2021_CBS_04335 - Politiezone Antwerpen - Mededingingsprocedure met onderhandeling PZA/2021/403. Raamovereenkomst met meerdere ondernemers voor verschillende facilitaire diensten voor Politiezone Antwerpen. Fase 1. Oproep tot mededinging - Goedkeuring

Op grond van artikel 236 van de Nieuwe Gemeentewet stelt het college de gunningsprocedure in en gunt zij de opdracht.

De mededingingsprocedure met onderhandeling is een tweefasige procedure. In de eerste fase wordt de oproep tot mededinging Europees gepubliceerd. Kandidaat-inschrijvers kunnen een kandidaatstelling indienen.

Politiezone Antwerpen streeft naar een maximale sociale tewerkstelling voor de diverse diensten opgenomen in de vermelde percelen (schoonmaak, groenonderhoud en catering). De omzetbedragen, aantallen en percentages  die opgenomen zijn, zijn afgetoetst binnen de overkoepelde stedelijke en provinciale werkgroep sociale economie (Politiezone Antwerpen, Stad Antwerpen, OCMW, Stedelijk Onderwijs, Port of Antwerp, Provincie Antwerpen) teneinde deze doelstelling te halen.

Ervaring en marktverkenning leert dat de omvang en de specialisaties die in de percelen gevraagd worden van de potentiële dienstverleners, gelet op de omvang van de opdrachten en specificiteit van bepaalde (deel)opdrachten, niet volledig door sociale maatwerkbedrijven aangeboden kunnen worden. Het is daarom aangewezen dat de dienstverleners een deel van hun taken door sociale economie zullen laten uitvoeren.

De kandidaatstelling zal beoordeeld worden als volgt:

De juridische situatie van de inschrijver zal beoordeeld worden volgens volgend criterium (uitsluitingsgrond) - van toepassing op alle percelen:

Het UEA, waarmee de inschrijver verklaart dat hij zich niet bevindt in een van de uitsluitingssituaties als bedoeld in de artikelen 67 tot 69 van de wet van 17 juni 2016.

De selectiecriteria worden beoordeeld als volgt:

Perceel 1: Duurzame schoonmaak met een ecologische en sociale dimensie met inschakeling van gesubsidieerde tewerkstelling en duurzame ruiten- en glazenwas

De economische en financiële draagkracht van de inschrijver zal beoordeeld worden volgens volgende criteria (selectiecriteria):

• Gemiddelde jaaromzet van minstens tien (10) miljoen EUR over elk van de laatste drie boekjaren (20 punten);
• verzekering tegen beroepsrisico's.

De technische bekwaamheid van de inschrijver zal beoordeeld worden volgens volgende criteria (selectiecriteria):

• de gemiddelde tewerkstelling over de voorbije gepubliceerde drie boekjaren vanuit de sociale balans met minimum van 300 voltijdse equivalenten (VTE) (10 punten);
• een beschrijving van twee referenties die aantonen dat (20 punten):
• men ervaring heeft met het uitvoeren van schoonmaak of glazenwas in complexe omgevingen waarbij de dienstverlener gebruik maakt van duurzame schoonmaakmethodes en ecologische schoonmaakproducten;
• de kandidaat-inschrijver voldoet en verduidelijkt dit op basis van maximaal één A4 recto pagina per referentie met minimaal volgende gegevens;
• omschrijving;
• waarde (vereiste minimale waarde twee (2) miljoen EUR/jaar);
• rol in opdracht;
• stadium van uitvoering - contract moet minstens één jaar reeds in uitvoering zijn en nog minstens één jaar lopen;
• informatie klant:
• naam;
• contactgegevens klant (telefoon + mail).
• een beschrijving van één referentie die aantoont dat (10 punten):
• men ervaring heeft met het uitvoeren van schoonmaak en glazenwas in complexe omgevingen waar strikte veiligheidseisen gesteld worden;
• de kandidaat-inschrijver voldoet en verduidelijkt dit op basis van maximaal één A4 recto pagina per referentie met minimaal volgende gegevens;
• omschrijving;
• waarde (vereiste minimale waarde tweeëneenhalf (2,5) miljoen EUR/jaar );
• rol in opdracht;
• stadium van uitvoering - contract moet minstens één jaar reeds in uitvoering zijn en nog minstens één jaar lopen;
• informatie klant:
• naam;
• contactgegevens klant (telefoon + mail).
• VCA certificaat;
• ISO 9001 en ISO 14001 certificaat;
• de kandidaat zal een voldoende gestructureerde organisatie en de nodige capaciteit aantonen aan de hand van:
• het organogram van de kandidaat (10 punten);
• ervaring in de sociale tewerkstelling in de schoonmaak. De kandidaat beschrijft op welke wijze hij zal beschikken over de menselijke hulpmiddelen inzake inzet van gesubsidieerde tewerkstelling en de kandidaat geeft daartoe de structuur en de functies op of de organisatie (onderaannemer, kandidaat,...) die haar personele middelen daartoe ter beschikking stelt (10 punten);
• de structuur voor aanwerving en opleiding (10 punten);
• de structuur voor opvolging en naleving van kwaliteitsvereisten, resultaats- of middelengericht (10 punten).

