Deze noodopdrachten werden de voorbije kwartalen steeds maximaal ingevuld door medewerkers in dienstvrijstelling die door tijdelijke sluitingen van hun vaste werklocaties andere taken toegewezen kregen. De capaciteit om de noodopdrachten in te vullen met reguliere medewerkers was dan ook grotendeels afhankelijk van de bovenlokale maatregelen om bepaalde activiteiten al dan niet toe te laten.
Gezien de reeds ingevoerde en aangekondigde versoepelingen start de volledige reguliere dienstverlening van Stad en OCMW terug op. Bovendien staat het zomerverlof voor de deur. Door deze twee factoren is er een veel beperkter contingent aan beschikbare medewerkers om een noodopdracht op te nemen in de komende maanden.
Het doel van voorliggend besluit is om op elk moment minstens de werking van de prioritaire 'medische' noodopdrachten te garanderen. Het gaat op dit moment over deze noodopdrachten:
vaccinatiecentrum VacCovid en decentrale vaccinatiecentra: coördinator, planner, ploegleider, steward, helpdeskmedewerker, chauffeur
testdorp: coördinator, planner, ploegleider, steward, helpdeskmedewerker
triagecentra: coördinator, planner, steward
Covid-infolijn: coördinator, planner, call-agent
Het spreekt voor zich dat de nodige capaciteit in de komende weken en maanden kan fluctueren en dat er noodopdrachten veranderen, verdwijnen of bijkomen. Naast deze prioritaire ‘medische’ noodopdrachten kunnen, in de mate van het mogelijke, bijkomende noodopdrachten worden ingevuld (vb. covid-coaches, loketsteward e.d.)
De in vorige collegebesluiten (2021_CBS_00338 en 2021_CBS_02868) goedgekeurde volgorde van invulling blijft gehanteerd:
In eerste instantie worden medewerkers in dienstvrijstelling ingepland op noodopdrachten. In een tweede fase - of wanneer er geen medewerkers in dienstvrijstelling zijn - worden de noodopdrachten bemand door medewerkers die zijn vrijgemaakt door hun bedrijfseenheid.
Elke bedrijfseenheid engageert zich om naar verhouding van haar aantal medewerkers de nodige capaciteit te voorzien. De (hoofdzakelijk) ondersteunende bedrijfseenheden maken op deze manier minimum 5% van hun personeelsbestand beschikbaar voor de noodopdrachten, de (hoofdzakelijk) klantgerichte en uitvoerende bedrijfseenheden minimum 2,5%.
Dit engagement per bedrijfseenheid wordt verfijnd tot op functieniveau. Een bedrijfseenheid met veel A-medewerkers zal bijgevolg verhoudingsgewijs meer medewerkers op A-niveau ter beschikking stellen dan een andere bedrijfseenheid.
De verdeling per bedrijfseenheid is als bijlage aan dit besluit gekoppeld.
Concrete medewerkers worden vrijgemaakt afhankelijk van de behoefte van iedere individuele noodopdracht.
De taskforce noodopdrachten werkt een transparant rapporteringssysteem uit waardoor de inzet van iedere bedrijfseenheid duidelijk te monitoren is en kan bijgestuurd worden waar nodig.
In laatste instantie kunnen de prioritaire ‘medische’ noodopdrachten worden ingevuld door tijdelijke medewerkers (vb. contractuelen van bepaalde duur en werkstudenten). Inzet van extra tijdelijke medewerkers wordt strikt opgevolgd door Personeel & Organisatie i.k.v. het vermijden van een mogelijke impact op de stadsbrede personeelsoefening in kader van het meerjarenplan 2020-2025.
Het Stedelijk Onderwijs (AG SO) levert als autonoom gemeentebedrijf een specifieke inspanning door in haar eigen diensten pedagogische reserve vrij te maken. Om de scholen maximaal open te houden en de onderwijskwaliteit te garanderen worden medewerkers uit de ondersteunende diensten van AG SO ingezet om in het kader van omgekeerd afstandsonderwijs of effectieve vervangingen, klassen op te vangen wanneer leerkrachten omwille van besmetting of hoogrisico in quarantaine moeten. AG SO en de andere onderwijsnetten worden hierbij ondersteund door de afdeling TV/Onderwijsbeleid. Zij bieden – onder meer door bijkomende inzet van medewerkers van stad en OCMW – de mogelijkheid aan om klasmanagers in te zetten als pedagogische reserve.
