2021_CBS_05059 - Vrijwilligersplatform - Privacy en informatieveiligheid - Gezamenlijke verwerkingsovereenkomst met Studio Hyperdrive NV. Ondertekening - Gezamenlijke verwerkingsovereenkomst met Give A Day. Ondertekening - Bekrachtiging

Op 25 mei 2018 trad de AVG (Algemene Verordening Gegevensbescherming) in werking. 

Partijen zijn gezamenlijk verantwoordelijk voor:

• beslissingen aangaande welke persoonsgegevens verwerkt worden, hoe ze verwerkt worden, voor hoe lang ze bewaard worden, aan wie ze worden doorgegeven, welke beveiligingsmaatregelen nodig zijn, welke verwerkers ingeschakeld zullen worden en onder welke contractuele voorwaarden, waar persoonsgegevens worden verwerkt;
• elke interactie met toezichthoudende overheden (inclusief maar niet beperkt tot de Gegevensbeschermingsautoriteit);
• de afhandeling van inbreuken in verband met persoonsgegevens;
• en voor elk ander aspect van verwerkingen die zij gezamenlijk organiseren.

Gezamenlijke verwerkingsovereenkomst met Give A Day

Er worden binnen dit IT-platform persoonsgebonden gegevens verwerkt van de vrijwilligers, door zowel de stad Antwerpen als de partner (Give A Day) in het project. Beide partners kunnen onder de AVG worden aangeduid als verwerkingsverantwoordelijken binnen het project. Volgens artikel 26 van de AVG kunnen de partners van het project beschouwd worden als gezamenlijke verwerkingsverantwoordelijken omdat zij samen de doeleinden en de middelen van de gegevensverwerking bepalen. Dat volgt uit de taakverdeling tussen de partners zoals beschreven in de overeenkomst.

Gezamenlijke verwerkingsovereenkomst met Studio Hyperdrive

Stad Antwerpen en Digipolis hebben vastgesteld dat ze voor de verwerking van persoonsgegevens gezamenlijk verantwoordelijken voor de verwerking zijn zoals bedoeld in art. 26 van de AVG (Algemene Verordening Gegevensbescherming). Bij het aangaan van overeenkomsten met verwerkers en sub-verwerkers, neemt Digipolis mee de rol op van verwerkingsverantwoordelijke. De keuze wordt immers niet door de (groep) stad Antwerpen alleen gemaakt maar hoofdzakelijk door Digipolis zelf. Dergelijke zelfstandigheid is enkel mogelijk tussen gedeelde verantwoordelijken.

Artikel 26 van de AVG (Algemene Verordening Gegevensbescherming) bepaalt:

1.   Wanneer twee of meer verwerkingsverantwoordelijken gezamenlijk de doeleinden en middelen van de verwerking bepalen, zijn zij gezamenlijke verwerkingsverantwoordelijken. Zij stellen op transparante wijze hun respectieve verantwoordelijkheden voor de nakoming van de verplichtingen uit hoofde van deze verordening vast, met name met betrekking tot de uitoefening van de rechten van de betrokkene en hun respectieve verplichtingen om de in de artikelen 13 en 14 bedoelde informatie te verstrekken, door middel van een onderlinge regeling, tenzij en voor zover de respectieve verantwoordelijkheden van de verwerkingsverantwoordelijken zijn vastgesteld bij een Unierechtelijke of lidstaatrechtelijke bepaling die op de verwerkingsverantwoordelijken van toepassing is. In de regeling kan een contactpunt voor betrokkenen worden aangewezen.

2.   Uit de in lid 1 bedoelde regeling blijkt duidelijk welke rol de gezamenlijke verwerkingsverantwoordelijken respectievelijk vervullen, en wat hun respectieve verhouding met de betrokkenen is. De wezenlijke inhoud van de regeling wordt aan de betrokkene beschikbaar gesteld.

Het vrijwilligersportaal is  een IT-project waarbij er een IT-oplossing wordt gegeven aan het vrijwilligerswerk in Antwerpen. De toepassing bevat een frontoffice en een backoffice gedeelte en werd onder projectleiding van Digipolis uitgebouwd en gefinancierd vanuit IT-middelen Digipolis. Het vrijwilligersportaal bestaat uit 2 delen:

• een publieke website waar Stad Antwerpen een betalende gebruiker van geworden is om vacatures en profielen te kunnen bevragen; Stad Antwerpen is via een overheidsopdracht (gelopen via een challenge van Digipolis) gebruiker geworden van dit platform dat werd ontwikkeld door Give A Day, die ondertussen overeenkomsten heeft met verschillende lokale overheden.
• een intranet toepassing voor de medewerkers van de bedrijfseenheid Sociale Dienstverlening om vrijwilligers op te volgen en te begeleiden. De intranet toepassing is door Studio Hyperdrive gebouwd, is eigendom van de stad en draait op IT-infrastructuur van de stad.