Perceel 2: Duurzaam groen interieur

De economische en financiële draagkracht van de inschrijver zal beoordeeld worden volgens volgende criteria (selectiecriteria):

• jaaromzet van minstens 500.000 EUR over elk van de laatste drie boekjaren (20 punten);
• verzekering tegen beroepsrisico's.

De technische bekwaamheid van de inschrijver zal beoordeeld worden volgens volgende criteria (selectiecriteria):

• een beschrijving van twee referenties die aantonen dat (20 punten):
• men ervaring heeft met het uitvoeren van groen interieurinrichting, advies en onderhoud in complexe omgevingen;
• de kandidaat-inschrijver voldoet en verduidelijkt dit op basis van maximaal één A4 recto pagina per referentie met minimaal volgende gegevens;
• omschrijving;
• waarde;
• rol in opdracht;
• stadium van uitvoering - contract moet minstens één jaar reeds in uitvoering zijn en nog minstens één jaar lopen;
• informatie klant:
• naam;
• contactgegevens klant (telefoon + mail).
• een beschrijving van één referentie die aantoont dat (10 punten):
• men ervaring heeft met het uitvoeren van groen interieurinrichting, advies en onderhoud in complexe omgevingen waar strikte veiligheidseisen gesteld worden;
• de kandidaat-inschrijver voldoet en verduidelijkt dit op basis van maximaal één A4 recto pagina per referentie met minimaal volgende gegevens;
• omschrijving;
• waarde;
• rol in opdracht;
• stadium van uitvoering - contract moet minstens één jaar reeds in uitvoering zijn en nog minstens één jaar lopen;
• informatie klant:
• naam;
• contactgegevens klant (telefoon + mail).
• de gemiddelde tewerkstelling over de voorbije gepubliceerde drie boekjaren vanuit de sociale balans (10 punten);
• de inschrijver toont aan dat hij begaan is met duurzaam en maatschappelijk ondernemen (10 punten);
• de kandidaat zal een voldoende gestructureerde organisatie en de nodige capaciteit aantonen aan de hand van:
• het organogram van de kandidaat (10 punten);
• de structuur voor aanwerving en opleiding (10 punten);
• de structuur voor opvolging en naleving van kwaliteitsvereisten, resultaats- of middelengericht (10 punten).

Perceel 3: Duurzame winterdiensten

De economische en financiële draagkracht van de inschrijver zal beoordeeld worden volgens volgend criterium (selectiecriterium):

• verzekering tegen beroepsrisico's.

De technische bekwaamheid van de inschrijver zal beoordeeld worden volgens volgend criterium (selectiecriterium):

• een beschrijving van één referentie die aantoont dat men ervaring heeft met het uitvoeren van duurzame winterdiensten:
• de kandidaat-inschrijver voldoet en verduidelijkt dit op basis van maximaal één A4 recto pagina per referentie met minimaal volgende gegevens;
• omschrijving;
• waarde;
• rol in opdracht;
• stadium van uitvoering - contract moet minstens één jaar reeds in uitvoering zijn en nog minstens één jaar lopen;
• informatie klant:
• naam;
• contactgegevens klant (telefoon + mail).

Perceel 4: Duurzame catering met een ecologische dimensie met mogelijke inschakeling van gesubsidieerde tewerkstelling en/of leertraject

De economische en financiële draagkracht van de inschrijver zal beoordeeld worden volgens volgende criteria (selectiecriteria):

• jaaromzet van minstens drie (3) miljoen EUR over elk van de laatste drie boekjaren (20 punten);
• verzekering tegen beroepsrisico's.

