2021_CBS_04447 - Digitale transformatie - Digitale projecten ter uitvoering - Goedkeuring

Het eigenaarschap van de IT-projecten ligt bij de bedrijfseenheden. Zij dienen projectvoorstellen in. Deze werden grondig besproken op de klankbordgroep digitale transformatie met deelname van de CDO. De projectvoorstellen werden waar nodig bijgeschaafd om in lijn te zijn met de digitale transformatiestrategie die ook in deze zitting ter goedkeuring voorligt. Er werd naar synergie tussen de projecten gezocht om meerwaarde en efficiëntie te creëren. Er werden afspraken gemaakt rond de scope, timing en budget met het oog op een efficiënte en effectieve, tijdige oplevering. Onderstaande lijst is het resultaat van deze oefening. 

*Meer detail (bijhorende mandagen en recurrente kosten) en de omschrijvingen in excel in bijlage

Twee projecten maken een wezenlijk onderdeel uit van de digitale transformatiestrategie, namelijk de app van ‘t stad en de digitale werkplek. Deze twee belangrijke transversale projecten kunnen rekenen op middelen uit het aanmoedigingsfonds, een budgetlijn die apart voorzien is voor de financiering van strategische, transversale projecten. Het project digitale werkplek is nog niet opgenomen in deze projectenlijst omdat de besprekingen met de leverancier nog lopen. Dit project wordt apart ter goedkeuring voorgelegd nadat er duidelijkheid is over het benodigde budget.

Na goedkeuring van bovenstaande projecten kunnen de detailanalyses starten om een gedetailleerde gunning in de markt te zetten. De uitvoering kan starten nadat de detailanalyse is afgerond. Zowel de verantwoordelijke bedrijfseenheid als AG Digipolis Antwerpen engageren zich om de voorgestelde scope volgens planning en budget op te leveren. Deze worden opgevolgd in de maandelijkse projectstatusrapportering op basis van een gedetailleerd projectplan inclusief resource toewijzing (stadsdiensten en AG Digipolis Antwerpen).

Financieel

Het budget voor 2021 voor een bedrag van 2.540.150 euro en het budget voor 2022 voor een bedrag van 1.700.180 euro is (na goedkeuring van de 3e aanpassing van het meerjarenplan door de gemeenteraad) voorzien op doelstelling 2LWS060201.

Na goedkeuring blijft er voor 2022 een bedrag van 3.408.326 euro beschikbaar voor nieuwe projecten.

In dit besluit wordt de richtinggevende kostprijs vermeld waarbinnen een goed minimaal levensvatbaar product moet kunnen opgeleverd worden binnen tijd en budget. Het doel is dan ook dat het project wordt opgeleverd binnen dit budget en binnen de voorgestelde timing, desnoods mits aanpassing van de scope. Afwijkingen zullen transparant gerapporteerd worden.

Voor de recurrente kosten die deze projecten mogelijk met zich meebrengen, wordt er in de begroting van AG Digipolis Antwerpen budget voorzien vanaf volgend jaar. Voor het lopende jaar zijn deze kosten ingerekend in het projectbudget.

Op het budget 2021 wordt er, na goedkeuring aanpassing 3 van het meerjarenplan door de gemeenteraad, voldoende budget beschikbaar gesteld om bijkomende voortrajecten in het najaar te kunnen opstarten en eventuele prijswijzigingen op te vangen.

Meer uitgebreide informatie in de bijlage

Het overzicht met meer uitgebreide informatie zit als bijlage bij dit besluit. In dat overzicht zijn ook mandagen opgenomen. De mandagen zijn inschattingen van interne mandagen bij AG Digipolis Antwerpen en van mandagen bij de stedelijke diensten die nodig zijn om het project te realiseren. Deze mandagen zijn onderdeel van de algemene werkingskosten. Ze vertegenwoordigen een belangrijk onderdeel van de totale kostprijs van een project die ook in beeld gebracht dient te worden.  Als er bij AG Digipolis Antwerpen niet voldoende interne medewerkers zijn om de projecten te realiseren, worden deze aangevuld met externe medewerkers. Deze kost wordt doorgerekend aan de stad Antwerpen en wordt betaald met projectbudget. Deze kosten zijn mee begroot in het projectbudget.

De volgende goedkeuringsronde
De projecten worden tweejaarlijks goedgekeurd door het college. De volgende goedkeuringsronde is voorzien in oktober-november 2021.

Resolutie 556 van het bestuursakkoord 2019-2024 bepaalt dat de stad Antwerpen maximaal blijft inzetten op een verdere digitalisering van de eigen werking.

Op 20 december 2019 (jaarnummer 10727) besliste het college om de IT-portefeuille voor 2020-2025 centraal te beheren. Met de centralisatie van het IT-budget worden ook de aanvragen voor de opstart van nieuwe IT-projecten gecentraliseerd.

Op 18 december 2020  (jaarnummer 10471) besliste het college om een groepsbrede digitale strategie uit te tekenen tegen het 2e kwartaal van 2021. In afwachting daarvan gebeurde de projectselectie voor 2021 gefaseerd. In een eerste fase keurde het college projecten en investeringen goed om de continuïteit te verzekeren (jaarnummer 9665). In een tweede fase keurde het college de eerste projecten goed op basis van een selectie door de stuurgroep digitale transformatie (jaarnummer 951).

In dit besluit wordt Fase 3 - goedkeuring projecten in lijn met de strategie aan het college voorgelegd.

Het IT-budget is voorzien in het actieplan transversale digitale dienstverlening met code 2LWS060201 INV.

Op 7 mei 2021 werd de derde aanpassing van het meerjarenplan door het college goedgekeurd (jaarnummer 3660) om ter goedkeuring voor te leggen aan de gemeenteraad van 31 mei 2021 (jaarnummer 319).

Centrale opvolging binnen de organisatie

Op 3 februari 2021 (jaarnummer 21) keurde het managementteam de centrale aanpak van de digitale projecten via de projectlevenscyclus goed. Het uitgangspunt is dat het eigenaarschap van de projecten bij de bedrijfseenheden ligt. Daarnaast is echter een centrale regie van de totale projectenportefeuille noodzakelijk om ervoor te zorgen dat:

• er naar een globale digitale strategie toegewerkt wordt;
• de kwaliteit verhoogt door onder andere kruisbestuiving te creëren tussen projecten;
• er maximale efficiëntie wordt gecreëerd binnen de totale portefeuille.

Het budget voor voorliggende projecten is in het meerjarenplan voorzien op het budgetadres 538010000/211/2LWS060201A0000. Na detailanalyse zullen de bedragen vanuit dit budgetadres verschoven worden naar de verschillende projectnummers (interne kredietaanpassing light). De vastlegging van de geactualiseerde bedragen zal, in volgende besluitvorming, worden voorgelegd aan het college.