Daarnaast worden verschillende acties ondernomen om de werking van de prioritaire, medische noodopdrachten te garanderen.
1) Vaccinatiecentrum VacCovid en decentrale vaccinatie
De nood aan medisch en omkaderend personeel in VacCovid is hoog. Medische medewerkers worden via ZNA aangeleverd, het omkaderend personeel (voornamelijk parking-stewards) levert de Stad en OCMW Antwerpen. Tot nu toe werkten de stewards in twee shiften van circa 7 à 8 uur. Per dag betekent dat een inzet van 60 medewerkers van stad en OCMW. Zij kunnen zich inschrijven op één of meerdere shifts via de planningstool Beeple.
Het rondkrijgen van de planning wordt steeds moeilijker. Om de invulling van de noodopdracht in kwartaal 3 te garanderen worden volgende acties ondernomen:
inzet van 40-tal jobstudenten in de maanden juli, augustus en september, waarvan circa 30 voor Vaccovid en circa 10 voor testdorp/helpdesk;
invoering van kortere shifts van circa 5 uur voor stedelijke medewerkers;
aanvulling van de inzet van jobstudenten en stedelijke medewerkers door de inzet van corona-werkgestraften.
De stewards van Stad en OCMW worden aangestuurd door meewerkende dagcoördinatoren (ploegleiders). Dit contingent bestaat idealiter uit een tiental medewerkers die regelmatig één of meerdere shifts op zich nemen. Met ingang van kwartaal 3 zal de helft van de huidige dagcoördinatoren terug naar de reguliere functie terugkeren (met name SB/BOF). De vacature voor nieuwe dagcoördinatoren is ondertussen opnieuw gepubliceerd.
VacCovid beschikt over een helpdesk waar zowel medewerkers van ZNA als stadspersoneel mensen verder helpt. Deze opdracht wordt mee opgenomen door call-agents van de covid-infolijn. Wellicht kunnen ook één of meerdere jobstudenten hiervoor worden ingezet.
Voor de decentrale vaccinatie worden chauffeurs gezocht. Dit is geen voltijdse noodopdracht en kan wellicht worden opgenomen door één of meerdere parkingstewards.
Tot slot wil Stad/OCMW Antwerpen mee bijdragen aan het vinden van medisch personeel. Daarom wordt een noodopdracht 'verpleegkundige VacCovid' gelanceerd waarop gekwalificeerd personeel van Stad/OCMW vrijwillig kan inschrijven. Hierdoor kunnen zij via een noodopdracht meehelpen in het vaccinatiecentrum. Op dit moment kan dat alleen in hun vrijetijd via de vrijwilligersflow van ZNA. Die drempel wordt weggenomen door het uitschrijven van een specifieke noodopdracht.
2) Testdorp Wilrijkse Pleinen
Tot en met kwartaal 2 werd de planning van de testdorp volledig op zich genomen door medewerker van Talentontwikkeling en Vrijetijdsbeleving (TV). Dit betrof voornamelijk medewerkers in dienstvrijstelling. Vanaf kwartaal 3 zullen de nodige stewards (circa 10) voor het testdorp op dezelfde wijze worden ingepland als VacCovid, namelijk via de planningstool Beeple. Via die tool kan iedere medewerker van Stad en OCMW inschrijven op één of meerdere shifts. Ook hier wordt een vijftal jobstudenten ingezet.
Ook voor deze noodopdracht is een vacature voor dagcoördinatoren gepubliceerd.
Net als VacCovid beschikt ook het testdorp over een helpdesk. Om deze bemand te krijgen wordt een nieuwe noodopdracht gelanceerd en wordt bekeken of jobstudenten deze taak op zich kunnen nemen.