De technische bekwaamheid van de inschrijver zal beoordeeld worden volgens volgende criteria (selectiecriteria):

• de gemiddelde tewerkstelling over de voorbije gepubliceerde drie boekjaren vanuit de sociale balans met een minimum van 60 VTE's (10 punten);
• Circulaire catering: de kandidaat heeft, in de periode van vijf jaar voorafgaande aan de datum van publicatie van de aankondiging van deze aanbesteding, ten minste één vergelijkbare opdracht verkregen dan wel een project uitgevoerd of gestart (zelfstandig,  in partnership of een andere vorm van samenwerking) waardoor de kandidaat ervaring heeft opgedaan met circulaire catering. De kandidaat dient een opgave te verstrekken van minimaal drie verschillende initiatieven op het gebied van circulaire catering. Deze initiatieven zijn uitgevoerd of gestart binnen één of meerdere vergelijkbare referentieopdrachten of projecten. Het is de kandidaat toegestaan om hiervoor gebruik te maken van de eigen organisatie als referentie. De kandidaat voldoet en verduidelijkt dit o.b.v. maximaal één A4 recto pagina per initiatief (10 punten);
• een beschrijving van twee referenties die aantonen dat (20 punten):
• men ervaring heeft met het uitvoeren van duurzame catering in complexe omgevingen;
• de kandidaat-inschrijver voldoet en verduidelijkt dit op basis van maximaal één A4 recto pagina per referentie met minimaal volgende gegevens;
• omschrijving;
• waarde (vereiste minimale waarde 400.000,00 EUR/jaar);
• rol in opdracht;
• stadium van uitvoering - contract moet minstens één jaar reeds in uitvoering zijn en nog minstens één jaar lopen;
• informatie klant:
• naam;
• contactgegevens klant (telefoon + mail).
• een beschrijving van 1 referentie die aantoont dat (10 punten):
• men ervaring heeft met het uitvoeren van duurzame catering in complexe omgevingen waar strikte veiligheidseisen gesteld worden;
• de kandidaat-inschrijver voldoet en verduidelijkt dit op basis van maximaal één A4 recto pagina per referentie met minimaal volgende gegevens;
• omschrijving;
• waarde (vereiste minimale waarde 400.000 EUR/jaar);
• rol in opdracht;
• stadium van uitvoering - contract moet minstens één jaar reeds in uitvoering zijn en nog minstens één jaar lopen;
• informatie klant:
• naam;
• contactgegevens klant (telefoon + mail).
• de kandidaat zal een voldoende gestructureerde organisatie en de nodige capaciteit aantonen aan de hand van:
• het organogram van de kandidaat (10 punten);
• ervaring in de sociale tewerkstelling en/of leertrajecten in catering. De kandidaat beschrijft op welke wijze hij zal beschikken over de menselijke hulpmiddelen inzake inzet van gesubsidieerde tewerkstelling en/of leertrajecten en de kandidaat geeft daartoe de structuur en de functies of de organisatie op (onderaannemer, kandidaat, enzovoort) die haar personele middelen daartoe ter beschikking stelt (10 punten);
• de structuur voor aanwerving en opleiding (5 punten);
• de structuur voor opvolging en naleving van kwaliteitsvereisten, resultaats- of middelengericht (5 punten).

Perceel 5: Duurzame afvalophaling en afvalbeheer

De economische en financiële draagkracht van de inschrijver zal beoordeeld worden volgens volgende criteria (selectiecriteria):

• jaaromzet van minstens drie (3) miljoen EUR over elk van de laatste drie boekjaren (20 punten);
• verzekering tegen beroepsrisico's.

