Art. 8 van het besluit van de gemeenteraad van 25 maart 2019 (jaarnummer 154): het college is bevoegd om namens de stad Antwerpen in te tekenen op projectoproepen die worden georganiseerd door een hogere overheid en om met diezelfde overheid daarover overeenkomsten te sluiten.
Het SCALE-UP project is door de beheersauthoriteit van het H2020 programma goedgekeurd maar deze goedkeuring wordt pas definitief van kracht na ondertekening van de subsidie- en consortiumovereenkomst. De subsidieovereenkomst bestaat uit standaardclausules die door het H2020 programma worden opgelegd. Het document omschrijft uitgebreid welke kosten/activiteiten onder welke voorwaarden voor subsidiëring in aanmerking komen, hoe en wanneer de subsidies zullen worden uitbetaald en wat de rechten en verplichtingen zijn die door het H2020 programma aan de partners worden opgelegd. De consortiumovereenkomst is gebaseerd op de DESCA H2020 standaardovereenkomst waarin een aantal zaken nader worden toegelicht en waarin meer gedetailleerde afspraken zijn opgenomen omtrent betaling, aansprakelijkheid, intellectuele eigendom en licenties.
De subsidieovereenkomst is op 24 maart 2021 door INEA (het Innovation and Networks Executive Agency) in naam van de Europese Commissie, goedgekeurd. De consortiumovereenkomst is nog in opmaak en wordt zodra de partners het eens zijn over de ontwerpversie aan het college ter goedkeuring en ondertekening voorgelegd.
Met dit besluit wordt de subsidieovereenkomst voor goedkeuring aan het college voorgelegd. Bij een goedkeuring zal de ondertekening, zoals hierboven toegelicht, plaatsvinden in het Horizon 2020 portaal door de voor dit project aangeduide Project Legal Signatory, tevens coördinator van het project, mevrouw Marijke De Roeck, manager van de afdeling Communicatie en Participatie bij de bedrijfseenheid Stadsontwikkeling.
Tijdschema
Het concept projectvoorstel en de samenstelling van het consortium werd door het 'Innovation and Networks Executive Agency' goedgekeurd op 1 april 2020. Dit agentschap is de beheersauthoriteit van het Horizon 2020 programma (verder H2020). Het consortium had dan tijd tot 8 september 2020 om een volledig projectvoorstel met taak- en budgetverdeling in te dienen. Op 4 september 2020 keurde het college (jaarnummer 7292) de deelname aan het projectvoorstel SCALE-UP als hoofdpartner goed. Het op 8 september 2020 ingediend projectvoorstel werd door de beheersauthoriteit goedgekeurd op 10 december 2020. In de periode tussen deze goedkeuring en de indiening van dit besluit werd, in overleg met de projectmanager van het H2020 programma, het voorstel verder verfijnd en werd aan de laatste administratieve verplichtingen voldaan.
Projectomschrijving
SCALE-UP staat voor ‘Scale up user-Centric and dAta driven soLutions for connEcted Urban Poles' (vrij vertaald als: 'Opschaling van gebruikersgerichte en data-gestuurde oplossingen voor verbonden stadspolen'). Het SCALE-UP-project zal datagestuurde en gebruikersgerichte strategieën ontwikkelen en uitvoeren om de invoering van slimme, schone, veilige en inclusieve mobiliteit te versnellen. Deze strategieën zijn gericht op:
De demonstratiesteden in het project (Antwerpen, Madrid en Turku) hebben voor hun stedelijke knooppunten al een functionele datagestuurde aanpak ontwikkeld. Deze aanpak houdt in dat een uitgebreide en solide digitale mobiliteitslaag wordt opgebouwd als onderdeel van een slim en toekomstbestand mobiliteitssysteem dat mobiliteit op een slimme manier verbindt met de eindgebruiker.
SCALE-UP zal bij de uitwerking van te nemen maatregelen rekening houden met de behoefte aan een naadloos multimodaal vervoer met het oog op een grotere keuzevrijheid van de gebruiker. De lijst van projectactiviteiten waar binnen de Antwerpse proeftuin rond gewerkt zal worden staan vermeld in het collegebesluit van 4 september 2020 (jaarnr. 7292).
De demonstratiesteden werken binnen dit project samen met lokale partners:
Het consortium bestaat verder uit onderzoeks- en consultancy partners ETRA Onderzoek en Ontwikkeling NV (technisch coördinator), de polytechnische universiteit van Madrid, Transport & Mobility Leuven NV, Smart Transportation Alliance (een samenwerkingsplatform voor innovatie op vlak van vervoersinfrastructuur), Eurocities (netwerk van Europese steden) en Ecorys Nederland BV.
