2021_CBS_04225 - Stedelijk patrimonium. Talentontwikkeling en Vrijetijdsbeleving. Scinthoeve. Park Groot Schijn, Ruggeveldlaan 488, 2100 Deurne - Uitbreiden architectenovereenkomst. Addendum. Vastlegging ereloon. Ondertekening - Goedkeuring

Artikel 56 §3, 4° van het Decreet Lokaal Bestuur van 22 december 2017 stelt dat het college van burgemeester en schepenen bevoegd is voor het voeren van de plaatsingsprocedure, de gunning en de uitvoering van overheidsopdrachten.

Het project Jeugdkamer Park Groot schijn werd opgedeeld in twee ontwerp- en bouwfasen, waarvan fase 1 momenteel klaar voor aanbesteding is.
Het bouwprogramma en de fasering diende diverse malen te worden herzien omwille van praktische, juridische en budgettaire redenen.
Middels deze overeenkomst wordt de voornoemde ontwerpopdracht herzien met een bijakte bij de originele architectuurovereenkomst.

De aanbestedende overheid is van oordeel dat de voornoemde omstandigheden voldoen aan de voorwaarden bepaald in art 38/2 KB Uitvoering
(zoals aangevuld in de contractuele bepalingen die deel uitmaken van de opdrachtdocumenten).

• Er is sprake van een onvoorzienbare omstandigheid (niet vrijgave van de Scinthoeve door de toenmalige gebruiker);
• de heraanbesteding van de werkenopdracht wegens onaanvaardbaar hoge prijzen en de noodzakelijke aanpassingen aan het bouwprogramma om budgettaire redenen;
• de scope en omvang van de ontwerpopdracht ligt in de lijn met de opdracht zoals neergelegd in de initiële architectuurovereenkomst. 

De prijsverhoging van de wijziging is niet hoger dan 50% van de waarde van de oorspronkelijke ontwerpopdracht. 

Een herziening van de opdracht is noodzakelijk omwille van volgende redenen: 

De opdracht voor de jeugdkamer was initieel onderverdeeld in een deel nieuwbouw en een deel renovatie van de Scinthoeve. De verbouwing van de Scinthoeve maakte reeds deel uit van de initiële opdracht (cfr. de projectdefinitie). Omwille van problemen met de vrijgave van de Scinthoeve door de toenmalige gebruikers, werd beslist om de jeugdkamer onder te verdelen in twee bouw- en ontwerpfasen: 

een fase 1: nieuwbouw (bouw van een jeugdcentrum), die reeds kon starten;
een fase 2: renovatie, die op heden nog moet worden opgestart. 

Het ontwerpproces voor fase 1 (nieuwbouw) is gestart kort na  aanvang van de ontwerpopdracht. De ontwerper heeft de eerste vijf ontwerpfasen voorzien in de architectuurovereenkomst (1/ schetsontwerp, 2/ definitief voorontwerp, 3/ vergunning, 4/ uitvoeringsdossier, 5/ gunningsverslag) volledig opgemaakt en afgewerkt. De werken werden aanbesteed. 

Bij collegebeslissing van 20 maart 2020 (jaarnummer 2692) is echter beslist om de opdracht voor de werken stop te zetten.
Het college besloot: “omwille van budgettaire redenen dient het ontwerp en het bestek ingrijpend aangepast te worden.” 

De werken waren op dat moment al twee keer aanbesteed. Een eerste keer middels openbare procedure.
Deze werd stopgezet bij collegebeslissing van 27 oktober 2017 (jaarnummer 9367) wegens te hoge prijs, en heraanbesteed middels een mededingingsprocedure met onderhandeling. 

Vanaf 20 maart 2020 heeft de opdrachtnemer het ontwerp voor fase 1 van de jeugdkamer herwerkt rekening houdend met een beperkter bouwbudget. 

De opdracht voor bouwfase 1 van het project Jeugdkamer werd als volgt herzien:  

Voor de bouw van een Jeugdcentrum is het ontwerpproces (gedeeltelijk) 2 keer doorlopen. 

Fase 1 (schetsontwerp) tot en met 5 (gunningsverslag) werd volledig afgewerkt en betaald. Het ereloon voor het eerste ontwerpproces voor bouwfase 1 van het project Jeugdkamer: bouw van een Jeugdcentrum,  werd toegepast op een bouwkost van 1.462.820,00 euro exclusief btw, erelonen en onvoorziene werken, zoals initieel voorzien in de Architectuurovereenkomst. Dit is reeds volledig uitbetaald conform onderstaande tabel:

Nadien is het ontwerpproces opnieuw gestart op basis van een gewijzigd programma en budget, voor fase 1/ schetsontwerp, 2/ definitief voorontwerp, 3/ vergunning, 4/ uitvoering. De fases waarnaar wordt verwezen hebben betrekking op het betalingsschema voorzien in artikel 9 van de Architectuurovereenkomst. 