De technische bekwaamheid van de inschrijver zal beoordeeld worden volgens volgende criteria (selectiecriteria):

• de gemiddelde tewerkstelling over de voorbije gepubliceerde drie boekjaren vanuit de sociale balans (10 punten);
• een beschrijving van drie referenties die aantonen dat (30 punten):
• men ervaring heeft met het uitvoeren van duurzame afvalafhaling en afvalbeheer;
• de kandidaat-inschrijver voldoet en verduidelijkt dit op basis van maximaal één A4 recto pagina per referentie met minimaal volgende gegevens;
• omschrijving;
• waarde (vereiste minimale waarde  95.000,00 EUR/jaar);
• rol in opdracht;
• stadium van uitvoering - contract moet minstens één jaar reeds in uitvoering zijn en nog minstens één jaar lopen;
• informatie klant:
• naam;
• contactgegevens klant (telefoon + mail).
• Politiezone Antwerpen streeft naar zero waste management. De afvalstromen worden optimaal gesorteerd om daarna een tweede leven te geven, hetzij door recyclage hetzij door upcycling (creatief hergebruik). De kandidaat verduidelijkt dit op basis van maximaal één A4 recto pagina per item (10 punten); 
• de kandidaat zal een voldoende gestructureerde organisatie en de nodige capaciteit aantonen aan de hand van:
• het organogram van de kandidaat (10 punten);
• de structuur voor aanwerving en opleiding (10 punten);
• de structuur voor planning en dispatching (5 punten);
• de structuur voor opvolging en naleving van kwaliteitsvereisten, resultaats- of middelengericht (5 punten).

 Perceel 6: Onderhoud en huur fitnesstoestellen

 De economische en financiële draagkracht van de inschrijver zal beoordeeld worden volgens volgend criterium (selectiecriterium):

•  verzekering tegen beroepsrisico's.

 De technische bekwaamheid van de inschrijver zal beoordeeld worden volgens volgende criteria (selectiecriteria):

•  een beschrijving van drie referenties die aantonen dat (60 punten):
• men ervaring heeft met het installeren en onderhouden van fitnesstoestellen;
• de kandidaat-inschrijver voldoet en verduidelijkt dit op basis van maximaal één A4 recto pagina per referentie met minimaal volgende gegevens;
• omschrijving;
• waarde;
• rol in opdracht;
• stadium van uitvoering - contract moet minstens één jaar reeds in uitvoering zijn en nog minstens één jaar lopend;
• informatie klant:
• naam;
• contactgegevens klant (telefoon en mail).
• de kandidaat zal een voldoende gestructureerde organisatie en de nodige capaciteit aantonen aan de hand van:
• het organogram van de kandidaat (10 punten);
• de gemiddelde tewerkstelling over de voorbije gepubliceerde drie boekjaren vanuit de sociale balans (10 punten);
• de structuur voor aanwerving en opleiding (10 punten);
• de structuur voor opvolging en naleving van kwaliteitsvereisten, resultaats- of middelengericht (10 punten).

Indien men een beroep doet op onderaannemers legt iedere onderaannemer voor het deel dat hij zal uitvoeren de gevraagde referenties voor van soortgelijke opdrachten, aangetoond met attesten van de klant.

De geselecteerde kandidaten worden beperkt tot maximum vijf per perceel.

In de tweede fase zal het bestek bezorgd worden aan de geselecteerde kandidaten en worden de gunningscriteria meegedeeld. Hiervoor zal opnieuw goedkeuring gevraagd worden aan het college.

Wet van 17 juni 2013 betreffende de motivering, de informatie en de rechtsmiddelen inzake overheidsopdrachten en bepaalde opdrachten voor werken, leveringen en diensten.

Wet van 17 juni 2016 inzake overheidsopdrachten en latere wijzigingen.

Koninklijk Besluit van 14 januari 2013 tot bepaling van de algemene uitvoeringsregels van de overheidsopdrachten, en latere wijzigingen.

Koninklijk Besluit van 18 april 2017 betreffende plaatsing overheidsopdrachten klassieke sectoren, en latere wijzigingen.

Politiezone Antwerpen gaat in 2023 verhuizen naar het Mastergebouw, dat ongeveer 2200 medewerkers zal huisvesten. Verder zullen zeven bestaande locaties verlaten worden. De resterende 15 locaties zullen ongeveer 600 medewerkers huisvesten.

Gelet op de opvang van het Mastergebouw en complexe huisvestingsnoden van alle 2200 gebruikers en diverse politionele diensten is er nood aan een adequaat en performant facilitair beleid en beheer. Om dit te realiseren, zoekt Politiezone Antwerpen de nodige leveranciers die volgende diensten aanbieden: schoonmaak en glazenwas, groen interieur, winterdiensten, catering, afvalbeheer en ophaling, onderhoud en huur fitnesstoestellen.

