uitbuiting | MV | € 187.940,00 |
Parkours: inzichten in aanwezigheid toezicht in de wijk | MV | € 17.974,00 |
Klantvolgsysteem voor inactieve en kwetsbare jongeren in trajecten naar werk | OS | € 131.800,00 |
Nieuwe strijksoftware in het strijk- en naaiatelier | OS | € 69.445,00 |
Eén profiel voor alle communicatie en dienstverlening van de stad. | OS | € 167.800,00 |
Antwerpen.be: dé website die voor de klant de toegangspoort is tot heel het aanbod van de stad Antwerpen. Contentbeheer en front-end weergave. | OS | € 390.000,00 |
Attesten, uittreksels en aktes automatisch en conform digitaal afleveren. | OS | € 78.410,00 |
Een stadsbreed, geïntegreerd systeem voor een klantvriendelijke perscommunicatie en efficiënt perscontactbeheer | OS | € 0,00 |
Update digitale huisstijl | OS | € 50.000,00 |
Het winkelmandje efficiënt aan eformulieren koppelen. | OS | € 21.600,00 |
Stadspartners boeken afspraken. | OS | € 52.400,00 |
Online afspraken boeken is toegankelijk en gebruiksvriendelijk | OS | € 29.600,00 |
De digitale dienstverlening is steeds actueel en relevant | OS | € 63.120,00 |
MOPtimize | P&O | € 44.730,00 |
Doorstart Inname openbaar domein | SB | € 100.000,00 |
Verbeteringen A-kaart voor sorteerstraat-gebruikers | SB | € 29.040,00 |
Noodopvang onder 1 dak | SD | € 12.750,00 |
Uitbouw site en app Slim naar Antwerpen voor realisatie modal shift in de vervoerregio bij de vier B's inclusief verbetering van de site en de app voor gebruikers met een visuele beperking | SW | € 430.000,00 |
Bouw communicatieplatform klimaat (om vier B's nauw te betrekken bij uitrol van klimaatplan) | SW | € 125.000,00 |
Uitbouw IT-architectuur mobiliteit | SW | € 140.000,00 |
Verbetering websites De Grote Verbinding en Antwerpen Morgen voor gebruikers met een visuele beperking | SW | € 85.000,00 |
Sterk beheer en kwaliteitsvolle aanleg van Publieke Ruimte op basis van een doorgedreven digitalisatie | SW | € 80.000,00 |
Sterk beheer en kwaliteitsvolle aanleg van Publieke Ruimte op basis van een doorgedreven digitalisatie | SW | € 70.000,00 |
Automatiseren data-uitwisseling tussen toepassingen omgevingsvergunning en SW Monitor | SW | € 65.000,00 |
Digitalisatie Magazijnbeheer en werkprocessen | SW | € 48.900,00 |
Bouwsteen digitale ontsluiting Antwerps cultureel erfgoed | TV | € 387.009,00 |
Digitale zelfredzaamheid van de sporter | TV | € 193.606,00 |
Balieprocessen bibliotheek in self-service | TV | € 153.257,00 |
Integratie nieuw softwaresysteem Wise voor openbare bibliotheken | TV | € 123.257,00 |
Kinderopvang zoeken : 1,2,3, click ! | TV | € 59.303,00 |
Alle opvangvragen digitaal: de eindspurt | TV | € 57.404,00 |
Kotweb – noodzakelijke upgrade Drupal 9 | TV | € 56.404,00 |
Financieel pakket AG CIA | TV | € 4.961,00 |
Integratie van de Planon omgeving voor strategisch patrimoniumonderhoud | VG | € 158.568,00 |
Slim vastgoedbeheer | VG | € 62.938,00 |
Projectopvolging voor vastgoedprojecten | VG | € 32.000,00 |
€ 4.188.296,00 |
Voortrajecten
Een aantal voorgestelde projecten zijn nog onvoldoende scherp qua scope, timing en budget. Deze moeten in een voortraject scherper worden gedefinieerd om als business case ter goedkeuring voor te leggen aan het college. Deze projecten worden niet stil gelegd. In tegendeel. Ze worden verder geanalyseerd en uitgewerkt met veelal het oog op het indienen van een businesscase in de volgende goedkeuringsronde in mei 2021. Ook deze projecten worden in de projectstatusrapportering opgenomen om zo de voortgang te kunnen monitoren. In onderstaande lijst staan de projecten waarvan het voortraject al gebudgetteerd is. In de loop van het jaar kunnen er steeds voortrajecten opgestart worden. De voortrajecten SAP/Hana en digitale werkplek worden momenteel ingeschat en binnenkort opgestart. Deze staan nog niet in onderstaande lijst.