Het tweede ontwerpproces (gestart na 20 maart 2020, op basis van een gewijzigd bouwprogramma ) is toegepast op een bouwkost van 879.622,00 euro exclusief btw, erelonen en onvoorziene werken. Bij het opnieuw uitvoeren van de studies is het ereloonpercentage  vastgelegd op 80% van 12,92%, dit is 10,336%. Het ontwerpproces werd hernomen voor fase 1/ schetsontwerp, 2/ definitief voorontwerp, fase 3/ vergunning, 4/ uitvoering en de werkopdracht is op heden klaar voor aanbesteding. De opdrachtnemer werd voor het (gedeeltelijk) herbeginnen van het ontwerpproces reeds uitbetaald conform onderstaande tabel:

De opdracht voor bouwfase 1 is aanbesteed. 

Volgende stappen moeten nog plaats vinden en moeten nog worden uitgekeerd aan de architecten voor bouwfase 1:  

Dit brengt het totale ereloon voor de uitvoering van bouwfase 1 van de Jeugdkamer: bouw van een Jeugdcentrum, op 204.335,90 euro, excl. btw ( dit is 113.418,17 euro (de uitbetaalde som voor het eerste ontwerpproces) + 50.004,75 euro (de uitbetaalde som voor de uitgevoerde fases van het tweede ontwerpproces) + 40.912,98 euro (de nog uit te betalen som voor de nog uit te voeren fases van het tweede ontwerpproces).  

Initieel is hiervoor 189.030,28 euro, exclusief btw voorzien. Het verschil van 15.305,62 euro, exclusief btw is het bijkomend ereloon voor de architect voor de uitvoering van fase 1. 

Deze bijkomende vergoeding wordt met de voornoemde overeenkomst zowel voor het verleden als voor de toekomst geformaliseerd en vastgelegd.

Initieel was deze renovatie voorzien als één geheel, maar om voornoemde redenen werd voorrang gegeven aan het nieuwbouwproject dat vandaag aanbestedingsklaar is. 

Tweede aspect van deze bijakte is dan ook het bepalen van het ereloon voor ontwerp en toezicht op de uitvoering van de renovatie van de Scinthoeve. Er wordt voorzien in het  ereloonpercentage (12,92%) als bepaald in de architectuurovereenkomst. 

De opdrachtnemer wordt belast met een volledige ontwerpopdracht voor bouwfase 2 van het project Jeugdkamer: renovatie Scinthoeve. Het ereloon voor het ontwerpproces voor fase 2 van het project Jeugdkamer: renovatie van de Scinthoeve, wordt – in overeenstemming met de Architectuurovereenkomst -  bepaald op 12,92%, en wordt toegepast op een voorziene bouwkost van 365.943,27 euro. Dit brengt het totale ereloon voor de uitvoering van fase 2 van de Jeugdkamer op 47.279,87 euro, exclusief btw. Dit bedrag is betaalbaar in overeenstemming met het betalingsschema voorzien in artikel 9 van de Architectuurovereenkomst.

204.335,90 euro exclusief btw voor ereloon fase 1 + 47.279,87 euro, exclusief btw voor ereloon fase 2 brengt het totale ereloon op voor de uitvoering van de volledige ontwerpopdracht - met inbegrip van de voornoemde herzieningen - op 251.615,77 euro, exclusief btw. Dit ligt 33,11% hoger ten opzichte van het initiële gunningsbedrag van 189.030,28 euro, exclusief btw. 

Dit is dus nog ruim binnen de tolerantie van 50% voorzien in artikel 38/2 KB Uitvoering. 

Volgende herzieningen van de opdracht dringen zich op:

• Vastleggen van het ereloon voor het opnieuw uitvoeren van het ontwerpproces voor bouw- en ontwerpfase 1 van de Jeugdkamer: bouw van een jeugdcentrum met een aangepast ereloonpercentage; 
Vastleggen van het ereloon en bepalen van de uitvoeringstermijn voor bouw- en ontwerpfase 2 van de Jeugdkamer: renovatie van de Scinthoeve.

De voornoemde herzieningen vormen geen wijziging van de algemene aard van de opdracht.

Budget:

De voorziene bouwkost voor fase 2 van het project jeugdkamer: renovatie van de Scinthoeve is 365.943,27 euro, exclusief btw, exclusief erelonen ontwerp, exclusief onvoorziene werken.

Ereloon architect:

Voor bouwfase 1: 

Voor de opdracht is een vastlegging van het ereloonverschil, het bijkomend ereloon voor de architecten voor het ontwerpproces voor fase 1, ten bedrage van 15.305,62 euro + 3.214,18 euro (21% btw) = 18.519,80 euro inclusief btw nodig.