Politiezone Antwerpen wenst daarom een raamovereenkomst te sluiten voor bovenvermelde diensten voor een periode van vier jaar, mogelijks twee maal met 1 jaar te verlengen. Elke verlenging zal het voorwerp uitmaken van een afzonderlijke, uitdrukkelijke beslissing en een nieuwe kennisgeving sluiting. De totale looptijd zal maximum zes jaar bedragen.

De motivatie voor de eventuele langere looptijd is de volgende:

Gezien de hoge veiligheidseisen, de hoge investeringskosten en de kenniseisen die gesteld worden door de aanbesteder aan iedere dienstverlener is het nodig deze raamovereenkomst te begroten op minstens vier jaar met mogelijke verlengingen. De investeringskosten door de dienstverlener hebben betrekking op het inzetten van digitale middelen zoals sensortechnologie, onbemande kassa's, facilitaire apps, enzovoort.

Hiertoe werd in 2019 de eerste fase van de mededingingsprocedure met onderhandeling met Europese bekendmaking uitgeschreven met referentie PZA/2018/335, goedgekeurd door het college op 15 maart 2019 (jaarnummer 1630). Deze fase werd toen stopgezet omdat er onzekerheden waren over de oplevertermijn van het Mastergebouw (beslissing college van 20 mei 2021, jaarnummer 4399). 

Gezien de heropstart van de bouwwerken van het Mastergebouw en de zekerheid over de oplevertermijn, wenst Politiezone Antwerpen over te gaan tot het uitschrijven van een mededingingsprocedure met onderhandeling met Europese bekendmaking met referentie PZA/2021/403.

De opdracht wordt onderverdeeld in zes percelen:

- perceel 1: duurzame schoonmaak met een ecologische en sociale dimensie met inschakeling van gesubsidieerde tewerkstelling en duurzame ruiten- en glazenwas;
- perceel 2: duurzaam groen interieur;
- perceel 3: duurzame winterdiensten;
- perceel 4: duurzame catering  met een ecologische dimensie met mogelijke inschakeling van gesubsidieerde tewerkstelling en/of leertraject;
- perceel 5: duurzame afvalophaling en afvalbeheer;
- perceel 6: onderhoud en huur fitnesstoestellen.

Politiezone Antwerpen zal overeenkomstig artikel 2 van de wet van 17 juni 2016 betreffende de overheidsopdrachten en bepaalde opdrachten voor werken, leveringen en diensten voor prestaties die het voorwerp van deze opdracht uitmaken optreden als aankoopcentrale voor haar klanten.

Worden beschouwd als klanten: zij die bestellingen op dit contract kunnen plaatsen:

• Stad Antwerpen en haar entiteiten (hierna de groep Antwerpen genoemd):
• het OCMW van Antwerpen;
• instellingen die vallen onder de rechtspersoonlijkheid van de stad en/of het OCMW (bv. districten, gewone gemeentebedrijven, intern verzelfstandigde agentschappen, gemeenschappelijke interne preventiedienst, enzovoort);
• instellingen met een aparte rechtspersoonlijkheid die:
  • door de stad belast zijn met een bepaalde taak van gemeentelijk belang (stedelijke vzw’s, autonome gemeentebedrijven, andere extern verzelfstandigde agentschappen in privaatrechtelijke vorm, enzovoort) en/of
  • door het OCMW belast zijn met een bepaalde taak die behoort tot de opdrachten van het OCMW (Zorgbedrijf, Beschut Wonen);
• andere instellingen die zeer nauw verbonden zijn met de stad en/of OCMW (Port of Antwerp, AG Digipolis, prezone Antwerpen – Zwijndrecht en haar rechtsopvolger, enzovoort).

Op de budgetposities

• 33000_12506: duurzame schoonmaak en glazenwas;
• 33000_12548: duurzaam groen interieur;
• 33000_12506: duurzame winterdiensten;
• 33000_12248: duurzame catering;
• 33000_12506: duurzame afvalophaling en afvalbeheer;
• 33000_12412: onderhoud en huur/leasing fitnesstoestellen;

van de gewone politiebegroting zal voor de dienstjaren 2022 tot en met 2028 voldoende krediet worden voorzien onder voorbehoud van goedkeuring van de politiebegroting door college, gemeenteraad en hogere overheid.