2021_VB_00214 - Maatschappelijke Hulp - Privacy en informatieveiligheid - Gezamenlijke verwerkingsovereenkomst met AUHA. Ondertekening - Bekrachtiging

Het college van burgemeester en schepenen keurde op 26 maart 2021 (jaarnummer 2527) de ondersteuning van de Associatie Universiteit en Hogescholen Antwerpen vzw (AUHA) goed.

Deze ondersteuning heeft de studie- en studieloopbaanoriëntatie voor leefloonstudenten als doel. De samenwerking met AUHA wordt opgezet om de studenten te ondersteunen en te begeleiden in hun studiekeuze en verdere studietraject.

Om de opdracht te kunnen realiseren is er overdracht nodig van persoonlijke gegevens van studenten. In dat kader is er een gezamenlijke verantwoordelijkheid van het OCMW Antwerpen en  AUHA voor de verwerking van persoonsgegevens  zoals bedoeld in art. 26 van de AVG (Algemene Verordening Gegevensbescherming). 

Persoonsgegevens worden uitgewisseld in 2 richtingen:

1. Toeleiding van OCMW naar AUHA

Studenten die klant zijn bij het OCMW worden toegeleid naar AUHA voor een individuele screening/assessment. Het OCMW geeft naam, voornaam, en rijksregisternummer door aan AUHA mits toestemming van de student.

2. Assessment door AUHA wordt teruggekoppeld naar OCMW

Het assessment geeft aanleiding tot een terugkoppeling naar de maatschappelijk werker van het OCMW en een verslag aan het subcomité van het bijzonder comité voor de sociale dienst.

Op 25 mei 2018 trad de AVG (Algemene Verordening Gegevensbescherming) in werking. Het OCMW Antwerpen en AUHA stellen nu middels voorliggende overeenkomst vast dat ze voor de verwerking van persoonsgegevens gezamenlijk verantwoordelijk zijn zoals bedoeld in artikel 26 van de AVG.

Partijen zijn met name gezamenlijk verantwoordelijk voor beslissingen aangaande welke persoonsgegevens verwerkt worden, hoe ze verwerkt worden, voor hoe lang ze bewaard worden, aan wie ze worden doorgegeven, welke beveiligingsmaatregelen nodig zijn, welke verwerkers ingeschakeld zullen worden en onder welke contractuele voorwaarden, waar persoonsgegegevens worden verwerkt, voor elke interactie met toezichthoudende overheden (inclusief maar niet beperkt tot de Gegevensbeschermingsautoriteit), voor de afhandeling van inbreuken in verband met persoonsgegevens, en voor elk ander aspect van verwerkingen die zij gezamenlijk organiseren.

Artikel 26 van de AVG (Algemene Verordening Gegevensbescherming) bepaalt:

1.   Wanneer twee of meer verwerkingsverantwoordelijken gezamenlijk de doeleinden en middelen van de verwerking bepalen, zijn zij gezamenlijke verwerkingsverantwoordelijken. Zij stellen op transparante wijze hun respectieve verantwoordelijkheden voor de nakoming van de verplichtingen uit hoofde van deze verordening vast, met name met betrekking tot de uitoefening van de rechten van de betrokkene en hun respectieve verplichtingen om de in de artikelen 13 en 14 bedoelde informatie te verstrekken, door middel van een onderlinge regeling, tenzij en voor zover de respectieve verantwoordelijkheden van de verwerkingsverantwoordelijken zijn vastgesteld bij een Unierechtelijke of lidstaatrechtelijke bepaling die op de verwerkingsverantwoordelijken van toepassing is. In de regeling kan een contactpunt voor betrokkenen worden aangewezen.

2.   Uit de in lid 1 bedoelde regeling blijkt duidelijk welke rol de gezamenlijke verwerkingsverantwoordelijken respectievelijk vervullen, en wat hun respectieve verhouding met de betrokkenen is. De wezenlijke inhoud van de regeling wordt aan de betrokkene beschikbaar gesteld.