Voortraject | Bedrijf | Projectbudget |
KLMtickets linken aan opdracht stadstoezicht | MV | € 0,00 |
Analyse om digitale dienstverlening in native app te voorzien | OS | € 19.200,00 |
Bezoekers en bewoners weten wat te beleven in Antwerpen | OS | € 16.000,00 |
Ondernemen volgens (minder) regels: Op één plaats alles digitaal kunnen regelen om een zaak te starten | OS | € 18.400,00 |
Bestaande technische infrastructuur van afspraken maken bruikbaar maken voor andere stedelijke diensten. | OS | € 5.082,00 |
Vernieuwing HR platform: do’s and don’ts | P&O | € 0,00 |
Vraaggestuurde Vrijetijd : Analyse nieuwe ticket-engine | TV | € 15.000,00 |
A’REA UP - Samenwerkingsplatform: analyse | TV | € 15.000,00 |
€ 88.682,00 |
Het gevraagde projectbudget overschrijdt het beschikbare investeringsbudget voor 2021 met 1.559,59 euro. Het tekort voor de projecten zal door middel van een interne kredietaanpassing aangezuiverd worden vanuit de overschotten op de gemeenschappelijke platformen (GXP’s) binnen dezelfde doelstelling.
Meer uitgebreide informatie in de bijlage
Het overzicht met meer uitgebreide informatie zit als bijlage bij dit besluit. In dat overzicht zijn ook mandagen opgenomen. De mandagen zijn ruwe inschattingen van interne mandagen bij Digipolis en van mandagen bij de stedelijke diensten. Deze mandagen zijn onderdeel van de algemene werkingskosten. Ze vertegenwoordigen een belangrijk onderdeel van de totale kostprijs van een project dat ook in beeld gebracht dient te worden.
Als er bij Digipolis niet voldoende interne medewerkers zijn om de projecten te realiseren, worden deze aangevuld met externe medewerkers. Deze kost wordt doorgerekend aan de stad Antwerpen en betaald met projectbudget. Deze kosten zijn mee begroot in het projectbudget.
De interne mandagen zijn optimaal aangewend bij de opmaak van de projectinschattingen van deze projecten en de eerder goedgekeurde projecten. Dit betekent dat er weinig beschikbare interne capaciteit is voor eventuele nieuwe projecten later op het jaar. Als deze projecten opgestart dienen te worden, zullen er externe mandagen moeten worden aangekocht.
Resolutie 556 van het bestuursakkoord 2019-2024 bepaalt dat de stad Antwerpen maximaal blijft inzetten op een verdere digitalisering van de eigen werking.
Op 20 december 2019 (jaarnummer 10727) besliste het college om de IT-portefeuille voor 2020-2025 centraal te beheren. Met de centralisatie van het IT-budget worden ook de aanvragen voor de opstart van nieuwe IT-projecten gecentraliseerd.
Op 20 november 2020 (jaarnummer 9665) keurde het college een gefaseerde aanpak voor om projecten te prioriteren. Het budget van de aanvragen oversteeg immers ruimschoots het beschikbare budget en er waren geen richtlijnen om hierin te prioriteren.
Fase 1 - goedkeuring dringend op te starten projecten (goedkeuring op 20 november 2020)
De focus bij de beslissing van 20 november 2020 lag op projecten en investeringen die dringend moesten gebeuren om de continuïteit te verzekeren.
Fase 2 - goedkeuring hoogst noodzakelijke projecten (in dit besluit)
Begin november 2020 werd er gestart met de uitwerking van de digitale strategie. De combinatie tussen de eerste inzichten uit deze strategie, de zoektocht naar en creatie van synergie, de aftoetsing van de juiste technologische oplossingsrichting en een bijkomende prioritering door de bedrijfseenheden (over en binnen projecten) moeten een eerste richting geven om meer gericht een bijkomende selectie van projecten te doen in januari 2021. Deze selectie gebeurt door de stuurgroep digitale transformatie en wordt voorgelegd aan het college.
Fase 3 - goedkeuring projecten in lijn met de strategie (mei 2021)
In mei 2021 zal de digitale transformatiestrategie voorgelegd worden aan het college. Met de strategie zullen ook de eerste projecten die hierin passen ter goedkeuring voorgelegd worden aan het college. Mogelijk zal dit ook al een toewijzing van budget van 2022 met zich meebrengen.
Op 24 november 2020 (jaarnummer 00638) keurde de gemeenteraad de 2e aanpassing van het meerjarenplan 2020-2025 goed.
Het IT-budget is voorzien in het actieplan transversale digitale dienstverlening met code 2LWS060201 INV.
Beschikbaar investeringsbudget 2021 | Beschikbaar investeringsbudget 2021 aanmoedigingsfonds |
4.275.418,41 euro Waarvan 1.188.752,35 euro overdracht 2020 Waarvan 3.086.666,06 euro beschikbaar 2021 | 1.200.000 euro |
Het budget voor projecten met een grondige business case en de gebudgetteerde voortrajecten is voorzien op het budgetadres 538010000/211/2LWS060201A0000. Na detailanalyse zullen de bedragen vanuit dit budgetadres verschoven worden naar de verschillende projectnummers (interne kredietaanpassing light). De vastlegging van de geactualiseerde bedragen zal, in volgende besluitvorming, worden voorgelegd aan het college.
Het college keurt de voorgestelde lijst van projecten goed. Deze projecten krijgen het akkoord om uitgevoerd te worden na eerst een detailanalyse op te leveren.
Het college keurt de lijst met gebudgetteerde voortrajecten goed. Deze projecten worden veelal in mei 2021 als business cases ter goedkeuring voorgelegd aan het college.