én

Voor bouwfase 2: 

Het ereloon voor het ontwerpproces voor fase 2 van het project Jeugdkamer: renovatie van de Scinthoeve, wordt – in overeenstemming met de architectuurovereenkomst -  bepaald op 12,92%, en wordt toegepast op een voorziene bouwkost van 365.943,27 euro exclusief btw. Dit brengt het totale ereloon voor de uitvoering van fase 2 van de jeugdkamer op 47.279,87 euro, exclusief btw. Voor deze bijkomende opdracht is er een vastlegging van het ereloon ten bedrage van 47.279,87 euro + 9.928,77 euro (21% btw) = 57.208,64 euro, inclusief btw nodig.

In totaal:  

Voor bouwfase 1 + 2 is een totale vastlegging van het ereloon ten bedrage van 18.519,80 euro inclusief btw + 57.208,64 euro inclusief btw = 75.728,44 euro inclusief btw nodig.

In toepassing van artikel 38/2 van het Koninklijk Besluit van 14 januari 2013 tot bepaling van de algemene uitvoeringsregels van de overheidsopdrachten, gewijzigd bij Koninklijk Besluit van 22 juni 2017, is de aanbesteder gerechtigd de oorspronkelijke opdracht te wijzigen wanneer de wijziging het noodzakelijk gevolg is van omstandigheden die een zorgvuldige aanbesteder niet kon voorzien en de wijziging geen verandering in de algemene aard van de opdracht of raamovereenkomst brengt.  De wijziging blijft beperkt tot 50% van het oorspronkelijke opdrachtbedrag.

De architectenovereenkomst (voor project Jeugdkamer Park Groot Schijn) werd goedgekeurd 10 februari 2016 (jaarnummer 1011), aan Buur/Bureau voor Urbanisme bv, met zetel te Sluisstraat 79/03.02, 3000 Leuven, ondernemingsnummer: 0883.973.470, voor een bedrag van 189.030,28 EUR, exclusief btw (ereloonpercentage van 12,92% vastgelegd in de architectuurovereenkomst, toegepast op de destijds voorziene bouwkost van 1.462.820 euro). De aanvangsdatum werd bepaald op 25 februari 2016. 

Het project van de eerste fase werd gepubliceerd voor goedkeuring bestek en procedure onder 2021_GR_00156 (goedkeuring bestek en procedure nieuwbouw jeugdcentrum).

Het ontwerpbesluit duidt dat het project uit twee delen bestaat: een nieuwbouw met een geraamde bouwkost van 879.622,00 euro en een renovatie van de bestaande hoeve met een geraamde bouwkost van 365.943,27 euro (exclusief btw, erelonen en onvoorziene werken. 

In het MJP na aanpassing 3 is hiervoor volgend budget voorzien: voor de nieuwbouw is 1.132.965,22 euro (onder P04856 in 2021 en 2022) en voor de renovatie is 500.000,00 euro (onder P09890 in 2021 en 2022) voorzien.

Voor de renovatie bestaat het totaal projectbudget van 500.000,00 euro inclusief btw en ereloon architect op P09890 in 2021 en 2022 uit: netto projectkost van 365.943,27 euro exclusief btw, btw-bedrag van 76.848,09 euro btw (21% van de netto projectkost van 365.943,27) en ereloon van 57.208,64 euro inclusief btw  (12,92%). Het ereloon voor deze bijkomende opdracht bedraagt 57.208,64 EUR, inclusief btw, en zal verrekend worden op het investeringsbudget 2100 (40.000,00 EUR, inclusief btw) en op het investeringsbudget 2200 (17.208,64 EUR, inclusief btw). Het zal voorzien worden op boekingsadres SUB_NR/2100/ 5322000000/221/ 2BRS040302P09890 / 2SA070750.

Voor de nieuwbouw is een vastlegging van het ereloonverschil, het bijkomend ereloon voor de architecten voor het ontwerpproces voor fase 1, ten bedrage van 15.305,62 euro + 3.214,18 euro (21% btw) = 18.519,80 euro inclusief btw nodig. De samenstelling van dit bedrag en het totaal projectbudget werd opgenomen onder de titel argumentatie. Het ereloon voor deze bijkomende opdracht bedraagt 18.519,80 EUR, inclusief btw, en zal verrekend worden op het investeringsbudget 2100. Het zal voorzien worden op boekingsadres SUB_NR/2100/ 5322000000/221/ 2BRS040302P09890 / 2SA070750.

Boekingsadres bouwbudget voor de nieuwbouw: 2BRS040302P04856 / 5322000000 / 221

Boekingsadres bouwbudget voor de renovatie: 2BRS040302P09890 / 5322000000 / 221