De ambities van dit project sluiten nauw aan bij de stedelijke mobiliteitsdoelstellingen inzake bereikbaarheid, leefbaarheid, minder hinder en de lopende werkzaamheden rond Slim naar Antwerpen. De bedrijfseenheid Stadsontwikkeling, afdeling Communicatie en Participatie is trekker van dit project. Het budget van de stad Antwerpen bedraagt 1.064.923,75 euro op een totaal projectbudget van 10.388.309,38 euro. Het projectbudget van de stad Antwerpen wordt 100% gesubsidieerd.Horizon2020-procedures
Alle communicatie met de Europese Commissie verloopt digitaal via het Horizon2020 portaal. Elke projectpartner stelt voor het beheer van zijn gegevens in dit portaal een 'Legal Entity Appointed Representative' (LEAR) aan. Het college keurde bij collegebeslissing van 9 februari 2018 (jaarnummer1169) goed dat strategisch coördinator Karin De Craecker voor de stad Antwerpen de rol van LEAR opneemt in het online portaal van Horizon2020. De LEAR bepaalt onder andere welke personen binnen een Horizon 2020 project administratieve, financiële en operationele verantwoordelijkheden kunnen opnemen. In het Engels worden deze rollen respectievelijk omschreven als 'contact; project financial signatory (PFSign); project legal signatory (PLSign)'. De PLSign is de enige die, na goedkeuring door het hiertoe bevoegd beslissingsorgaan, in het portaal de formele (toetredings)documenten kan indienen/bevestigen.
Voor projecten waarvoor in het kader van Horizon 2020 subsidie wordt verleend dient een subsidieovereenkomst ('Grant Agreement') tussen de Europese Commissie en de subsidie ontvangende partners afgesloten te worden. In deze overeenkomst staan alle financiële en juridische voorwaarden vermeld welke moeten worden voldaan om een EU subsidie te ontvangen. Deze overeenkomst bevat dan ook uitsluitend door de Europese Commissie opgelegde standaardclausules aangevuld met detailinformatie uit het projectvoorstel (zoals informatie over het budget). De overeenkomst wordt in eerste instantie afgesloten tussen de Europese Commissie en de hoofdpartner (voor dit project de stad Antwerpen). Nadien worden de partners gevraagd hun akkoord met deze overeenkomst te bevestigen. Beide stappen verlopen volledig digitaal binnen het Horizon 2020 portaal.
Afspraken tussen de subsidie ontvangende partners zijn/worden niet opgenomen in de subsidieovereenkomst maar worden in een consortiumovereenkomst ('Consortium Agreement') geregeld. Hierin worden afspraken gemaakt omtrent betaling, aansprakelijkheid, intellectuele eigendom en licenties. De Europese Commissie is hierbij niet betrokken en de overeenkomst geldt uitsluitend tussen de partners van project. Dit proces verloopt volledig buiten het format van het Horizon 2020 portaal. Omdat er (nog) geen richtlijnen zijn over het werken met digitale handtekening binnen Europese projecten wordt in afwachting hiervan voor de ondertekening van de consortiumovereenkomst nog met een schriftelijke handtekening gewerkt.
Het totaal ingediend projectbudget bedraagt 10.388.309,38. Het aandeel van de stad Antwerpen hierin, 1.064.923,75 euro, wordt 100 % gesubsidieerd. Het projectbudget van de stad Antwerpen omvat directe personeelskosten (766.939,00 euro), diverse exploitatiekosten (41.000,00 euro) en de kost voor het inschakelen van dienstverleners onder andere voor de analyse van mobiliteits- en logistieke data (55.000,00). Het saldo, 201.984,75 euro wordt gevormd door een door INEA berekend en toegekend forfaitair bedrag voor indirecte kosten.
Bovenstaande projectbudget zal bij goedkeuring aanpassing 3 van het meerjarenplan met een lichte wijziging in de werkingsuitgaven als volgt in de stedelijke budgetten worden opgenomen: 971.250,00 euro wordt bestemd voor personeelsuitgaven (budgetpositie 7409 voor ontvangsten, 62* personeelslijn voor uitgaven) en 93.673,75 euro voor werkingsuitgaven (budgetpositie 7405 voor ontvangsten, 61* voor uitgaven).
Het budget wordt in het meerjarenplan 2020-2025 als volgt voorzien:
| O/U | Budgetplaats | Budgetpositie | Functiegebied | 2021 | 2022 | 2023 | 2024 | 2025 |
| O | 5153500000 | 7405 | 2LMS010202A00000 | € 8 130,90 | € 8 130,91 | € 7 000,00 | € 62 000,00 | € 8 411,94 |
| O | 5153500000 | 7409 | 2LMS010202A00000 | € 137 178,33 | € 216 383,14 | € 271 405,36 | € 242 812,50 | € 103 470,67 |
| U | 5153500000 | 6141 | 2LMS010202A00000 | € 4 130,90 | € 4 130,91 | € 3 000,00 | € 58 000,00 | € 4 411,94 |
| U | 5153500000 | 61418 | 2LMS010202A00000 | € 4 000,00 | € 4 000,00 | € 4 000,00 | € 4 000,00 | € 4 000,00 |
| U | 5153500000 | 62* | 2LMS019901A00000 | € 137 178,33 | € 216 383,14 | € 271 405,36 | € 242 812,50 | € 103 470,67 |
Aangezien het project start op 1 Juni 2021 zullen de werkingsmiddelen in tussentijd worden geprefinancierd.
Voor de subsidieopvolging zal een subsidiefiche worden opgemaakt (dossiernummer 11209).
Het college neemt kennis van de administratieve procedures die binnen het digitaal Horizon 2020 portaal van de Europese Commissie van toepassing zijn.
Het college keurt de subsidieovereenkomst voor het Horizon2020-project SCALE-UP goed.
Het college machtigt Marijke De Roeck van de bedrijfseenheid Stadsontwikkeling om de subsidieovereenkomst van het project Scale-Up digitaal te ondertekenen.