2021_CBS_05060 - Juridische dienst - Gegevensprotocol in kader van de samenwerking tussen CAW Antwerpen en Stad en OCMW Antwerpen. Ondertekening - Bekrachtiging

Een protocol tussen CAW Antwerpen en Stad en OCMW Antwerpen veronderstelt dat melding gemaakt wordt van:

• de identificatie van de verwerkingsverantwoordelijken;
• de doeleinden waarvoor de persoonsgegevens worden medegedeeld;
• de categorieën en omvang van de medegedeelde persoonsgegevens conform het proportionaliteitsbeginsel;
• de categorieën van ontvangers en derden die mogelijks de gegevens eveneens verkrijgen;
• de wettelijke basis van zowel de mededeling als de inzameling van de gegevens;
• de beveiligingsmaatregelen van de mededeling, rekening houdend met de stand van de techniek, de uitvoeringskosten, alsook met de aard, de omvang, de context en de verwerkingsdoeleinden en de qua waarschijnlijkheid en ernst uiteenlopende risico’s voor de rechten en vrijheden van personen;
• de periodiciteit van de mededeling;
• de duur van de mededeling;
• de sancties in geval van niet-naleving van het protocol;
• de beschrijving van de precieze doeleinden waarvoor de gegevens oorspronkelijk werden ingezameld door de instantie die beheerder is van de gevraagde gegevens;
• Ingeval van latere verwerking van de ingezamelde gegevens, vermelding van de verenigbaarheidsanalyse van de doeleinden van deze verwerking met het doeleinde waarvoor de gegevens aanvankelijk zijn verzameld;
• afspraken omtrent de garantie van de kwaliteit van de gegevens en in voorkomend geval de eerbiediging van het wettelijk kader dat de toegang tot de authentieke gegevensbron regelt;
• specifieke maatregelen die de gegevensmededeling omkaderen zoals de keuze van het formaat van de mededeling, de logging van de toegangen zodat men kan controleren wie wanneer toegang had tot welke gegevens en waarom en de invoering van een verwijzingsrepertorium in het geval van een automatische mededeling van de wijzigingen aan de gegevens.

Er zijn bepalingen die dienen te worden opgenomen en die gemeenschappelijk zijn voor alle ondersteuningsopdrachten en er zijn bepalingen die dienen te worden opgenomen en die specifiek zijn per ondersteuningsopdracht of afsprakennota.

Er is afgesproken, na advies van de respectievelijke DPO’s, om een protocol in 2 delen af te sluiten.

• Het algemeen deel bevat de algemene afspraken rond aansprakelijkheden, beveiligingsmaatregelen,…;
• Het bijzonder deel  wordt opgemaakt per afsprakennota en wordt als bijlage aan het protocol gehecht.

 Deze werkwijze heeft als voordeel:

• Dat er niet per afsprakennota een nieuw protocol moet worden afgesloten.
• Dat er niet per afsprakennota een wijziging aan het protocol moet worden geagendeerd.
• Dat het bijzonder deel gekoppeld kan worden aan de geldigheid en looptijd van de afsprakennota.

Thans ligt het algemeen deel van het protocol voor. De bijzondere delen worden afgewerkt en zullen later ter goedkeuring aan het college worden voorgelegd.

Het gegevensprotocol werd opgemaakt volgens de richtlijnen van Artikel 8 van het Decreet van 18 juli 2008 betreffende het elektronische bestuurlijke gegevensverkeer.

CAW Antwerpen en Stad en OCMW Antwerpen werken samen aan diverse thema's.

Het gaat voornamelijk om projecten van de bedrijfseenheid Sociale Dienstverlening en van de bedrijfseenheid Maatschappelijke Veiligheid. Deze projecten hebben betrekking op personen van wie de welzijnskansen bedreigd of verminderd worden ten gevolge van gebeurtenissen in de persoonlijke levenssfeer, problemen ten gevolge van gebeurtenissen in een context van criminaliteit of problemen van meervoudige kwetsbaarheid ten gevolge van een proces van sociale uitsluiting.

Wanneer er een elektronische mededeling is van persoonsgegevens van een Vlaamse instantie naar een andere Vlaamse instantie, dan is de opmaak van een protocol verplicht. 

In heel wat projecten waarvoor een ondersteuning wordt verleend, wordt op elektronische wijze persoonsgegevens uitgewisseld. Voor elk van deze projecten dienen  afspraken te worden gemaakt in overeenstemming met de Algemene verordening gegevensbescherming.