3) Triageposten
Triageposten worden ingevuld door medewerkers die zich opgeven voor een noodopdracht. Hetzelfde geldt voor de gerelateerde noodopdracht 'wachtrijbegeleider' aan de stedelijke loketten. Deze noodopdracht is niet-prioritair, dus beschikbare capaciteit wordt eerst toegewezen aan de prioritaire noodopdracht 'triageposten'. Gezien de gunstige evolutie in het aantal corona-besmettingen en ziekenhuisopnames is de verwachting dat het gevraagde aantal stewards - op dit moment circa 5 (+10 voor wachtrijbeleider) - de komende weken en maanden zal afnemen.
4) Covid-infolijn
Het college keurde op 19 maart 2021 (jaarnummer 2142) om de aanwerving van 30 tijdelijke VTE voor de bemanning van de covid-infolijn goed.
De call-agents worden aangestuurd door 4 teamcoaches, 2 met contract bepaalde duur (uit de pool van 30 VTE) en 2 medewerkers in een noodopdracht.
5) Planners van noodopdrachten (VacCovid, decentrale vaccinatie, testdorp, triagecentra en wachtrijbegeleider)
Het vinden van goede planners die zich voldoende kunnen vrijmaken voor het opnemen van een opdracht blijkt reeds van bij de start van de noodopdrachten een knelpunt. Voor het opmaken van een planning is echter voldoende stabiliteit en kennis (B-niveau) nodig. Daarom is het belangrijk dat het team aan planners voldoende stabiel en competent is, met beperkt verloop. Door de heropstart van verschillende reguliere processen zijn deze profielen echter moeilijk te vinden binnen de organisatie. Om dit op te vangen worden daarom drie planners met contract bepaalde duur aangeworven.
Als bijlage van dit besluit is een overzicht toegevoegd van de stand van zaken en wijze van invulling voor alle noodopdrachten. De werkwijze zoals bepaalde in het collegebesluit van 9 april 2021 (jaarnummer 2868) wordt verder gezet.
Om het hoofd te bieden aan de corona-crisis die de stad Antwerpen de voorbije maanden trof, werden de afgelopen maanden meerdere noodopdrachten opgestart. Het gaat onder meer over de bemanning van triageposten, de covid-infolijn, een testdorp op Spoor Oost / Wilrijkse Pleinen, covid-coaches en het vaccinatiecentrum VacCovid op Spoor Oost.
Om de minimale invulling van de noodopdrachten in het vierde kwartaal van 2020 te verzekeren, onafhankelijk van eventuele lockdown-sluitingen, keurde het college op 11 september 2020 een schakelplan goed voor de inzet van medewerkers van Stad en OCMW (jaarnummer 7486). Het schakelplan gaf aan welke capaciteit binnen de reguliere werking mag worden vrijgemaakt voor het invullen van de noodopdrachten. Door deze capaciteit in te zetten worden bepaalde taken of processen stopgezet of getemporiseerd ten voordele van de noodopdrachten.
Op 15 januari 2021 (jaarnummer 338) keurde het college een nieuw schakelplan voor de inzet van medewerkers van Stad en OCMW in functie van de noodopdrachten voor het eerste kwartaal van 2021 goed.
In hetzelfde besluit keurde het college het principe goed dat de prioritaire ('medische') noodopdrachten worden ingevuld volgens deze volgorde:
Op 9 april 2021 (jaarnummer 2868) keurde het college het schakelplan voor de inzet van medewerkers van Stad en OCM in functie van de noodopdrachten voor het tweede kwartaal van 2021 goed. Het college bevestigde in dat besluit de volgorde van invulling van de prioritaire noodopdrachten zoals goedgekeurd in het bovenvermelde besluit van 15 januari 2021. Daarnaast keurde het college de verdeling van het aantal vrij te maken medewerkers per bedrijfseenheid en per functieniveau goed.
De kost voor de personeelsinzet wordt binnen de bestaande middelen voor personeel opgevangen.
Het college keurt de aanpak voor de invulling van de noodopdrachten door medewerkers van stad en OCMW in kwartaal 3 goed.